5.2. Таблиці, діаграми, малюнки, фотоальбоми, звуки, фільми, гіперпосилання, анімації презентації PowerPoint.

5.2.1. Таблиці й діаграми зовнішніх додатків

У презентації часто використаються таблиці трьох видів:

1. Таблиці Word.

2. Таблиці Excel.

3. Таблиці Access.

Таблиці Word використовуються в тих випадках, якщо в текстовому до­кументі є таблиці з текстовими й числовими даними.

Таблиці Excel застосовуються для подання не тільки вихідних даних, але й розрахункових даних, а також у тих випадках, коли за даними будуються діа­грами.

Таблиці Access використаються. якщо дані вибираються з декількох вза­ємозалежних таблиць. Таблиці Word і Excel копіюються PowerPoint через буфер обміну. Перед вставкою таблиць із Access (форм, запитів, звітів) в PowerPoint необхідно звернути увагу на те, що за замовчуванням в Access установлений шрифт Ms Sans Serif, що не підтримує кирилицю. Тому перед копіюванням таблиці потрібно в Access установити шрифт, що має символи кирилиці.

Для цього треба:

1. У меню Сервис (Access) вибрати команду Параметры.

2. У діалоговому вікні Параметры вибрати команду Режим таблицы.

3. У групі Шрифт по умолчанию у списку Шрифт вибрати потрібний вид шрифту, наприклад, Times New Roman Cyr.

Після установки шрифту процес копіювання таблиць із Access в PowerPoint здійснюється аналогічно тому, як було описано для Word і Excel. Access має також засобу безпосереднього копіювання даних в Word і Excel ко­мандами Сервис ► Связи с Office ► Публикация MS Word і Сервис ►Связи с Office ► Анализ в MS Excel відповідно. Скориставшись однієї із цих команд, можна скопіювати дані з Access в Word або Excel, там їх відредагу­вати, а потім уже скопіювати в PowerPoint. У самому PowerPoint є засоби створення таблиць із нульового рівня, наприклад вибравши розмітку Таблица, однак засоби PowerPoint обмежені тому, як правило будують таблиці й діаграми в інших до­датках а потім копіюються в PowerPoint через буфер обміну.

5.2.2. Діаграми PowerPoint

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами якої не будь системи в PowerPoint є шість видів діаграм рис.5.2.

Рисунок 5.2. Вікно для вибору діаграми

Організаційна діаграма. Використається для відображення ієрархічної структури відносин (сама ліва діаграма в першому ряді).

Циклічна діаграма. Використається для відображення процесу безпере­рвного циклу. Представлена другим значком.

Радіальна діаграма. Використається для відображення відносин із центральним елементом.

Пірамідальна діаграма. Використається для відображення фундамента­льних відносин.

Діаграма Венна. Використається для відображення областей із части­нами, що перекриваються.

Цільова діаграма. Використається для відображення кроків, спрямова­них на досягнення мети.

Щоб створити слайд із одним з видів діаграм, потрібно в області завдань «Разметка слайда» вибрати один з видів макетів, на якому є значок циклічної діаграми, клацнути на цьому значку й у вікні, що з'явилося, «Библиотека диа­грамм» вибрати потрібний вид діаграми. У результаті з'явиться діаграма в по­переднім поданні й панель інструментів для редагування діаграми.