Тема 7. Роль комунікацій у менеджменті.

1. Поняття та загальна характеристика комунікацій.

2. Елементи та етапи процесу комунікацій.

3. Удосконалення міжособистих організаційних комунікацій.

1. Поняття та загальна характеристика комунікацій.

Комунікація – це обмін інформацією, її змістом між двома або декількома людьми.

Комунікації є процесами зв’язку між окремими працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Саме від того, як налагоджений даний процес, в значній1 мірі залежить ефективність управління у будь-якій організації.

В процесі виробничої діяльності необхідність комунікацій визначає:

• між організацією і зовнішнім середовищем (споживачами, державою тощо);

• між різними рівнями управління;

• між різними підрозділами та функціональними службами;

• між менеджером (керівником) і його робочою групою.

Під управлінською інформацією розуміють сукупність повідомлень про стан явищ та процесів, що відбуваються в організації та її зовнішньому оточенні.

Інформація слугує основою прийняття управлінських рішень. Без обміну інформацією неможлива робота в умовах розподілу праці. В ринкових умовах той, хто володіє інформацією, має реальну владу. Це п’ятий найбільший ресурс виробництва (земля, праця, капітал, технологія, інформація). Нарешті: існує прямий зв’язок між інформованістю працівників та моральним задоволенням від праці. За дослідженнями американських вчених 68% добре інформованих робітників задоволені своєю роботою, а погано інформовані – лише 41%. А це вже прямий стимул до підвищення продуктивності праці. Все сказане є доказом того, на скільки важливі ефективні комунікації в менеджменті.

Інформація класифікується за певними ознаками:

за змістом: економічна, юридична, технічна;

за призначенням: індивідуальна (призначена для вирішення конкретної задачі); функціональна;

• типова (універсальна) (можлива для вирішення багатьох задач);

за здатністю до зберігання та закріплення за носіями:

• та, що добре фіксується на носіях і може зберігатись майже назавжди;

• та, що не фіксується на носіях, а лише в пам’яті людей;

за ступенем готовності до використання:

• первинна (документи первинної бухгалтерської звітності); систематизована ;

за достовірністю:

• достовірна; імовірнісна.

Інформація також може фіксуватися за обсягами: повна, часткова, надлишкова.

За джерелами отримання: бухгалтерська звітність, маркетингові дослідження, періодична.

За способами розповсюдження: оголошення, реклама, чутки.

Дослідження показують, що 50-90% робочого часу менеджери витрачають на обмін інформацією. Тому все частіше настає проблема удосконалення даного процесу.

2. Елементи та етапи процесу комунікацій.

За позицією Мескона, Альберта, Хедоурі, комунікативний процес складається з таких елементів:

• відправник інформації – особа, яка генерує ідеї, збирає інформацію та передає її;

• повідомлення – інформаційна ідея, закодована а допомогою певних символів;

• канал чи засіб передачі інформації;

• отримувач або споживач інформації, тобто особа, для якої призначена інформація.

Комунікаційний процес складається з наступних етапів:

І етап. Зародження і формування ідеї.

Лейтмотив етапу: не починай говорити, не почавши думати.

На даному етапі відбувається:

• відбір інформації (випадковий або цілеспрямований вибірковим або соціальним методом);

• обробка одержаної інформації;

• формування звернення (повідомлення).

Вибір змісту і форми інформаційних повідомлень залежить від таких критеріїв, як:

• цільова аудиторія або кінцевий споживач інформації (тобто ті особи кому направлене повідомлення);

• визначення бажаної реакції.

Наприклад: Інформація для менеджерів фірми (про запровадження додаткових заходів по охороні фірми).

• формування звернення (зміст – викликати раціональні, емоціональні, моральні почуття, страх, гордість);

• структура звернення (текст, зміст, ілюстрації);

• джерела звернення (від першої особи, від спеціалістів, від споживачів, експертів).

ІІ етап. Кодування та вибір нашому передачі.

На цьому етапі інформація подається, тобто набуває тієї форми, в якій вона найбільш доступна і зрозуміла, а також швидко та спокійно буде донесена до споживача інформації.

Форми передачі інформації:

письмова; графічна і таблична; звукова; символічна; електронна.

Відповідно до обраної форми обчислюється канали передачі.

Наприклад: письмова форма – лист, газетне повідомлення, за допомогою документів встановленого зразка і т.д.; звукова – повідомлення на подію проведення наради по телефону, співбесіда тощо.

ІІІ етап. Передача інформації.

Мова йде про фізичну передачу інформації, яку багато людей сприймають, як економічний рай комунікації.

Якщо інформація важлива, то не обмежується лише одним колом передачі, а декількома.

Однак не варто перегинати палки . Оскільки, якщо з найменшого приводу буде сплачуватись багато паперів і дзвінків, то зачасти просто паралізує виробничий процес.