1.2.8. Задание свойств таблицы

Условия на значение поля задают критерии, при выполнении которых вы можете перейти из одного поля в другое. Можно также задать условия на значение для записи. Они должны выполняться прежде, чем запись будет сохранена или добавлена в таблицу. Обычно они сравнивают значения нескольких полей.

Например, вы не хотите отправлять срочные заказы водным транспортом (BOAT). Вам не нужны записи, в которых поле Отправить По содержит значение BOAT, а поле Срочно - Да. Щелкните в панели инструментов на кнопке Свойства или выберите в меню команду Вид1 Свойства, и на экране появится следующее окно:

В поле Условие на значение введите NОТ([ОтправитьПо]= "BOAT" AND [Срочно]). В поле сообщение об ошибке введите Нельзя отправлять срочный заказ водным транспортом. В условии заданы две части, соединенные оператором AND (И). Оно начинается со слова NOT (отрицание), которое указывает Access на недопустимость некоторых значений. В нашем случае не допускается сочетание значений [ОтправитьПо}»"ВОАТ" и [Срочно]. Так как Срочно - логическое поле, то [Срочно] означает Да.

Закройте окно Свойства таблицы. Теперь вы не сможете завести запись, в которой поле ОтправитьПо содержит значение BOAT, а поле Срочно - Да.

Свойства Фильтр и Порядок сортировки окна Свойства таблицы определяют фильтр и порядок сортировки, которые будут применены к таблице при щелчке на кнопке Применить фильтр. Если вы использовали фильтр в режиме таблицы и не отменили его, то увидите его описание в этих ячейках. Изменение их приводит к изменению фильтра и порядка сортировки в режиме таблицы.

Формат свойства Фильтр может быть достаточно сложным, вроде (((Город)="Санкт-Петербург") AND ((Район)="Адмиралтейский")). Каждое поле и выражение должны быть заключены в круглые скобки. Чтобы указать порядок сортировки, введите в свойстве Порядок сортировки имя поля, указав перед ним знак минус, если сортировка производится по убыванию.

1.2.9. Сохранение таблицы

Создав таблицу, ее необходимо сохранить. Щелкните на кнопке Сохранить и укажите имя таблицы. Если вы попытаетесь переключиться в режим таблицы до сохранения, появится окно диалога, сообщающее, что сначала необходимо сохранить таблицу. Щелкните на кнопке Да, и вы окажетесь в режиме таблицы, или Нет, и вы останетесь в режиме конструктора.

Затем щелкните на кнопке Представление таблицы, чтобы увидеть, что у вас получилось.

1.2.10. Изменение таблицы

Все рассмотренные методы можно использовать как для создания новой таблицы, так и для изменения существующей. Для этого необходимо лишь открыть ее в режиме конструктора. Щелкните на имени таблицы в окне базы данных и затем - на кнопке Конструктор, или откройте таблицу и щелкните в панели инструментов на крайней слева кнопке. Можно изменять имена полей, их тип или свойства, редактируя имя, выбирая тип поля и новые значения свойств.

Чтобы добавить в конце таблицы новое поле, введите в пустой строке информацию о нем. Чтобы вставить поле в середину таблицы, щелкните в строке поля, которое будет следовать за новым, а затем щелкните в панели инструментов на кнопке Вставить строку. Можно также вставить поле, щелкнув на кнопке выделения строки и нажав ins.

Для удаления поля щелкните в соответствующей строке, затем на кнопке Удалить строку. Кроме того, можно выделить поле, щелкнув на кнопке выделения строки, и нажать DEL.

Для перемещения поля выделите его и установите указатель на кнопке выделения строки так, чтобы он превратился в большую белую стрелку. Затем перетащите поле в нужную позицию (вверх или вниз).

Можно изменить тип поля и его свойства. Однако если в таблице уже есть значения, изменение типа поля или его свойств приведет к нежелательным последствиям. Часть информации может пропасть, например буквы в текстовом поле, преобразованном в числовое. Если вы создаете или меняете условие на значение. Access спросит, хотите ли вы проверить на соответствие имеющиеся записи. Если вы выберите Да, Access сообщит, если найдутся записи, не соответствующие условию, но не удалит их. Таким образом, вы узнаете, что надо пересмотреть имеющиеся данные и решить, хотите ли вы их изменять в соответствии с новым условием.

Если вы задаете новый ключ, то Access не сможет сохранить изменения при наличии повторяющихся значений в поле. Вам придется удалить ключ, вернуться в таблицу и исправить записи до изменения ключа.