2.1.1. Создание таблиц

Основным объектом базы данных являются таблицы. Создавать последние можно по-разному, и выбор зависит только от того, как много вы хотите сделать самостоятельно. Откройте в окне базы данных страницу Таблицы.

Щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно (рис 2.1) : Access предоставляет пять способов создания таблицы. Мастер Импорт таблиц и мастер Связь с таблицами дают возможность создавать таблицы из готовых баз данных, созданных другими программами.

Рис 2.1. Окно создание таблиц

Оставшиеся три способа можно разделить следующим образом:

* Режим таблицы - для быстрого создания или для основных таблиц.

* Мастер таблиц - для быстрого создания элегантных таблиц.

• Конструктор - для любых таблиц, но не такой быстрый.

2.2.2. Создание простых таблиц в режиме таблица

Режим таблицы - это легкий способ создания простых таблиц, подходящий для ситуаций, когда вам требуется немедленно заполнять их.

Рассмотрим пример создания таблицы поставки товаров.

1. Щелкните в странице Таблицы окна базы данных на кнопке Создать.

2. Выберите в списке Режим таблицы и щелкните на кнопке ОК. Появится пустая таблица, состоящая из двадцати столбцов с именами Поле1, Поле2 и т. д.

3. Дважды щелкните на Поле 1, (или, щелкнув правой кнопкой, выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец).

4. Текст в поле будет выделен, поэтому введите Модель и нажмите enter.

5. Сделайте двойной щелчок на Поле2 и введите Количество. Для перехода из одной ячейки имени в другую нельзя использовать клавиши перемещения курсора, Еnter и tab; необходимо дважды щелкать на нужной ячейке.

6. Тем же способом, что и на шаге 5, переименуйте Поле 3 - в Стоимость.

Теперь введите в таблицу данные. Access определяет тип поля по содержащейся в нем информации. В поля атрибутов Количество и Стоимость вводите необходимую информацию. Заполненная таблица примет такой вид, показанный на рис 2.2:

Рис. 2.2. Заполненная таблица Винчестер

Чтобы сохранить таблицу, необходимо открыть окно Сохранить как в пункте меню файл и щелкните на кнопке Сохранить, Access предложит в качестве имени Таблица 1 (т. к это первая созданная таблица), вы можете дать другое имя.

Появится окно диалога, предупреждающее, что ключевые поля не определены. Ключевое поле не является жизненно необходимым для такой простой таблицы, как наша, поэтому можно выбрать Нет. Но наличие ключевых полей все-таки облегчает жизнь, поэтому давайте посмотрим, что сделает Access, и щелкнем на Да. На экране появится таблица, первым столбцом которой будет поле счетчика с именем Код. Дважды щелкните на его имени и введите №. Таблица создана, можно закрывать ее и возвращаться в окно базы данных.

2.2.3. Быстрое создание элегантных таблиц

Перейдем к элегантным таблицам, создаваемым с помощью Мастера таблиц. Он полностью создаст вам таблицу, предоставив на выбор различные поля. Вместо того чтобы думать, какие поля придется создавать, вы можете предоставить это дело Access.

 В окне базы данных должна быть выведена страница Таблицы.

 Щелкните на кнопке Создать.

 Выберите в списке Мастер таблиц и щелкните на кнопке ОК.

Вы увидите первое окно Мастера таблиц (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Окно Мастера таблиц

В списке слева перечислены примеры таблиц. Под списком расположены кнопки Деловое применение и Личное применение. Содержание списка зависит от вашего выбора. Выберите Личное применение, чтобы просмотреть таблицы, предназначенные для личного пользования, затем Деловое применение - для деловых целей.

Просмотрите список Образцы таблиц. При выборе таблицы в списке в середине появится перечень рекомендуемых полей. Выберите таблицу Клиенты 1, так как вы собираетесь создать для базы данных компании таблицу клиентов.

Теперь необходимо переместить нужные поля из среднего списка в список слева. Для того чтобы переместить одно поле, щелкните на его имени и затем - на кнопке >. Если вы хотите использовать все или почти все поля, щелкните на кнопке >>. Потом вы сможете удалить то, что вам не нужно. Если требуются все поля за исключением одного, щелкнем на кнопке >>. Удалить поле можно, выбрав его, в крайнем справа списке (чтобы найти это поле, вам придется прокрутить перечень вниз) и щелкните на кнопке <.

Если вам не нравится какое-либо название, его можно изменить: выделите поле и щелкните на кнопке Переименовать. На экране появится простое окно диалога, в котором вы введете новое имя и щелкните на ОК.

Поместив в список слева все нужные поля, щелкните на кнопке Далее. Появится окно, где вы задаете имя таблицы и сообщаете Access пожелания относительно ключа. Введите имя таблицы Клиенты и щелкните на кнопке Далее, оставив определение ключа за программой. Access выберет соответствующее поле, в данном случае - №, и присвоит ему тип Счетчик. Вы увидите на экране окно, представленное на рис. 2.4.

Рис.2. 4. Окно Создание таблиц

Оно появляется только в случае, когда в базе данных уже есть таблицы. Если в какой-то из них есть поле, совпадающее с ключом создаваемой таблицы. Access предполагает наличие связи. Можно согласиться с выбором Access, отказаться от него или создать связь вручную. Щелкните на кнопке Далее.

В последнем окне мастера предлагаются три возможности:

• Изменение структуры таблицы - открывает таблицу в режиме конструктора. Этот режим используется для изменения таблицы, добавления полей, изменения типа полей или способа ввода данных.

• Непосредственный ввод данных в таблицу - открывает таблицу в режиме таблицы.

• Ввод данных в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером (наверное, самое длинное название, которое когда-либо встречалось) - создает форму и выводит ее на экран для ввода информации. Это превосходная возможность, так как она позволяет снять со своих плеч часть забот, хотя они и потребовали бы всего двух-трех щелчков мышью.

Рис2.5. Ввод данных в таблицу

Выберите пункт Непосредственный ввод данных в таблицу и щелкните на кнопке Готово. Таблица примет вид, показанный на рис. 2.5.

Введите информацию, а затем закройте таблицу и вернитесь в окно базы данных.

В Access можно модифицировать любую таблицу, независимо от способа ее создания.

Чтобы переименовать поле, дважды щелкните на его имени и введите новое название. Можно также установить указатель на имени поля так, чтобы он принял вид черной стрелки, направленной вниз. Затем щелкните правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец:

Чтобы удалить поле, щелкните на его имени правой кнопкой и выберите в контекстном меню команду Удалить столбец. Появится сообщение, предупреждающее, что удаление столбца приведет к безвозвратной потере поля и данных, содержащихся в нем. Выберите Да, если это соответствует вашим намерениям.

Чтобы добавить в таблицу поле в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой в поле, за которым вы хотите поместить новое. Затем выберите в контекстном меню команду Вставить столбец. Появится новый столбец с именем Поле1 или другим числом. Измените его имя и введите данные.