2.2.4. Конструирование таблицы
Рассмотрим режим конструктора. Его стоит изучить, так как в этом режиме есть возможности, которых вы не найдете больше нигде. Все, что вы узнаете о работе в режиме конструктора, можно использовать как для создания, так и для изменения таблиц.
В режиме конструктора вы не только вводите имена полей, но должны также выбрать их тип, а кроме того, вы получаете возможность задать их свойства. Тип поля указывает Access, какие данные приемлемы для поля. Свойства определяют, как вводить в поле информацию, как отображать ее на экране и как сохранять в базе данных. Создание поля включает три стадии:
1. Введите имя поля.
2. Выберите его тип.
3. Задайте свойства (необязательная).
Для создания таблицы в режиме конструктора выберите в окне Новая таблица Конструктор и щелкните ОК. Одноименное окно представлено на рис.2.6.
-
Рис. 2.6. Окно новая таблица конструктор
В верхней части окна расположены три столбца. В левом вводятся имена полей. В среднем выбирается их тип. Правый предназначен для необязательного описания, однако желательно описания делать для облегчения сопровождения базы данных.
А). Создание поля для нумерации записей
1. Поле счетчика удобно, так как оно будет нумеровать записи без вашего участия. Используйте его для номера клиента и вообще для любых полей, содержащих уникальное для каждой записи значение. В таблице можно использовать только одно поле счетчика, поэтому как следует, подумайте, прежде чем выбрать его.
2. В первой свободной ячейке под названием Имя поля введите, например, №.
3. Нажмите tab, чтобы перейти в столбец Тип данных. Появится стрелка вниз, указывающая на наличие раскрывающегося списка.
4. Щелкните на стрелке, чтобы увидеть список типов полей, и выберите Счетчик. (Видите, не обязательно, чтобы имя поля счетчика называлось именно «Код» и никак иначе).
Типы полей. Перед тем как перейти к следующему полю, ознакомьтесь с девятью доступными типами полей: текстовый; МЕМО; числовой; дата/время; денежный; счетчик; логический; объект OLE и мастер подстановок.
• Текстовый: используется для полей, не участвующих в вычислениях и не подпадающих ни под один из перечисленных ниже типов; размер не превышает 255 символов.
• Поле MEMO: используется, когда необходимо ввести свыше 255 символов, представляет собой нечто вроде небольшого текстового редактора и может содержать до 64000 символов.
• Числовой: используется только в тех случаях, когда необходимо производить вычисления и не требуется, чтобы числа были отформатированы как денежная единица.
• Дата/время: очевидно, этот тип используется для ввода даты и времени; с его помощью вы можете выполнять над датами математические операции и вычислять, например, промежуток между двумя датами.
• Денежный: тоже числовой тип, только с фиксированным числом разрядов после запятой и указанием денежной единицы (р. - рубль, $ - доллар).
• Счетчик: используется, когда вы хотите, чтобы Access автоматически нумеровал записи.
• Логическое (Yes/No): используется, когда поле принимает только два значения: да или нет, например «Оплачено?», «Высшее образование?», «Прошел собеседование?». Это поле будет снабжено флажком. Установленный флажок означает Да, сброшенный - Нет.
• Поле объекта OLE: используется для рисунков, звуковых файлов или графиков.
• Мастер подстановок: используется для создания поля, которое дает возможность выбирать значения из полей в другой таблице. На самом деле это не отдельный тип поля, а способ ввода информации в таблицу, так как все равно сначала надо выбрать тип поля.