2.2.6. Ключи и индексы

Можно создать ключ, а также один или более индексов. Ключ задает порядок записей, а индексы помогают ускорить поиск и другие операции

с данными.

Для того чтобы задать ключ, щелкните на поле, которое вы хотите сделать ключевым, а затем щелкните в панели инструментов на кнопке Ключевое поле, показанной ниже. Сделайте это немедленно. Щелкните где-нибудь в строке поля КодЗаказа, а затем - на кнопке Ключевое поле. На кнопке выделения строки появится значок ключа. Обратите внимание, что он также устанавливает у свойства Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются). Это означает, что поле будет проиндексировано и что одно значение может храниться только в одном поле. Ключевое поле должно быть уникальным.

Вам известно, что Access хранит записи упорядоченными по ключу. Если вы сортируете данные в таблице по другому полю, то легко можете вернуться к порядку по ключу, выбрав в меню команду Записи \Удалить фильтр.

При использовании в качестве ключевого поля счетчика Access заполняет его сам и гарантирует уникальность. Вот почему это поле - прекрасный кандидат в ключевые поля. Если вы используете в качестве ключа поле другого типа, то можете сами заполнять или редактировать его. Не волнуйтесь. Access обеспечит уникальность поля и не позволит ввести повторяющееся значение. Если вы все-таки попытаетесь сделать это, появится предупреждение и вам придется ввести уникальное значение.

Кроме того, вам не нужно вводить записи в порядке по ключевому полю. Предположим, что поле КодЗаказа - ключевое, но тип у него будет числовой или текстовый. Можно вводить записи в любом порядке, в начале заказ номер 4, потом 1, 100 и так далее. При изменении режима просмотра, например, при переходе из режима таблицы в режим формы, или когда закрываете, а затем открываете базу данных. Access автома­тически упорядочивает записи по ключевому полю.

А). Создание индекса

Можно задать свойство Индексированное поле и для других полей. Индексирование ускоряет поиск и другие операции над базой, но может несколько замедлить ввод данных.

Щелкните на поле Дата, выберите свойство Индексированное поле и раскройте список. Кроме значения Нет, которое указывает на отсутствие индекса, можно также выбрать Да (Совпадения не допускаются) и Да (Совпадения допускаются). Выберите значение Да (Совпадения допускаются). Это значит, что в нескольких записях в этом поле могут содержаться одинаковые значения. В нашем случае можно в один день завести несколько записей, поэтому было выбрано значение Да (Совпадения допускаются). Индексация здесь нужна для того, чтобы было легче находить записи по дате, а также выполнять статистические вычисления, связанные с датами.

1.2.7. Логические поля

И, наконец, мы создадим логическое поле к четвертой строке в столбце. Имя поля введите Срочно, и выберите Логический тип поля. Свойство Формат поля будет содержать Да/Нет. Можно также выбрать Истина/Ложь или Вкл/Выкл. Вид, принимаемый полем в режиме таблицы, зависит в действительности от свойств во вкладке Подстановка. Щелкните на корешке Подстановка, чтобы увидеть свойство Тип элемента управления. В нем будет значение Флажок. Это значит, что в этом поле появится флажок. При вводе данных щелкните на нем, чтобы выбрать значение Да или Нет, как в любом окне диалога Windows.

Свойству Тип элемента управления тоже можно задать значение Поле или Поле со списком. Поле будет выводить текст «Истина» или «Ложь», «Да» или «Нет» или «Вкл» или «Выкл» в зависимости от значения свойства Формат поля. Можно вводить утвердительное высказывание (истина, да, 1 или -1) или отрицательное (ложь, нет, выкл или 0). Access преобразует его в подходящий формат. Например, если вы выбрали формат Истина/Ложь, Access преобразует все утвер­дительные высказывания к значению Истина, а отрицательные - к значению Ложь. Оставьте у этого свойства значение Флажок и щелкните на корешке Общие.