4.3 Организационно-экономическое управление как объект компьютеризации

В предыдущем разделе было показано, что в контур управле­ния ЭИС включается лицо, принимающее решение. ЛПР получает информацию обратной связи от объекта управления. В системах управления обратную связь можно определить и несколько иначе, а именно как информационную связь, с помощью которой в управляющую подсистему поступает информация о результатах управления объектом, т.е. информация о новом состоянии объекта, которое возникло под влиянием управляющих воздействий.

Благодаря наличию обратных связей сложные системы оказываются в принципе способными выходить за пределы действий, предусмотренных их разработчиками, ибо обратная связь создает у системы новое качество: способность накапливать опыт, определять свое будущее поведение в зависимости от своего поведения в прошлом, т.е. самообучатъся.

Управляющие воздействия, поступающие из управляющей подсистемы в управляемую, могут иметь различный характер: энергетический, материальный, информационный — в зависимости от природы управляемого объекта.

Среди всех систем особое место занимают системы, управляемый объект у которых — люди, коллективы людей. Подобные системы получили название систем организационного управления (или просто организационных систем), ибо управляющее воздействие в них направлено на организацию (согласование) поведения коллективов людей и имеет информационный характер. Для таких систем полностью справедливо кибернетическое определение управления: управление есть процесс целенаправленной переработки информации.

Область получения и использования информации в организационных системах экономическая: она создается при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и используется в управлении этой деятельностью. Детальное изучение экономических информационных систем (ЭИС) опирается на понятия "информация" и "система".

Информация и система являются простейшими фундаментальными категориями, не выраженными через более общие понятия, поэтому приводимые далее определения всего лишь поясняют и уточняют эти категории.

Следовательно, экономическая информационная система-- это человеко-машинная система, обеспечивающая с использованием ком­пьютерных технологий сбор, передачу, обработку и хранение информации для управления производством. Особенностью такой системы на современном этапе является автоматизация процесса переработки информации с помощью компьютера. Безусловно, по мере дальнейшего развития информационных технологий и науки об управлении производством компьютеры будут использоваться в процессе управления значительно шире, вплоть до подготовки управленческих решений, с тем чтобы руководители имели возможность выбрать оптимальный вариант решения.

Разрабатывая организационную структуру предприятия, акционерного общества при экономической информационной системе управления, прежде всего необходимо четко установить, какие конкретные функции и операции процесса управления будут автоматизированы с помощью компьютера и других технических средств.. Эта информация должна быть использована при определении форм разделения труда в аппарате управления и при распределении функций между подразделениями системы управления.

Устанавливая перечень задач, выполненных с помощью вычислительной техники, следует стремиться к тому, чтобы автоматизировать все те управленческие операции, которые компьютер может осуществлять более эффективно, чем человек, В настоящее время на предприятиях накоплен определенный опыт использования компьютеров для обработай учетной и аналитической информации, для создания автоматизированных рабочих мест специалистов.

Однако, возможности применения компьютеров в управлении производством еще далеко не исчерпаны. Одной из причин неэффективного применения вычислительной техники является то, что она используется для обработки информации в отдельных задачах, а не в подсистемах и системах в целом.

Все это предъявляет особые требования к созданию и выбору вида организационной структуры, которая определяет форму системы управления предприятием. В управлении производством могут применяться линейная, функциональная и линейно-функциональная структуры. В сельскохозяйственных предприятиях в условиях рыночной экономики при использовании компьютерной и другой вычислительной и организационной техники наиболее эффективно применять линейно-функциональную структуру, основанную на сочетании линейного и функционального руководства.

ЭИС классифицируются по многим признакам. Ниже дана классификация по функциональному признаку, по режимам работы ЭИС и по способу распределения вычислительных ресурсов. Другие аспекты классификации здесь рассматриваться не будут.

Структура и состав экономической информационной системы. Изучение и создание сложной человеко-машинной системы требуют четкого определения ее внутренней структуры, т.е. решения задачи структуризации. В процессе структуризации система разделяется на части, имеющие меньшую сложность, на подсистемы и их элементы (задачи). При этом должны решаться вопросы выбора и реализации определенных принципов деления системы.

Состав обеспечивающей части ЭИС. Состав, структура и характер взаимодействия обеспечивающих подсистем, термины, определяющие понятия, связанные с элементами обеспечения системы, изменяются и уточняются в ходе развития методологии создания информационных систем. И в большей или меньшей степени они продолжают уточняться, детализироваться, отрабатываться по мере совершенствования компьютерной техники, средств и методов программирования, развития информационного обеспечения.

В настоящее время в составе обеспечивающей части информационной системы принято выделять подсистемы технического. информационного, математического, программного, кадрового, организационно-правового обеспечения.

Техническое обеспечение системы — это комплекс технических средств (компьютер, оборудование локальной вычислительной сети, оргтехника, периферийная техника, средства связи).

Информационное обеспечение представляет собой совокупность базы данных и системы управления базой данных, системы входной и выходной информации, а также унифицированной система документации.

Информационное обеспечение включает в себя всю экономическую информацию предприятия, описание способов ее представления, хранения и преобразования. Информационное обеспечение организуется на основе технического и программного обеспечения и является по отношению к ним обеспечением более высокого уровня.

Исходя из задач информационного обеспечения можно обоснованно выдвинуть требования к техническому обеспечению системы и осуществить выбор соответствующих компьютеров и других технических средств.

Математическое обеспечение системы представляет собой совокупность средств и методов, позволяющих строить экономико-математические модели задач управления предприятиями. Построение математической модели задачи управления можно разделить на следующие этапы: построение экономико-математической модели, определение оптимального решения. Процесс построения экономико-математической модели требует выделения критерия оптимальности, определения ограничений, наиболее лимитирующих моделируемый процесс и установления соотношений, описывающих процессы управления.

На этапе получения оптимального решения определяют, к какому типу задач управления относится построенная модель, и выбирают вычислительный метод. Оптимальное решение в задачах информационной системы получают с помощью методов магматического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания. Эти методы и составляют основу математического обеспечения системы.

Программное обеспечение ЭИС — это совокупность программ (общесиственных и прикладных) для реализации задач, подсистем информационной системы на базе компьютерной техники. Программное обеспечение должно предоставить пользователям наибольшие удобства в работе и свести к минимуму затраты на программирование задач и обработку информации.

Кадровое обеспечение включает в себя персонал, занимающийся проектированием, разработкой, внедрением и эксплуатацией ЭИС.

Организационно-правовое обеспечение информационных систем подставляет собой совокупность норм, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру и функции, правовой статус системы и всех звеньев, регламентирующих процессы создания и функционирования ЭИС.

Выделение обеспечивающей части системы основывается на использовании различных видов средств, необходимых для работы функциональных подсистем и экономической информационной системы в целом.

Каждое из обеспечивающих средств (организационных, технических, программных и др.) в масштабе системы трансформируется в соответствующую обеспечивающую подсистему ЭИС.

Совокупность этих подсистем, увязанных и согласованных между собой, должна обеспечить весь технологический цикл функционирования ЭИС при условии достижения заданных технико-экономических характеристик системы. Особенностью комплекса обеспечивающих подсистем является невозможность исключения их из системы в целом, тогда как отдельные функциональные подсистемы могут при создании системы временно функционировать в традиционном варианте. Например, отсутствие технического обеспечения не позволяет практически реализовать работу машинных программ с информацией, вырабатываемой в функциональных подсистемах ("работать не на чем"); отсутствие программного обеспечения делает невозможным использование компьютера, превращая технику в "мертвое железо"; отсутствие программного обеспечения делает информацию системы недоступной для программ, а через них для компьютера и т.д. Поэтому если очередность разработки функциональных подсистем означает возможность последовательного проектирования и внедрения отдельных подсистем, то очередность разработки обеспечивающей части ЭИС предполагает обязательное одновременное создание всех обеспечивающих подсистем и их последующее совершенствование.

Состав функциональных подсистем в ЭИС для различных предприятии может быть различным. Обычно выделены подсистемы, связанные с функциями управления: учет и отчетность, экономический анализ, текущее планирование, прогнозирование, а также подсистемы по отраслевому признаку — управление производством. Основными задачами здесь являются задачи оперативного управления, а также задачи бухгалтерского учета, текущего планирования и анализа.

Необходимо подчеркнуть некоторую условность выделения функциональных подсистем в силу многообразия связей как между подсистемами, так и между задачами внутри каждой функциональной подсистемы. Рассмотрим некоторые функциональные подсистемы, а также задачи, решаемые в их составе.

Подсистема учета и отчетности обеспечивает возможность использования информации для оперативного руководства финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, составления финансовой отчетности, калькулирования себестоимости производимой продукции.

По составу задач подсистема бухгалтерского учета включает следующие основные укрупненные задачи:

• учет труда и его оплаты;

• учет денежных средств и расчетов;

• учет основных средств;

• учет производственных запасов;

• учет затрат на производство;       ,

• сводный синтетический и аналитический учет, баланс;

• учет фондов, резервов и результатов хозяйственной деятельности.

Использование компьютерных технологий при решении этих задач открывает принципиально новые возможности повышения актуальности, оперативности и достоверности учетной информации в системе управления предприятием не только без увеличения численности бухгалтерского персонала, но и с тенденцией к ее сокращению при правильной технологии и организации работ. Достоверность и оперативность обработки учетной информации позволяют принимать своевременно управленческие решения по повышению эффективности производства.

Подсистема экономического анализа позволяет проводить анализ производственно-хозяйственной деятельности в целом по предприятию и его подразделениям, а также по отдельным отраслям. Задачи данной подсистемы не регламентированы. Наиболее широко выполняется автоматизация следующих задач:

         анализ производственно-хозяйственной деятельности по предприятию;

        анализ производства продукции и затрат на производство те отдельным отраслям;

        анализ производительности труда;

        анализ себестоимости отдельных видов продукции;

        анализ рентабельности отдельный видов продукции и предприятия в целом и другие задачи.

Решение перечисленных задач информационно связано с бухгалтерским учетом.

Подсистема "Текущее планирование" обеспечивает разработку текущих годовых, календарных и рабочих планов. При разработке указанных задач в этой подсистеме, как и в подсистеме "Прогнозирование", широко используются математические методы: линейное программирование, корреляционно-регрессионный анализ и другие оптимизационные методы и методы математической статистики.

Следует еще раз подчеркнуть некоторую условность состава и содержания функциональных подсистем и задач внутри подсистемы. Однако понимание общих закономерностей структуризации ЭИС по функциональному признаку позволяет разработать в каждом конкретном случае ЭИС со структурой, наиболее соответствующей данному предприятию.