50. Подготовка отчетов средствами Microsoft Access.

Чтобы представить в привычном виде данные, которые собраны в базе или распечатать сводную информацию, необходимо сформировать отчет.

Практически все отчеты, которые можно создать в Ассеss, делятся на три категории:

• Группы / итоги (известны также как табличные; данные отобра­жаются построчно, причем данные каждого поля занимают отдель­ный столбец

• Колоночные отчеты (все поля отображаются в одном столбце и выравниваются по левому краю. Колоночные отчеты очень похожи на формы, но они используются только для отображения или печати данных, а не для их ввода и редактирования).

Для создания отчета в Access предусмотрено несколько средств. Для создания отчета по умолчанию, базирующегося на лю­бой таблице или запросе базы данных, можно использовать команду АВТООТЧЕТ из меню кнопки Создать объект панели инструментов. Для быстрой разработки отчетов можно использовать Мастер отчета. Наконец, можно полностью контролировать процесс разработки от­чета, работая в окне Конструктора.

Создание отчетов с помощью мастеров отчетов

Подобно мастерам формы, мастера отчета задают ряд вопросов о типе нужного отчета, его общем виде и используемых полях. Мастера отчета используются для создания колоночных и итоговых отчетов, табличных отчетов с группами и без. Мастер отче­тов позволяет быстро создать нужный отчет на основе запросов или нескольких взаимосвязанных таблиц.

Для создания отчета необходимо:

Перейти в раз­дел "Отчеты" и щелкнуть по кнопке Создать. От­кроется диалоговое окно "Новый отчет", в кото­ром будут предложены способы создания форм (рис.).

Рис. Диалоговое окно «Новый отчет»

2. Выбрать Мастер отчетов. В раскрываю­щемся списке в нижней части окна диалога выб­рать таблицу или за­прос, данные из которых будут использо­ваться в отчете.

Выделите ее в списке и щелкните ОК, чтобы открыть первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 17).

4. В первом диалоговом окне Мастера отчетов необходимо ис­пользовать список "Таблицы / запросы" для выбора таблицы или за­проса как источников данных для отчета, а также списки "Доступные поля" и "Выбранные поля" для добавления в отчет нужных полей. После выбора источника данных в списке "Таблицы / запросы" все поля таблицы или запроса появятся в списке "Доступные поля". Вы­берите нужное поле, а затем щелкните по кнопке со стрелкой вправо для добавления его в список "Выбранные поля". Если допущена ошибка и необходимо удалить поле из списка "Выбранные поля", то щелкните сначала на этом поле в списке "Выбранные поля", а затем по кнопке со стрелкой влево для удаления поля из списка.

Рис. 17. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

Если в отчете используются данные более чем одной таблицы и все необходимые поля первой таблицы уже добавлены, следует вы­брать другую таблицу из списка "Таблицы / запросы" и добавить все нужные поля из этой таблицы.

Добавив поля, щелкните по кнопке Далее.

Во втором диалоговом окне нужно определить поле (или поля), которое будет использоваться для группирования записей. Уровни группировки являются разделами отчета, которые позволяют делить записи в нем на группы. В основном за уровень группировки принимаются те поля, по которым нельзя получить итоговые суммы (наименование, фамилия и т.д.)

Выберите необходимое поле и щелкните по кнопке со стрел­кой вправо, чтобы добавить раздел группы. Задав группирование, щелкните по кнопке Далее.

Рис. 18. Окно для задания уровня группировки.

В третьем окне нужно выбрать порядок сортировки и вычис­ления, которые необходимо выполнить для записей.

Если необходимо получить итоги по колонкам, то следует щелкнуть по кнопке Итоги... и установить флажок "V" в окне Sum для полей, по которым необходимо получить итоговые суммы.

В окне "Итоги" Мастера отчета можно также выбрать один из двух параметров: "Показать данные и итоги" или "Показать только итоги". Для закрытия окна "Итоги" щелкните кнопку ОК, для перехода к следующему окну Мастера —Далее.

В пятом окне следует указать тип разметки (вертикальную или табличную), ориентацию отчета (книжную или альбомную) и необхо­димо автоматически настроить ширину полей, чтобы поместить их на одной странице.

Из списка, появившегося в следующем диалоговом окне, нужно

выбрать стиль отчета. При выборе какого-либо стиля в диалоговом окне появляется его образец.

В последнем диалоговом окне необходимо ввести заголовок отчета.

В заключение щелкните по кнопке ГОТОВО.

В результате Вы получите отчет, который будет выведен в окно просмотра.

Вы можете отрегулировать расположение надписей и их формат. Для этого нужно переключиться с помощью кнопки Вид в режим конструктора отчетов.

При изменении структуры отчета следует удалить лишние записи, для чего необходимо выделить запись и нажать кнопку Delete.

Рис. 19. Созданный отчет в режиме Конструктор.

Созданный отчет можно отправить на печать, для чего нажмите кнопку Печать на панели инструментов.