18. Создание и редактирование таблиц.

Общие сведения. Документы Word часто содержат данные, оформленные в виде таблицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки. Таблица Word может содержать максимум 63 столбца и произвольное число строк. Ячейки таблицы имеют адреса, образованные именем столбца (A, B, C, …) и номером строки (1, 2, 3, …). В них размещается информация произвольного типа: текст, числа, графика, рисунки, формулы. Высота строк таблицы произвольная, может различаться для разных строк таблицы, но ячейки одной строки имеют одинаковую высоту. Ширина ячеек одной строки и даже одного столбца произвольная. Первоначально указанное при создании таблицы число строк и столбцов можно изменять, добавляя новые или удаляя имеющиеся строки и столбцы.

Способы создания таблиц. Существует несколько способов создания таблиц в документе, которые вставляются по месту установки курсора.

1-й способ. Новую таблицу можно создать с помощью команды главного меню Таблица —› Вставить, которая вызывает диалоговое окно Вставка таблицы для указания размерности таблицы - числа строк и столбцов. Далее ее можно автоформатировать, нажав кнопку Автоформат.

2-й способ. С помощью команды главного меню Таблица —› Нарисовать таблицу создаются сложные таблицы методом "рисования", необходимые для этого элементы управления сосредоточены на панели инструментов Таблицы и границы.

3-й способ. С помощью кнопки Добавить таблицу на Стандартной панели инструментов определяется структура новой таблицы: при нажатой левой кнопке мыши закрашивается требуемое число столбцов и строк таблицы.

4-й способ. С помощью команды Вставка —› Объект —› Создание объекта можно в документ Word вставить электронную таблицу Excel, указав тип объекта - Лист Microsoft Excel.

5-й способ. Ранее набранный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды Таблица —› Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных символов - разделителей колонок (табулятор, абзац, пробел и др.).

Редактирование таблиц.

Под редактированием таблиц, имеется в виду не редактирование их содержимого,а только редактирование их структуры. Редактирование содержимого осуществляется обычными средствами. Фактически редактирование структуры таблиц сводится к следующим операциям:

• добавление заданного количества строк;

• добавление заданного количества столбцов;

• удаление выделенных ячеек, строк и столбцов;

• слияние выделенных ячеек;

• разбиение выделенных ячеек.

Комбинируя вышеуказанные операции, можно на базе таблиц с простой структурой готовить таблицы, имеющие сложную структуру. Средства для выполнения этих операций находятся в меню Таблица или доступны через контекстные меню выделенных объектов.

Форматирование таблиц.

При работе с таблицами следует различать форматирование таблиц и форматирование содержимого. В первом случае происходит управление размерами структурных элементов таблицы (ячеек, строк, столбцов и т. п.), а во втором - управление размещением содержимого ячеек.

Форматирование таблиц можно выполнять в командном или интерактивном режиме. В командном режиме для этой цели используют диалоговое окно Свойства таблицы (Таблица —›Свойства таблицы). Его можно открыть и из контекстного меню таблицы, если щелкнуть в ее пределах правой кнопкой мыши. Элементы управления вкладок диалогового окна Свойства таблицы позволяют:

• задать метод выравнивания таблицы относительно страницы документа (Таблица —›Свойства таблицы —›Таблица —›Выравнивание);

• задать метод взаимодействия таблицы с окружающим текстом (Таблица —›Свойства таблицы —›Таблица —›Обтекание);

• определить или переопределить вариант оформления внешних и внутренних рамок таблицы, а также настроить характер оформления ячеек (Таблица —›Свойства таблицы —›Таблица —›Границы и заливка);

• задать размеры внутренних полей в ячейках и интервалы между ячейками (Таблица—› Свойства таблицы —›Таблица —›Параметры);

• назначить параметры текущей строки или выделенных строк (Таблица —›Свойства таблицы —›Строка);

• назначить параметры текущего столбца или выделенных столбцов (Таблица —› Свойства таблицы —›Столбец);

• назначить параметры текущей ячейки или выделенных ячеек (Таблица —›Свойства таблицы—›Ячейка).

В интерактивном режиме таблицу форматируют с помощью маркеров, появляющихся при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в левом верхнем углу таблицы позволяет перемещать таблицу по рабочему полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркеры изменения размера, появляющиеся при наведении указателя мыши на рамки таблицы, позволяют интерактивно изменять размеры столбцов и строк методом перетаскивания.

Ввод и форматирование содержимого таблиц.

Выделение нужной ячейки для ввода текста выполняют с помощью мыши. Отдельную ячейку выделяют тройным щелчком левой кнопки. Перемещение между ячейками выполняют клавишей TAB (к следующей ячейке) или комбинацией SHIFT+TAB (к предыдущей ячейке). Для навигации по ячейкам таблицы можно также использовать клавиши управления курсором. В тексте курсорные клавиши выполняют

перемещение курсора внутри ячейки, но по достижении границы текста они позволяют переходить к соседним ячейкам. Все команды форматирования текста относятся к выделенному элементу. Выделенным элементом может быть любая ячейка, строка (группа строк), столбец (группа столбцов) или вся таблица в целом. Группы ячеек выделяют методом протягивания мыши. Большинство команд, связанных с форматированием элементов таблицы и содержащихся в них объектов, можно выполнить с помощью панели инструментов Форматирование.

Автоматическое форматирование таблиц.

Автоматическое форматирование таблиц выполняют с помощью встроенного средства Автоформат, которое запускается командой Таблица—› Автоформат таблицы (при наличии выделенной таблицы). Набор предлагаемых форматов представлен в списке Стили таблиц, а результат, получающийся при их использовании,- в поле Образец. Работа по форматированию таблицы полностью автоматизирована

и сводится к тому, чтобы выбрать такой формат и так установить сопутствующие элементы управления, чтобы представленный образец наиболее

соответствовал запланированному результату.

Сортировка в таблице.

Сортировка в таблицах может выполняться в алфавитном, цифровом порядке и по датам. Для сортировки следует выделить необходимый столбец или строку, затем, используя команду, Таблица—› Сортировка, выбрать в поле диалога Сортировать переключатель По возрастанию или По убыванию, а в поле Список – переключатель Без строки заголовка. Можно задать сортировку по этапам, используя поля Затем. Возможно также выполнять сортировку по любому столбцу, если выбрать соответствующий элемент списка в поле Сортировать.