Сохранение документа

Для сохранения документа в файле необходимо выполнить команды меню Файл. Сохранить либо Файл, Сохранить как... , либо нажать на кнопку Сохранить на панели инструментов. Если сохранение производится впервые можно, воспользоваться любым из перечисленных способов В любом случае откроется диалоговое окно Сохранить как, в котором надо указать диск, каталог и имя файла, в котором должен быть сохранен документ, и нажать на кнопку ОК.

После этого в заголовке окна документа (или в заголовке окна програм­мы в случае, когда окно документа развернуто до размеров окна программы) появится имя файла. Если сохранение производится повторно, достаточно выполнить команду Файл, Сохранить, либо нажать на кнопку Сохранить. Документ будет сохранен без запроса со стороны программы Word.

Если есть необходимость сохранить данный документ или его мо­дификацию в файле с другим именем, то надо выполнить команду Сохранить как... из меню Файл. В появившемся диалоговом окне следует указать имя нового файла.

З агрузка документа.

Для того чтобы начать работу с документом, который был сохранен в каком-либо файле, необходимо воспользоваться командой Открыть... меню Файл либо кнопкой Открыть на панели инструментов. Появится диалоговое окно Открыть, аналогичное окну Сохранить как. Выбрав нужные диск, каталог и имя файла, нажать на кнопку ОК.

Заметим, что -в списке меню Файл указываются имена четырех по­следних файлов, с которыми работала программа. Можно открыть доку­мент, выбрав нужное имя.

Открытый документ будет помещен в окно документа, и в заголовке окна будет указано имя его файла. Окно документа является подчиненным окном и может либо располагаться внутри окна программы, либо быть раз­вернутым до размеров окна программы (этот режим наиболее удобен).

17. Создание составных документов средствами ms Office

Реализация технологии слияния имеет следующие этапы:

1. Открыть или создать основной документ (Сервис/Сли­яние/Основной документ/Создать/выбрать тип основного документа). Основным документом слияния называется документ, содержащий текст и рисунки, которые должны быть одинаковыми в каждой версии составного документа, например обратный адрес и постоянный текст документа на бланке.

2. Открыть или создать источник данных (Сервис/Слияние/Ис­точник данных/Получить данные). Источником данных называется файл, содержащий данные, различающиеся в каждой копии составного документа. Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя документа на бланке.

Источником данных может быть таблица MS Word, список контактов MS Outlook, лист MS Excel, база данных MS Access и текстовый файл. Источник данных обязательно должен быть сохранен в виде отдельного файла на диске.

3. Вставить в основной документ поля слияния (Кнопка Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние). Поле слияния вставляется в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, поле слияния "Фамилия" позволяет вставить в документ значение "Иванов", которое хранится в поле данных "Фамилия". Поля слияния могут форматироваться как и обычный текст основного документа.

4. Выполните слияние источника данных и основного документа (Сервис/Слияние/Объединение/Объединить). При этом каждая строка (запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать, разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов, объединить в новом документе для последующего просмотра и печати (Сервис/Слияние/Объедине­ние/Объединить/Назначение). Существует возможность отбора и сортировки записей во время выполнения операции слияния (Сервис/Слияние/Объединение/Отбор записей).

Кнопка Поля/данные на панели инструментов Слияние переключает режимы отображения названий полей и фактических данных.