19. Текстовый редактор Word. Реализация вычислений в таблицах.

При выполнении вычислений в таблице MS Word ссылки на ячейки таблицы имеют вид А1, А2, В1, В2 и т.д., где буква указывает на столбец, а цифра - на строку. В MS Word ссылки на ячейки всегда являются абсолютными ссылками. Абсолютная ссылка - это точный адрес ячейки. Когда такой адрес используется в формуле, он не зависит от положения ячейки, содержащей формулу. Поэтому при копировании или перемещении формул ссылки на адреса ячеек нужно редактировать.

Для выполнения вычислений в таблице MS Word установите курсор в ячейку, в которую вы хотите поместить результат вычислений, выполните команду Таблица —›Формула. В диалоговом окне Формула в поле Формула:

введите нужную формулу или выберите ее в списке Вставить функцию. Формула всегда вводится после знака "равно" (=), а ссылки на ячейки вводятся по латинскому регистру. Чтобы выполнить вычисление, нажмите ОК.

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

1. константы;

2. ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек). Ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются запятыми, например А1, В4. В ссылках на блок (диапазон) ячеек указывают через двоеточие адреса ячеек начала и конца блока, например А1:В4. Ссылки на всю строку или весь столбец записываются так: 1:1 (ссылка на строку 1), А:А (ссылка на столбец А );

3. знаки операций: +, -, =, / , % и т.д.

4. встроенные функции MS Word;

5. ключевые слова ссылок на блок ячеек:

• LEFT - ячейки, расположенные в строке левее ячейки с формулой;

• RIGHT - ячейки, расположенные в строке правее ячейки с формулой;

• ABOVE - ячейки, расположенные в столбце выше ячейки с формулой;

• BELOW - ячейки, расположенные в столбце ниже ячейки с формулой.

Результат вычисления вставляется в виде поля. Результат вычисления по введенной формуле отображается в ячейке, содержащей формулу, в виде численного значения, если на вкладке Вид диалогового окна Параметры не установлен переключатель Коды полей. Поменять режим отображения поля (значение или код) можно также командой контекстного меню Коды/значения полей. Быстрое переключение между режимами отображения значений и кодов полей осуществляется с помощью клавиш Shift+F9 или Alt+F9.

Формат вывода результата вычислений можно изменять по усмотрению пользователя в диалоговом окне Формула в поле Формат числа.

20. Построение диаграмм в ms Word

Программа Microsoft Graph позволяет вставлять диаграммы в документы Office. Программа Graph поддерживает разнообразные типы диаграмм и представляет удобную альтернативу средствам построения диаграмм, имеющимся в программе Excel.

Самый быстрый способ создания диаграмм с помощью программы Graph состоит в использовании таблицы Word (впоследствии диаграмму можно перенести в другое приложение Office). Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

Создайте таблицу в документе Word, введите в нее данные, по которым требуется построить диаграмму, а затем выделите всю таблицу. (Простейший способ выделения всей таблицы — установить указатель внутри таблицы и в меню Таблица выбрать последовательно команды Выделить, и Таблица.) Пример приведен ниже.

В меню Вставка выберите пункт Рисунок, а затем — параметр Диаграмма. Если параметр Диаграмма недоступен, необходимо установить программу Microsoft Graph.

Программа Graph сразу вставляет в документ диаграмму, отображающую данные из таблицы Word. Кроме того, программа Graph отображает таблицу, содержащую данные для построения диаграммы. В этой таблице содержится копия данных из выделенной исходной таблицы Word. Если требуется изменить значения, отображенные на диаграмме, следует изменить числа в этой таблице, а не в исходной.

Для внесения изменений в диаграмму используются команды меню и кнопки панели инструментов программы Graph. Для получения подробных сведений по использованию команд программы Graph выберите в меню Справка команду Справка Microsoft Graph или нажмите клавишу F1.

Чтобы изменить размер или соотношение сторон диаграммы, перетащите маркеры, окружающие диаграмму.

Закончив изменение диаграммы, щелкните документ Word вне диаграммы и таблицы данных. Таблица данных, меню команд и кнопки панели инструментов программы Graph исчезнут, останется только диаграмма, вставленная в документ.

Примечания

Кнопки панели инструментов и команды меню программы Graph доступны (вместе с командами Word), если диаграмма Graph открыта в режиме правки (при первой вставке она открыта именно в этом режиме). При щелчке вне диаграммы она выходит из режима правки. Чтобы снова открыть диаграмму в этом режиме, необходимо дважды щелкнуть ее.

Исходная таблица не связана с диаграммой. После вставки диаграммы копия данных из таблицы в документе Word сохраняется внутри встроенного объекта-диаграммы. Изменение данных в таблице не влияет на диаграмму, и таблицу, если требуется, можно удалить из документа Word.

Впоследствии для изменения диаграммы достаточно дважды щелкнуть встроенный объект-диаграмму. Появятся команды меню программы Graph, позволяющие изменить диаграмму. Если требуется изменить численные значения, а таблица данных не отображается, ее можно вывести на экран. В меню Вид выберите команду Режим таблицы или нажмите кнопку Режим таблицы на панели инструментов Диаграмма.

Если требуется вставить диаграмму в другой документ Office (например, в презентацию PowerPoint), выделите диаграмму, вырежьте или скопируйте ее и вставьте в другой документ.

Для изменения вида диаграммы используется панель инструментов Настройка изображения или вкладка Рисунок в диалоговом окне Формат объекта. Если панель Настройка изображения не отображается, чтобы вывести ее на экран, в меню Вид выберите команду Панели и щелкните Настройка изображений.

Если в какой-либо программе, кроме Word, вставить новую диаграмму Graph (выбрать команду Объект в меню Вставка этой программы, а затем выбрать объект Диаграмма Microsoft Graph) или если вставить новую диаграмму Graph в документ Word, не выбрав предварительно таблицу с данными для диаграммы, программа Graph создаст пример диаграммы с данными. После этого необходимо вручную ввести в каждую ячейку таблицы данных Graph нужные данные, а также заголовки столбцов и строк.

Кроме того, можно импортировать данные в таблицу данных из рабочей книги Excel или другого файла. Чтобы импортировать данные, убедитесь, что объект Graph активен, а затем в меню "Правка" выберите команду Импорт файла и выберите нужный файл в диалоговом окне Импорт данных.