27. Текстовый процессор ms Word: использование редактора формул.

Процессор Word располагает редактором формул Microsoft Equation, который позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

Для запуска редактора формул служит команда Вставка —› Объект, пункт Microsoft Equation.

Более удобный вызов редактора математических формул выполняется при помощи кнопки редактора формул, которая помещается на панель инструментов. Размещение кнопки на панели выполняется следующим образом: через меню Вид/Панели инструментов/Настройка на вкладке Команды отыскивается в списке категорий пункт Вставка, в котором выбирается кнопка Редактор формул и перетаскивается на любую панель инструментов.

В результате вызова Редактора формул на экране панель управления Формула. Настройка редактора формул состоит в назначении шрифтов для различных элементов, входящих в формулы. Она выполняется в диалоговом окне Стиль, открываемом командой Стиль —› Определить.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором. Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши Esc или закрытием панели редактора формул. Можно также щелкнуть левой кнопкой мыши где-либо в поле документа (вне области ввода формулы). Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.

Особенности редактора формул:

при работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить формулу целиком только в редакторе формул, не используя иные средства:

S= - неправильно; - правильно;

при вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, им следует назначить стиль Текст, например:

в редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически.

В случае необходимости пробелы можно вводить с помощью сочетания клавиш Ctrl + пробел, кнопки Пробелы и многоточия Панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины.

28. Табличные процессор ms Excel: основные понятия (электронная таблица, рабочий лист, книга), классы решаемых задач.

Основное назначение процессоров электронных таблиц – обработка таблично организованной информации (данных, представленных в виде строк и столбцов чисел), проведение расчетов на ее основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки (в виде графиков, диаграмм и т.п.)

Электронная таблица - это программа, моделирующая на экране двумерную таблицу, состоящую из строк и столбцов. Основной задачей электронной таблицы является ввод данных в ячейки и обработка их по формулам.

Ячейки электронной таблицы образуются из строк и столбцов, причем каждая ячейка имеет свой адрес. В одни ячейки вводятся данные (числа, текст, логические переменные), а в другие ячейки записываются формулы. В формулах указываются адреса ячеек, благодаря чему производится обработка данных.

Умея вводить в таблицу данные и формулы, можно решать любые арифмети­ческие задачи, выполнять вычисления по сложным тригонометрическим формулам, решать логические задачи и многое другое. Современные программы электронных таблиц располагают также средствами работы с графическими объектами: диа­граммами, графиками, географическими картами, рисунками.

Microsoft Excel - это прикладная программа для работы с электронными таблицами, т.е. таблицами, созданными в процессе диалога человека с ЭВМ.

С помощью Excel можно выполнять:

проектирование форм таблиц;

регистрацию данных в таблицах;

автоматизацию итоговых вычислений;

создание сводных таблиц;

хранение на магнитных носителях;

вычислительную обработку табличных данных;

вывод таблиц на печатающее устройство и экран дисплея;

графическое представление данных (построение диаграмм и графиков по имеющимся данным);

сортировку данных в таблицах;

проводить анализ и презентацию данных с помощью диаграмм;

управление списками и работу с готовыми данными;

совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документами;

извлечение данных из внешних баз данных.

Диапазон возможных применений современных электронных таблиц велик. Они могут не только быстро и безошибочно складывать числа в строках и столбцах, но и строить на основе табличных данных диаграммы, проводить сложный экономический анализ.

Запуск электронных таблиц

Запустите Windows и после загрузки поищите ярлычок, Excel на Рабочем столе. Если такой ярлык есть, щелкните по нему дважды левой кнопкой мыши. Если же ярлык Excel до вас никто предусмотрительно не положил на Рабочий стол, за­пустите Excel из Главного меню. Для этого щелкните по кнопке Пуск и пройдитесь по системе выпадающих меню: Пуск - Программы -Microsoft Excel.

Вообще существует множество различных способов запуска программы Excel, которые так же, как и в случае запуска Word, разделим условно на две группы: запуск собственно программы Excel и запуск Excel с открытием документа.

При разговоре об общих принципах организации пользовательского интерфейса Excel следует отметить, что в нем, одни те же операции могут быть выполнены несколькими способами:

• с помощью команд главного меню;

с помощью функций, присвоенных пиктограммам панелей инструментов;

с помощью команд контекстных меню, активизируемых по щелчку правой клавиши мыши;

нажатием специальных клавиатурных комбинаций.

В случае электронных таблиц умелое сочетание различных методов управления позволяет достигнуть существенного повышения скорости и эффективности работы.

Рабочие книги

После запуска программы по умолчанию будет раскрыт документ Книга 1. Интерфейс Excel является многодокументным, т.е. вы можете открывать другие документы электронных таблиц, однако в любой момент времени работать можно только с одним, активным документом.

Каждый документ в Excel называется Рабочей книгой. Книга представляет собой файл, предназначенный для хранения и обработки данных.

Файлы рабочих книг имеют расширение .xls.

Любую Рабочую книгу можно открыть с помощью команды меню Файл – Открыть или щелчком по кнопке Открыть на панели инструментов. На экране появится стандартный диалог Открытие документа, в котором необходимо выбрать папку и нужный файл, затем щелкнуть по кнопке Открыть.

Когда в Excel открыто несколько Рабочих книг, переключаться между ними можно с помощью меню Окно (щелчок по имени книги в ниспадающем меню) либо с помощью клавишных команд Ctrl+F6 или Ctrl+Tab.

Книга делится на листы, а листы в свою очередь, - на ячейки. В некоторых случаях логика работы с данными требует задания ссылок между несколькими рабочими книгами. Получающаяся в результате связанная совокупность книг называется рабочим пространством или рабочей средой.

Листы и операции с листами

Рабочая книга состоит из листов, которые пронумерованы (Лист1, Лист2 и т.д.) и размечены сеткой линий. Имена листов отображаются на вкладках (ярлычках) в нижней части окна книги над строкой состояния.

Работая с книгой, можно переходить с одного листа на другой. Для этого следует щелкнуть мышью по ярлычку нужного листа. Тот лист, который в данный момент открыт в окне Excel, называется активным. Вкладка активного листа подсвечена ярче других вкладок. Excel по умолчанию присваивает всем листам имена Лист1 , Лист2,.. Эти имена можно изменить на более содержательные. Следует щелкнуть дваж­ды по ярлычку листа и ввести новое имя.

Новая Рабочая книга в Excel 2000 содержит по умолчанию три листа. Их количество можно увеличить, щелкнув правой кнопкой мыши по вкладке любого листа и выбрать команду контекстного меню Добавить. В последующем диалоге нужно указать пиктограмму Лист и щелкнуть по кнопке ОК. Удале­ние листа производится другой командой контекстного меню – Удалить.

Ячейки

Рабочий лист представляет собой совокупность строк и столбцов, а те, в свою очередь, состоят из ячеек.

Ячейка - это минимальный элемент электронной таблицы, кото­рый имеет адрес, составленный из имени столбца и имени стро­ки, на пересечении которых расположена данная ячейка.

Например, в записях Al, B2, С6 буквами обозначаются столбцы, а цифрами -строки. Максимальное число столбцов, расположенных на листе - 256. Первые столбцы обозначаются одним буквенным символом А, В, С и т.д., затем идут столб­цы с двумя буквами АА, АВ, АС ... Максимальное число строк также ограничено и равно 65536 ( = 2¹⁶).

В ячейки может вводиться различного рода информация, которая представ­ляется в виде текста или числа: целого, десятичной или обыкновенной дроби, про­цента, денежной суммы и т.д.

Я чейки имеют заданный формат, который можно установить из меню Формат командой Ячейки. Эта команда имеет несколько вкладок, из вкладки Число можно выбрать категорию значений в ячейке и задать код формата.

Для ввода информации нужно щелкнуть по ячейке мышью. Ячейка при этом окажется выделенной, то есть будет обведена жирной рамкой, а в правом нижнем углу рамки будет расположен маленький квадратик -маркер заполнения. Выделенная ячейка называется текущей или активной.

При активизации ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится ячейка, выделяются полужирным шрифтом. Адрес текущей ячейки отображается в поле имени.

Рис. 2. Диалог Формат ячейки, вкладка Число

Диапазоны

Многие операции в Excel можно выполнять не только над отдельными ячей­ками, но и над множеством ячеек. К таким операциям относятся копирование и перемещение данных, форматирование ячеек, обработка данных различных ячеек по одной формуле (например, суммирование или нахождение максимального зна­чения).

Совокупность ячеек электронной таблицы называется диапазоном. Чаще все­го на практике приходится работать с прямоугольными диапазонами. Чтобы акти­визировать прямоугольный диапазон, щелкните левой кнопкой мыши по какой-либо угловой ячейке диапазона (например, С2) и, не отпуская кнопки, протяните указатель до другой угловой ячейки (например, F8), расположенной по диагонали прямоугольника. Выделенный прямоугольный диапазон будет обведен жирной рамкой, содержащей маркер заполнения.

Прямоугольный диапазон ячеек обозначается записью адресов угловых ячеек (левой верхней и нижней правой), которые разделены двоеточием, например:

C2:F8, B16-AD32, АЗ:А12

Такой способ обозначения диапазонов, наиболее часто используется при записи ссылок и формул.