35. Списки в ms Excel: подведение итогов.

В Excel для автоматического вычисления итогов предназначена команда Итоги меню Данные. Перед выполнением этой команды список должен быть отсортирован. Для вычисления итогов выполнить следующее:

• активизировать одну из ячеек таблицы;

• выполнить команду Данные, Итоги. Появится диалоговое окно Промежуточные итоги;

• в поле списка При каждом изменении в выбрать заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе;

• в поле списка Операция установить функцию (табл. 2);

• в поле списка Добавить итоги выводятся названия всех полей списка. Активизировать поле или поля, для которых надо вычислить промежуточные итоги;

• щёлкнуть кнопку ОК.

В диалоговом окне Промежуточные итоги имеются следующие опции:

Заменить текущие итоги. Любые существующие формулы итогов заменяются новыми.

Конец страницы между группами. При выводе на печать каждую группу данных с итогами можно расположить на отдельной странице. Для этого надо активизировать данную опцию.

Итоги под данными. По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, вставляются под строками с исходными данными. Если итоги необходимо разместить над исходными данными, следует отключить опцию Итоги под данными.

Убрать все. Из списка удаляются все строки с итоговыми значениями.

Для обработки данных из столбцов, указанных в диалоговом окне Промежуточные итоги, могут использоваться функции, указанные в табл. 2.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Для отображения на экране только итоговых данных следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, после этого данные третьего уровня (исходные данные) будут скрыты. Для восстановления исходных значений необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня.

Функция	Назначение
Сумма	Суммирует все значения и выдает общий итог
Количество значений	Определяет количество элементов ряда
Среднее	Вычисляет среднее арифметическое для ряда значений
Максимум	Определяет наибольшее значение в ряде значений
Минимум	Определяет наименьшее значение в ряде значений
Произведение	Вычисляет произведение всех значений ряда
Количество чисел	Устанавливает количество ячеек, содержащих числовые значения, в выделенной области

36. Субд Access и ее основные возможности. Основные этапы разработки базы данных в среде ms Access.

Система управления базами данных (СУБД) – это управляющая программа, предназначенная для проектирования, разработки и ведения базы данных единым управляющим способом, а также для хранения, поиска и обработки данных в базе.

Хорошо организованная база данных обеспечивает удобный доступ к хранящейся в ней информации. При правильном проектировании базы данных будет меньше затрачиваться времени и усилий на ввод данных в базу, внесение изменений в базу данных и извлечение данных из базы. При этом результаты будут лучше.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Этапы проектирования

При проектировании базы данных можно выделить следующие основные этапы:

Постановка задачи, на котором прежде всего надо решить, какая информация будет храниться в планируемой базе данных Access и как она будет использоваться.

Создание таблиц- является наиболее сложным проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должны быть получены из базы данных

не дают ответа на вопрос о том, как эту информацию следует распределить по таблицам.

Определение полей необходимо решить, какие именно сведения о людях, предметах или событиях будут храниться в таблице

Установка связей между таблицами нужен для того, чтобы указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого таблиц, составляющих базу данных. После того как пользователь установит связи между таблицами, Access сможет использовать эти связи для поиска связанной информации в разных таблицах базы данных

Тестирование и улучшение. следует создать таблицы, установить межтабличные связи и ввести несколько тестовых записей в каждую таблицу.

Перед созданием базы данных Ассеss необходимо ответить на сле­дующие принципиальные вопросы:

• Из каких таблиц должна состоять база данных?

• Какие данные нужно поместить в каждую таблицу?

• Как связать таблицы?

Таким образом, в результате проектирования должна быть опреде­лена логическая структура базы данных, т. е. состав реляционных таблиц, их структура и межтабличные связи.