41. Сортировка, фильтрация и поиск данных в таблицах субд ms Access
Сортировка записей
При вводе данных в таблицы или формы записи располагаются в том порядке, в котором они были введены. Это не всегда удобно при просмотре введенной информации. Желательно информацию сгруппировать и упорядочить, чтобы была содержательной и в ней было легко ориентироваться. Эти цели легко достигаются путем сортировки записей, которая выполняется следующим образом.
• Откройте таблицу и перейдите в Режим таблицы.
• Активизируйте поле таблицы, по которому будет проводиться сортировка
Щелкните по кнопке (сортировка по возрастанию) или по кнопке (сортировка по убыванию).
Когда вы сохраните отсортированный объект (таблицу или форму) в режиме таблицы, порядок сортировки также будет математически сохранен. То есть сортировка будет повторно применена при открытии объекта.
Описанные приемы сортировки применимы к таблицам, а также к формам и запросам (последние будут рассматриваться ниже). Сортировка в этих объектах выполняется аналогично.
Простые фильтры данных
Сортировка данных позволяет упорядочивать данные, однако она не сокращает количество записей в таблице, которые приходится просматривать пользователю. Более удобными средствами для просмотра интересующих записей являются фильтры.
Допустим, вам нужно просмотреть отдельные сведения из таблицы. Для этого необходимо открыть таблицу в режиме таблицы . Установите курсор в ячейку и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. На экран будет выведена только интересующая Вас информация. Этот простой фильтр позволяет отфильтровать записи только по одному условию, накладываемому на поле. Чтобы выполнить фильтрацию еще по одному условию, щелкните по ячейке с нужным значением. Затем нажмите кнопку Фильтр по выделенному- и вы получите только те записи, которые отвечают выбранным условиям.
Фильтрация данных касается только выводимых на экран записей. Сама таблица при этом остается без изменений. Чтобы отменить фильтрацию и восстановить вид таблицы до фильтрации, щелкните по кнопке Удалить фильтр, размещенной на панели инструментов.
При установке фильтра, содержащего несколько условий, удобно воспользоваться несколько иным инструментом. Открыв таблицу, в которой собираетесь выполнить фильтрацию, щелкните по кнопке ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР на панели инструментов. На экран будет выведена только одна строка таблицы. В поле появится треугольная стрелка раскрывающегося списка. С помощью этого списка задайте одно условие. Щелкните по другому полю, и аналогично задайте второе условие. Задайте все необходимые условия и нажмите кнопку Применение фильтра.
Обратите внимание, что кнопка Применение фильтра после фильтрации превращается в кнопку Удалить фильтр, которая возвращает таблицу в первоначальное состояние.
Поиск данных в базе (в таблицах) также производится с помощью команд Поиск и Заменить
Вопросы 42-48
Запросы – это средство обработки данных при решении тематических, логических, статистических и технологических информационных задач.
Запрос – спецификация (предписание) на специальном языке (языке базы данных) для обработки данных.
Формы и отчеты позволяют выполнять фильтрацию и отбор данных непосредственно на основе таблицы. Запросы имеют преимущество, поскольку позволяют выполнить сортировку или фильтрацию данных из нескольких таблиц.
Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе; с помощью конструктора или с помощью пошагового мастера формирования запросов. Классификация запросов в СУБД приведена на рисунке 2.1.
Рис 2.1 Классификация запросов