5.7.Информационное обеспечение коммерческой деятельности

Коммерческая деятельность, как всякая предпринимательс­кая деятельность, осуществляется на основе принятия управлен­ческих решений в рамках общих функций управления материаль­но-техническим обеспечением и сбытом. Основу принятия уп­равленческих решений составляет управленческая информация.

Понятием «управленческая информация» определяется пере­чень сведений, необходимых и достаточных для выполнения фун­кций коммерческой деятельности, в том числе собственно ком­мерческого и технологического характера. Соотношением «необ­ходимого и достаточного», регулирующим объем информации, устанавливаются требования относительно полноты и достовер­ности сведений. Массив потребной информации для каждого конкретного лица формируется с учетом его компетен­ции в управлении коммерческой деятельностью и должностны­ми обязанностями: для руководителя отдела продаж (в составе службы сбыта) - это сведения, необходимые для осуществления контроля за выполнением плана продаж по всему ассортименту, контроля за заказами и складскими запасами, ассистирования в маркетинговых исследованиях и т.д.; для менеджера по прода­жам - это сведения, необходимые для проведения анализа ассор­тимента товаров, выполнения плана продаж, поиска новых по­требителей, оформления деловой документации, взаимодействия с менеджерами по рекламе, составления отчетов и т.д.; для ме­неджера по продукту - это сведения, необходимые для разработ­ки, внедрения и контроля за выполнением плана по продажам и маркетингу продукта, разработки стратегического плана покры­тия соответствующих сегментов товарного рынка, взаимодействия с менеджерами по закупкам и т.д.

Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия уп­равленческого решения и его продуктом, предполагает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодей­ствие между ними определяется понятием информационного обес­печения.

В содержание этого понятия включается:

состав информации, то есть информационных единиц или информационных совокупностей (показателей, документов и т.д.), необходимых для решения управленческих задач и осуществле­ния функций управления;

структура информации и закономерности ее преобразова­ния, то есть правила построения показателей, документов, агре­гации и декомпозиции информационных единиц, преобразова­ния информационных единиц при поступлении информации к пользователю;

- характеристики движения информации, то есть количествен­ные оценки потоков информации (объем, интенсивность), определение маршрутов следования документов, построение схем документооброта; временные характеристики функционирования источников информации, снятия первичных данных, использо­вания исходных данных, продолжительности хранения, частоты обновления;

характеристики качества информации, то есть количествен­ные оценки полезности, значимости, полноты, достоверности, оперативности и др.;

способы преобразования информации, то есть методы от­бора, доставки, распределения информации среди пользовате­лей, методики расчета показателей, схемы обеспечения управ­ленческих подразделений в составе отдельных служб предприя­тия.

Информационное обеспечение, представленное в виде про­цесса, предполагает выполнение следующих операций:

сбор данных;

- обработка данных и формирование информационных бан­ков пользователей;

хранение информации; поиск информации; преобразование информации; передача информации.

В сущности своей все эти операции носят логистический ха­рактер. Осуществляемые в последовательности, они обусловливают движение информационных потоков.

Исходной и главной в определенном смысле операцией счи­тается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюде­ние требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержа­щих какие-либо сведения, предназначенные (специально подго­товленные) для передачи по каналу связи от источника к пользо­вателю информации. Необходимо обратить внимание на то, что в принципиальном плане понятие «данные» и «информация» не идентичны. Данные - это не более чем сигналы, из которых еще предстоит извлечь информацию. Для этого данные должны быть подвергнуты обра­ботке, то есть приведены к виду, пригодному для использования в управлении. Технологически эта операция совершается на базе соответствующих алгоритмов, методик расчета показателей, фор­мирования документации, документооборота и т.д., а техничес­ки - с применением компьютерных средств. физического – устанавливает количественное ограничение на поступление данных и обусловливается пропускной способ­ностью канала связи;

• семантического - производит отбор тех данных, которые могут быть поняты пользователем, то есть соответствуют его про­фессиональным знаниям;

• прагматического - производит отбор среди понятных све­дений тех, которые полезны для решения данной задачи.

Общий результат выражается в сортировке (структуризации) информации и формировании информационных банков пользо­вателей.

Информация, используемая в управлении коммерческой дея­тельностью, носит название коммерческой информации. Коммер­ческая информация структурируется по критерию полезности. В пределах этого критерия используются различные признаки клас­сификации.

По источникам возникновения коммерческая информация подразделяется на три категории:

- нормативная информация, в том числе:

• нормативно-правовая;

• нормативно-справочная;

• учетно-аналитическая информация;

• информация распорядительного характера.

Понятием нормативно-правовой информации определяется перечень предписаний органов законодательной и исполни­тельной власти - законов и актов официального толкования, международных соглашений, регулирующих экономические отношения в сфере коммерческой деятельности производ­ственного предприятия. В России это - Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс, Таможенный кодекс и другие своды законодательных норм, указы Президента, постановления Правительства, приказы и распоряжения Министерства эко­номики, Министерства финансов, других ведомств. К этой же категории информации относятся нормы международных коммерческих договоров, разработанные Международным институтом унификации частного права (УНИДРУА) - меж­правительственной организацией, членом которой в числе более чем пятидесяти государств состоит и Российская Феде­рация, базисные условия договоров купли-продажи, систе­матизированные Международной Торговой Палатой в ее из­дании «INCOTERMS» и др.

Понятием нормативно-справочной информации определяются нормы и нормативы, которые устанавливаются руководством предприятия, руководителями его коммерческих служб и дей­ствуют локально - в сфере коммерческой деятельности дан­ного производственного предприятия. Это нормы, которые ис­пользуются в основном при организации и планировании ма­териально-технического обеспечения и сбыта - нормы расхо­да сырья, материалов, нормы запасов, нормативы оборотных средств и др.

Понятием учетно-аналитической информации обобщаются разнообразные сведения, которые поступают от различных ис­точников, относящихся к сфере коммерческой деятельности предприятия (ее объектов, предметов, составляющих в сово­купности управляемую подсистему), и аккумулируются в уп­равляющей подсистеме - соответствующих подразделениях службы сбыта и службы материально-технического обеспече­ния или интегрированной логистической службы производственного предприятия. Эти сведения собираются специально в ходе выполнения функций учета и контроля. Сбор происхо­дит либо в регулярном порядке (в соответствии с периодич­ностью заполнения документов статистической и бухгалтерс­кой отчетности), либо эпизодически, по мере возникнове­ния потребности в получении той или иной информации, например, при введении нового товара на рынок, при освое­нии новых рынков закупок и сбыта и т.д. В последнем случае разрабатываются специальные процедуры проведения обсле­дований, получения индивидуальных и групповых эксперт­ных оценок. Учет дополняется контролем на предмет соответ­ствия фактически полученных значений учитываемых пока­зателей (параметров) их нормативным или ожидаемым (рас­четным) значениям. При выполнении контрольной функции широко используются формализованные логистические про­цедуры типа сравнения, оценки и т.д. Особое значение учетно-аналитической информации состоит в том, что она составляет основу для принятия решений при выполнении функций организации, планирования и регули­рования коммерческой деятельности. Сведения, раскрывающие содержание этих решений, определяются понятием информа­ции распорядительного характера. Эта категория характеризует не только специфику управленческой информации, но и осо­бенности движения информационных потоков в системе уп­равления, где каждое лицо, ответственное за принятие реше­ний, выступает одновременно и пользователем информации (информантом), и источником информации (информатором). Распорядительная информация исходит от управленческих под­разделений службы сбыта и службы материально-техническо­го обеспечения (логистической службы) и представляет собой не что иное, как форму управленческого воздействия, обеспе­чивающего функционирование и (или) развитие сферы ком­мерческой деятельности предприятия.

Целевой характер использования нормативной, учетно-аналитической информации и информации распорядительного характера позволяет рассматривать эти категории информации не только с позиции источников возникновения, но од­новременно и с позиции назначения. В последнем случае пе­речень категорий дополняется еще одной - вспомогательной информацией. Этой категорией объединяется широкий круг сведений, регламентирующих формирование и движение ин­формационных потоков.

По направлению движения информационных потоков отно­сительно управляющей системы информация подразделяется на три категории: входящая;

- исходящая;

информация внутреннего пользования.

По стабильности движения относительно управляющей сис­темы - также на три категории:

периодическая (регулярная) информация;

непериодическая (эпизодическая) информация;

разовая информация.

По степени преобразованности в управляющей системе:

• первичная (исходная);

• промежуточная;

• итоговая.

По значимости управленческих решений, при обосновании которых информация используется или в содержании которых выражается:

• информация стратегического характера;

• информация тактического характера;

• оперативная информация.

В содержательном плане информация классифицируется по: объектам коммерческой деятельности; предметам коммерческой деятельности. По объектам коммерческой деятельности информация под­разделяется на три категории:

информация о поставщиках - партнерах при закупках, в том числе:

- производственных предприятий; -торговых (лизинговых) посредниках;

информация о получателях - партнерах при сбыте, в том числе:

• производственных предприятиях;

• торговых посредниках;

• информация о посредниках: специализированных посредниках, оказывающих услуги в реализации отдельных этапов хозяйственных связей, а именно: информационно-консалтинговых фирмах; аудиторских фирмах; юридических фирмах; транспортно-экспедиторских фирмах; страховых фирмах; арбитражных и третейских судах; банках и других финансовых посредниках; информация о неспециализированных (ассоциированных) посредниках, оказывающих услуги в реализации нескольких эта­пов хозяйственных связей, в комплексе.

Эта информация может быть детализирована по целому ряду дополнительных признаков (характер специализации, масштаб деятельности, финансовое состояние и т.д. вплоть до названий фирм и их юридических адресов).

По предметам коммерческой деятельности информация под­разделяется на две категории: информация о продукции; информация об услугах.

По аналогии с предыдущей классификацией эта информация может быть детализирована вплоть до наименований специфи­цированной номенклатуры товаров.

По степени доступности информация подразделяется на две категории:

конфиденциальная, предназначенная для ограниченного круга пользователей;

- открытая, доступная для всех пользователей.

По способу фиксирования:

устная информация;

документированная информация, в том числе: представленная на бумажных носителях; представленная на машинных (электронных) носителях.

Описанные признаки классификации информации явля­ются одновременно признаками ее идентификации (кодифи­кации) при представлении в документальной форме и исполь­зуются в операции поиска информации. Необходимо отметить, что существуют и иные признаки классификации информа­ции: по степени определенности (детерминированная инфор­мация, вероятностная, или стохастическая информация); по времени возникновения (ретроспективная информация, текущая информация, прогнозная информация); по способу текстового выражения (словесная информация, табличная информация, графическая информация, цифровая информа­ция) и др. Эти признаки используются в системах кодирова­ния избирательно, с учетом того, насколько они могут быть востребованы пользователями в операции поиска.

Результирующими операциями, с точки зрения принятия управленческих решений, являются операции преобразования и передачи информации. Чаще всего они рассматриваются в единстве, поскольку характер преобразований всегда опреде­ляется тем, кому адресуется информация. Другая причина кро­ется в том, что в силу больших объемов информации, необ­ходимой для обеспечения управленческой деятельности, обе эти операции совершаются на общей технической основе, с использованием соответствующих средств – информационных технологий.

Специальным средством информационного обеспечения ком­мерческой деятельности выступает технология электронного об­мена деловой документацией по стандарту ООН-ЭДИФАКТ. Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данны­ми между различными участниками хозяйственных связей в сфе­ре коммерческой деятельности - производственными предприя­тиями, торгово-посредническими организациями, банками, стра­ховыми компаниями и т.д., - принципов, выработанных на базе информационной логистики.

ЭДИФАКТ - это особый структурированный язык данных, связанных с описанием фактически всех видов коммерческой деятельности. Язык позволяет с помощью элементов, стандартных информа­ционных сообщений составлять описание любого распространен­ного в коммерческой практике документа, сформировать его элек­тронную версию и транслировать в открытых телекоммуникацион­ных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерчес­кой информации. При этом, будучи, например, составленным на русском языке, счет или накладная может быть успешно транслирован как для российских получателей, так и для зарубежных парт­неров на всех основных европейских языках. В месте получения за­кодированного документа с помощью специальных программных средств, настроенных только на систему получателя, ЭДИФАКТ- сообщение разворачивается в обычную читаемую форму, которая превращается в стандартный бумажный документ. Одновременно такое сообщение, передаваемое в сетях, оборудованных запомина­ющими устройствами - серверами, частично выполняет и роль ав­томатизированной системы делового администрирования, которая не позволяет какому-либо партнеру по обмену документами в ЭДИ­ФАКТ уйти от ответственности за свои послания.

Технология ЭДИФАКТ внедряется в России уже несколько лет - факт чрезвычайно важный в связи с переходом Европейского Со­юза с 1 января 1995 года на обязательное использование элект­ронного языка ЭДИФАКТ при обмене документацией и информа­цией между государственными ведомствами ЕС, работающими на английском, французском, немецком и испанском языках. Про­медление с внедрением ЭДИФАКТ в России означало бы появле­ние нетарифного барьера в торговле между Востоком и Западом. Крупнейшими центрами распространения технологии ЭДИФАКТ в Европе являются СИТПРО в Англии, ЕДИФРАНС во Франции, ДЕНИШПРО в Дании и т.д.

Системы управленческой информации, создаваемые на пред­приятии, могут быть различных типов:

по степени централизации:

- централизованные системы, обеспечивающие процесс уп­равления всеми видами функциональной деятельности пред­приятия;

- децентрализованные системы, обеспечивающие отдельные виды функциональной деятельности;

по степени охвата информационным обеспечением отдель­ных функций управления:

- комплексные информационные системы, обеспечивающие выполнение всего спектра функций управления - организацию, планирование, учет, контроль, регулирование;

-локальные информационные системы, предназначенные для выполнения определенных функций;

по степени автоматизации управления:

• информационно-справочные системы, выдающие инфор­мацию о состоянии объекта управления (управляемой системы);

• информационно-советующие системы, позволяющие не только выдавать информацию о состоянии управляемого объек­та, но и вырабатывать определенные рекомендации по форми­рованию управляющего воздействия. Системы этого типа спо­собны анализировать ситуации, и если эти ситуации простые и типичные, то рекомендации выдаются как заранее заданные;

• самонастраивающиеся системы, отличающиеся способно­стью при изменении условий в ситуациях, не соответствующих заранее заданной программе, автоматически изменять алгоритм принятия решений в определенных пределах;

• информационно-управляющие системы, осуществляющие управляющее воздействие в направлении оптимизации деятель­ности объекта управления, на основе разработанных управлен­ческим персоналом алгоритмов.

Организационно оформленная совокупность информационных по­токов, документов, каналов связи, технологий преобразования и передачи информации, - обеспечивающая процесс управления, пред­ставляет собой информационную систему управления, или сис­тему управленческой информации.