Тема 8 : Комунікації в управлінні (ділове спілкування)

§8.1 Етапи і елементи комунікаційного процесу

Комунікації в управлінні – одна з частин сполучних процесів (друга – прийняття рішень).

Сполучні процеси відіграють забезпечуючу роль по відношенню до основних чотирьох функцій управління.

Основні суб´єкти комунікацій – працівники організації та представники зовнішнього середовища, з якими організація підтримує ділове спілкування.

Основні елементи комунікаційного процесу:

1. інформація певного змісту і призначення, що передається;

2. відправник інформації;

3. одержувач інформації;

4. комунікаційний засіб чи інформаційний канал за допомогою якого здійснюється передача інформації, її подання обробкам та інтерпретаціями.

Етапи комунікаційного процесу:

1. кодування - перетворення змісту і форми повідомлення у форму придатну до відправлення певними комунікаційними каналами;

2. відправка (передача ) інформації одержувачу;

3. одержання інформації;

4. декодування інформації – перетворення інформації з форми комунікаційного каналу до форми придатної для користування одержувачем.

Інтерпретація інформації не належить до комунікаційного процесу.

Після обробки інформації одержувачем комунікаційний канал використовується для зворотнього зв´язку і комунікаційний процес змінює спрямованість.

§8.2. Види комунікацій. Основні перешкоди ефективному комунікаційному процесу

Класифікація комунікації в організації здійснюється за суб’єктами:

1. між працівниками одного підрозділу;

2. працівник – безпосередній начальник;

3. між підрозділами одного рівня;

4. між підрозділами різних рівнів;

5. між організацією та зовнішнім середовищем.

Основні перешкоди комунікаціям в організації:

1. штучні перешкоди, які працівники чинять один одному при передачі і сприйманні інформації;

2. перешкоди пов’язані з складністю комунікаційних засобів та обмеженою компетенцією працівників;

3. перешкоди спричинені побудованою організаційної структури управління, зайвих надлишків організаційних зв’язків, великою нормою керованості ( надмірною кількістю підлеглих у одного керівника, перетин повноважень і відповідальності.

Труднощі в розвитку комунікацій у сучасній фірмі

1. Перекручування повідомлень

• ненавмисне перекручування - може відбуватися в силу утруднення в міжособистих контактах,

• свідоме перекручування інформації - має місце, коли який-небудь відправник-керуючий не згоди із повідомленням. У цьому випадку керуючий модифікує повідомлення так, щоб зміни змісту відбувалося в його інтересах;

• фільтрація. Для прискорення руху чи інформації додання повідомленню більшої ясності різні зведення приходиться підсумовувати і спрощувати перед напрямком у різні сегменти організації;

• розбіжність статусів рівнів організації. Керівники вищої ланки мають більш високий статус, тому виникає тенденція постачати їхній тільки позитивно сприйманою інформацією. Крім того, оскільки підлеглі часто хочуть почути схвалення від керівника, вони можуть говорити тільки те, що він хоче почути;

• страх перед покаранням і відчуття марності справи.

2. Інформаційні перевантаження . Менеджер, поглинений переробкою інформації, що надходить, і необхідністю підтримувати інформаційний обмін, не в змозі реагувати на всю інформацію. Він змушений відсівати менш важливу інформацію і залишати тільки ту, котра здається йому досить важливою.

3. Незадовільна структура організації. Якщо структура організації недостатньо продумана, можливості керівника планувати і домагатися реалізації поставлених цілей звужуються. В організації з численними рівнями керування росте імовірність інформаційних перекручувань, оскільки кожен наступний рівень керування може корегувати й відфільтровувати повідомлення.