Тема 5 : Планування та організація як функції управління

§5.1. Призначення планування, його аспекти

Провідна роль планування в циклі менеджменту полягає в тому, що вона започатковує і завершує процес управління, як в цілому по організації так і по окремому управлінському рішенню.

Планування дозволяє встановити мету і задачі організації, кожного її підрозділу і працівника. Воно визначає стан організації, узгоджує цей стан з провідними факторами зовнішнього середовища, виявляє вплив факторів. За результатами впливу визначає стратегію діяльності організації на тривалий період. Далі – перспективні плани діяльності деталізуються перетворюються в поточні плани по функціональним типам управління і підрозділом. Поточні плани, як результат планування визначають для будь-яких рішень роботи і задачі.

Атрибути плану:

• технологія виконання;

• перелік виконавців і відповідальних;

• терміни початку та завершення, тривалість роботи (задачі);

• обсяг ресурсів;

• очікуваний результат.

Всі плани в організації функціональні: план виробництва; фінансовий план; план матеріально-технічного постачання, мають всі вони бути узгоджені і працювати на єдину мету. Як і цілі організації, всі елементи плану мають бути виміряні, тобто подані у вигляді показників ділової активності, рентабельності і фінансової стійкості.

Аспекти планування:

• Планування дозволяє організації встановити реалістичні цілі і задачі та практично їх узгодити з власними можливостями;

• Планування сполучає інші функції управління;

• Планування дозволяє достовірно оцінити стан і динаміку дії провідних факторів зовнішнього середовища;

• Планування дозволяє узгодити їх з стратегією організації та власними ресурсами;

• Планування дозволяє виявити сильні і слабкі сторони організації.

Чим більш ретельніше планування, тим простіша організація ( процес), тим менша вірогідність відхилень між планом і результатом.

§5.2. Етапи планування, як процесу. Реалізації планування, як процесу. Види планів.

Технологія планування – це етапи від задуму, ідеї до готових роб. планів.

1. Задум – відправна точка планування. Аналіз існуючих можливостей. Після задуму організації / підрозділу слід встановити стан об’єкту управління ( КИМ, ЧИМ, управляємо ). Визначається теперішній стан, колишній стан прогнозується майбутній. Відповідно до цього визначається зовнішнє і внутрішнє середовище організації.

2. Постановка головних цілей і задач – Встановлюється очікуваний прогнозований стан об’єкту управління і здійснюється послідовний розподіл мети на під-цілі, задачі і роботи підрозділом організації у відповідності з її структурою.

3. Розробка планових пропозицій - в процесі досягнення мети, виконання робіт і задач, обстежуються реакції внутрішнього і зовнішнього середовища на кожну заплановану дію : «якщо …то ...» .

При цьому враховується складність і невизначеність зовнішнього середовища і можливі відхилення результатів процесу організації від планів.

4. Розробка альтернатив варіантів рішень - Кожне рішення повинне мати необхідні атрибути плану:

• відповідальні, виконавці;

• тривалість;

• ресурси;

• технологія виконання;

• очікувані результати;

• можливі реакції зовнішнього середовища.

Розробка альтернатив здійснюється переважно середнім рівнем управління, може бути типовою чи ні.

5. Оцінка альтернатив – Здійснюється ОПР середнього і вищого рівня в залежності від складності рішень, його важливості та повноважень ОПР. Оцінка здійснюється за встановленим в організації критерієм. (ОПР – особи, що приймають рішення)

Критерій – показник або шлях встановлення того чи відповідає рішення встановленим вимогам ОПР взагалі чи в якій мірі.

6. Вибір альтернативи.

7. Розробка планових документів.

Обрана альтернатива узгоджена всередині організації перетворюється на один з функціональних чи поточних чи стратегічних планів. Можливо, що здійснення планів потребуватиме значних змін виробничої і управлінської структури.

Тоді такі плани мають супроводжуватись додатковими планами – плани організаційно-технічних заходів. В такий спосіб забезпечується відповідальність внутрішнього середовища організації потребам, що встановленні в плані.

Види планів:

• Прогноз - ймовірне твердження про майбутнє щодо стану організації, її елементу, фактору зовнішнього середовища з великим ступенем достовірності.

• План – прогноз з регульованими параметрами тобто атрибутами плану.

• Курс дій - планований документ, який визначає дії керівництва організації, стратегію при прийнятті найважливіших рішень.

• Бюджет - план в якому цифровому вигляді вкладено обсяг необхідних витрат і очікування доходів.

• Калькуляція - розрахунок витрат необхідних для виробництва робіт чи надання продукції.

• Кошторис – розрахунок витрат на виконані окремого виду робіт, їх комплексів, виконання проекту із зазначенням елементів робіт, їх витрат, виконавців.