Управление, основанное на фактах и данных

Третий базовый принцип TQM – «Управление, основанное на фактах и данных» непосредственно связан с предыдущим принципом, т.к. обеспечивает практические механизмы непрерывного улучшения, и применяется на всех уровнях планирования и менеджмента организации.

Достаточно часто управление организациями, проектами и программами основывается на интуиции, внешних и внутренних субъективных влияниях, предчувствиях или политике организации. В настоящее время внешние и внутренние силы требуют исключения этого необоснованного и ненадежного подхода к управлению.

Уменьшающееся или нестабильное финансирование образовательных учреждений, необходимость повышения заработной платы сотрудников, повышение стоимости внешнего обеспечения и услуг, необходимость постоянного совершенствования образовательных программ, учебного процесса, его обеспеченности и системы управления, расширяющаяся конкурентная борьба образовательных учреждений за обучающихся (студентов), гранты и финансовую поддержку все более вынуждают образовательные учреждения принимать решения и действовать на основе реальных фактов и данных, а не полагаться на частичное осознание существующего положения, традиционные взаимосвязи и привычные методы работы.

Управление, основанное на фактах и данных, требует существенных изменений в принципах работы всех структур вуза и на всех уровнях управления и подразумевает в первую очередь:

• выбор и обоснование качественных и количественных критериев достижения поставленных целей;

• разработку и внедрение механизма и процедур сбора информации и данных в рамках системы мониторинга образовательного учреждения;

• эффективный менеджмент процессов на базе комплексного использования различных методов и инструментов менеджмента качества для сбора, обработки, анализа данных и принятия соответствующих решений, основанных на фактах и данных;

• непрерывное улучшение качества рабочих процессов.

Таким образом, управление, основанное на фактах и данных, требует двух основных вещей. Во-первых, необходимо непрерывно или периодически собирать объективные данные таким образом, чтобы получаемая информация была достаточно полна и надежна (верна). Во-вторых, управление следует строить на основе анализа этой информации, а не на основе интуиции, традиций, предчувствий или других подобных необъективных факторов.

Управление, основанное на фактах и данных, важно также и потому, что сотрудники, собирающие и использующие факты и данные, обеспечивают для себя и для руководства единую основу для коммуникации и понимания состояния дел, что было уже сделано и что предстоит еще сделать. Это способствует положительной мотивации сотрудников, пониманию ими, почему принимаются те или иные решения, и, в конечном счете, обеспечивает реализацию четвертого базового принципа TQM «Ориентация на сотрудников их вовлечение и мотивация».

Ориентация на сотрудников их вовлечение и мотивация

Методы менеджмента качества основываются на предположении, что достижение поставленных стратегических и тактических целей возможно только при условии заинтересованности сотрудников организации в результатах своей деятельности. Заинтересованность проявляет потенциал сотрудников, направленный на решение проблем, положительно сказывается на творческом уровне и производительности работы, повышая тем самым их вклад в успешное функционирование организации, т.е. создает положительную мотивацию сотрудников. Под мотивацией понимается совокупность взаимосвязанных мотивов (т.е. побуждений, желаний, потребностей), которые вызывают определенное поведение. Мотивировать – означает «влиять на мотивацию», то есть активизировать уже существующие мотивы посредством использования соответствующих стимулов. Речь может идти о влиянии на позицию личности с помощью внутренней мотивации или на ее поведение с помощью внешней мотивации.

Мотивация сотрудников может состоять:

1. в повышении личных и профессиональных способностей и создании условий для их реализации;

2. в улучшении условий труда;

3. в повышении уровня оплаты труда;

4. в социальной защите и обеспеченности;

5. в улучшении качества руководства и др.

Концепции управления традиционно предусматривают строгое разделение задач управленческой и исполнительской деятельности. Это отражается в разделении любой организационной структуры на многие уровни руководства и уровни исполнения. Традиционно управленческую деятельность берет на себя уровень руководства. Доля управленческой деятельности в общей деятельности уменьшается соответственно движению вниз по иерархическим уровням. Сотрудникам исполнительского уровня традиционно управленческая деятельность не поручается. В этом случае дальнейшее развитие организации остается исключительно в компетенции высшего руководства.

Как современный метод управления, TQM предусматривает использование творческого потенциала сотрудников всех уровней иерархии для дальнейшего развития организации, включая традиционно неиспользуемый потенциал сотрудников исполнительского уровня. Постепенно уходит в прошлое ситуация, когда высококвалифицированный специалист в полной мере использует свои творческие возможности и интеллект только тогда, когда это касается его личных дел. В организациях, использующих принципы TQM, в такие направления управленческой деятельности как, например, постановка целей, планирование, текущее управление, организация и улучшение, обязательно вовлекаются исполнители – специалисты и вспомогательный персонал. В связи с этим в ряде случаев говорится также о самостоятельных действиях сотрудников.

На практике принцип повышения участия сотрудников в задачах управления позволяет, кроме того, на основе организации работы, ориентированной на команду, добиться создания службы по сбору предложений по улучшению и организации групп по улучшению. В связи с этим большое значение имеют такие методы менеджмента, как метод непрерывных улучшений, статистическое управление процессами или группы качества. Методы менеджмента качества основываются на предположении, что успешная деятельность организации в большой степени зависит от поведения руководства по отношению к своим сотрудникам. Целью осуществления принципов менеджмента качества является руководство самостоятельными действиями сотрудников в духе политики, стратегии и целей организации. Управление становится тем значительнее для результативной деятельности, чем большее число сотрудников участвуют в постоянном развитии организации. Основной принцип следующий: чем лучше руководству удается сконцентрировать активность сотрудников на решение вопросов улучшения, тем быстрее организация достигает своих целей.

Качество поведения руководства, называемое также качеством управления, определяется из сравнения ожиданий сотрудников от поведения руководства и ощущений от фактического отношения администрации к ним и к делу. На практике можно улучшить отношение к руководству благодаря целенаправленным мероприятиям по подготовке и развитию менеджеров.

Общие цели любой организации состоят в улучшении качества работы, качества рабочих мест, рабочей атмосферы.

Одним из современных методов менеджмента качества для вовлечения сотрудников в активную деятельность, прежде всего по изменению и улучшению процессов, является «работа в команде». Для этого у персонала организации должны быть сформированы новые навыки и способности, т.е. речь идет об обучении персонала в широком смысле. При активном участии в решении проблемы, в проектах по улучшению или в процессе согласования и достижения совместных целей происходит интенсивное обучение на деловом уровне и уровне отношений.

Другое преимущество проявляется при реализации результатов работы. Например, если задействованные в некотором проекте сами участвовали в составлении рабочих документов, то они чувствуют себя ответственными за это и будут больше обращать внимание на действительное выполнение их содержания.

Команда – это группа людей, способных к работе, действия и силы которых объединяются для совместного достижения целей. При этом члены группы совместно работают в условиях открытого и доверительного климата, ощущают свою работу как имеющую смысл, чувствуют себя ответственными за результаты и ассоциируют себя с командой.

Команды по улучшению работают либо в течение определенного времени или ориентированы на решение определенной проблемы (кружки качества, группы действий, команды по улучшению). В связи с управлением процессом, различные команды зачастую объединены и постоянно обмениваются информацией.

Команды по улучшению качества (а также кружки качества, группы обучения, группы действия и т.д.) – организованные и созданные в организации группы, сначала большей частью принадлежащие к одной сфере деятельности, которые на добровольной основе самостоятельно преследуют поставленные перед собой цели. Они могут образовываться на любых иерархических уровнях и на всех этапах рабочих процессов.

Добровольное участие сотрудников в организованной работе в группе дает им возможность применить их собственные (частью неиспользованные) способности и развить их в свою пользу, при условии того, что:

• сотрудник получает обширную информацию относительно его деятельности и о соответствующей проблеме;

• сотрудник принимает участие в процессе принятия решений;

• успехи отдельного сотрудника положительно оцениваются в группе;

• увеличивается взаимосвязь результатов собственной работы с результатами работы организации в целом;

• растут удовлетворенность работой и чувство собственной значимости.