2.3. Классификация рабочих процессов вуза
В настоящее время не существует единой классификации или номенклатуры бизнес-процессов организаций. На Рис.3.5 изображена одна из возможных укрупненных классификаций.
Рис. 4.5. Укрупненная классификация бизнес-процессов организации.
Надо отметить что, приведенная классификация процессов является достаточно условной и только руководство конкретной организации может определять, какие из процессов в соответствии со стратегией и политикой организации являются основными, а какие вспомогательными.
Если процессы менеджмента, в конечном счете, определяют основной вектор развития основных рабочих процессов организации, то вспомогательные процессы как бы поддерживают основные рабочие процессы снизу, обеспечивая их необходимыми ресурсами.
Любой вуз представляет собой организацию с достаточно сложной системой пересекающихся и взаимодействующих процессов. Поэтому основную сложность на первом этапе разработки и внедрения системы менеджмента качества представляет классификация, идентификация и описание основных рабочих процессов вуза.
Всю возможную деятельность вуза можно условно разделить на четыре главных производственных процесса:
процесс образовательной деятельности;
процесс научно-исследовательской и консультационной деятельности;
процесс разработки и выпуска учебно-методических материалов для внешнего использования;
процесс производственной деятельности (если вуз ею занимается).
Процесс разработки и выпуска учебно-методических материалов для внешнего использования отличается от такого же внутреннего вспомогательного процесса только наличием подпроцесса внешнего сбыта, а процесс производственной деятельности, который вообще не характерен для вузов, не имеет особых отличий от обычных процессов промышленных предприятий. Поэтому при идентификации и классификации рабочих процессов вуза мы ограничимся рассмотрением только первых двух главных процессов. На Рис. 2.6 представлена обобщенная карта рабочих процессов вуза. На ней отдельно выделены и указаны процессы менеджмента, производственные процессы и некоторые основные вспомогательные процессы. На этом рисунке процесс разработки образовательных программ, учебных планов и курсов лекций (процесс проектирования образовательных услуг) в виду его важности вынесен в отдельный процесс, хотя он может рассматриваться как составная часть общего процесса проектирования и предоставления образовательных услуг (образовательного процесса).
Применительно к работе вуза к процессам управления или менеджмента относятся:
процесс стратегического планирования и управления;
управление реорганизацией процессов и структуры вуза;
процесс работы Совета вуза;
процесс работы Научно-технического совета вуза;
оперативное управление и координация деятельности различных структурных подразделений;
определение потребности, организация подбора, обучения, повышения квалификации персонала и управление персоналом;
утверждение персоналий по руководящим должностям;
планирование финансово-хозяйственной деятельности и анализ отчетов экономического состояния вуза;
анализ руководством вуза результатов проверок вуза и его структурных подразделений и принятие соответствующих решений и др.
К основным рабочим (производственным) процессам вуза можно отнести процессы проектирования образовательных программ и технологий обучения и процессы, непосредственно связанные с предоставлением образовательных услуг и выполнением научных исследований и разработок:
разработка новых образовательных программ, учебных планов, рабочих программ дисциплин, курсов лекций, лабораторных работ, практических занятий и курсовых работ;
прием студентов на факультеты вуза;
непосредственное осуществление образовательного (учебного) процесса (чтение лекций, проведение практических занятий и лабораторных работ, консультации и т.д.);
контроль полученных обучающимися знаний и навыков (контрольные работы, текущий контроль, зачеты, экзамены, защита курсовых и дипломных работ);
выполнение научных исследований и разработок;
измерения параметров и контроль рабочих процессов с последующими корректирующими действиями и др.
Рис. 2.6. Обобщенная карта рабочих процессов вуза (факультета).
К вспомогательным или подчиненным процессам относятся, например:
маркетинговые исследования рынка образовательных услуг и рынка труда сбор информации о запросах потребителей образовательных и научно-исследовательских услуг вуза (внутренних и внешних);
профориентационная и рекламная деятельность;
процессы ресурсного обеспечения, включая взаимодействие с поставщиками, закупки необходимого учебного оборудования и учебно-методической литературы;
процессы учебно-методической работы;
вспомогательные процессы учебной деятельности (работа со студентами, преподавателями и т.д.);
управление информацией и данными, их хранение, обработка и т.п.;
процессы обеспечения и управления финансовыми средствами;
процессы управления инфраструктурой вуза;
обеспечение связи с окружением (работа с общественностью).
Из трех категорий процессов, указанных на Рис. 2.6, часто выделяют так называемые ключевые или основные для данной отрасли или организации процессы, которые в первую очередь определяют качество результатов работы, успех или неуспех в достижении поставленных стратегических целей и задач и которые в наибольшей степени влияют на удовлетворенность (или неудовлетворенность) потребителей. К ключевым процессам могут относиться основные рабочие процессы, процессы менеджмента, а также и вспомогательные процессы.
При этом ключевыми процессами, определяющими качество работы вуза, являются:
процесс стратегического планирования и управления;
процессы подбора, обучение, повышение квалификации персонала;
процессы разработки новых образовательных программ, учебных планов, рабочих программ дисциплин, курсов лекций, лабораторных работ, практических занятий и курсовых работ;
прием студентов на факультеты вуза;
непосредственное осуществление образовательного (учебного) процесса (чтение лекций, проведение практических занятий и лабораторных работ, консультации и т.д.);
контроль полученных знаний и навыков студентов (контрольные работы, текущий контроль, зачеты, экзамены, защита курсовых и дипломных работ);
вспомогательные процессы учебной деятельности (работа со студентами, преподавателями, составления расписания занятий, распределение аудиторного фонда, расписания экзаменов и т.п.).
Идентификация специфических ключевых процессов помогает высшему руководству организации при решении вопросов концентрации ресурсов и средств с целью достижения наибольшей пользы и успеха в какой процесс нужно инвестировать в первую очередь и где существует потенциал для инвестиции в проектные работы или улучшения процессов. Ключевые процессы существенно зависят от отрасли в которой работает конкретная организация.