Составление информационно-справочных документов

Цель занятия — изучение назначения информационно-справочных документов и особенностей оформления каждого вида этой группы документов.

В результате выполнения заданий студенты должны:

 иметь представление о типовых ситуациях, оформляемых уни­фицированными формами информационно-справочных до­кументов;

 знать виды информационно-справочных документов, требования к формуляру каждого вида;

 уметь составлять все виды информационно-справочных до­кументов.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить правила составления и оформления информационно-справочных документов, обратив внимание на особенности требований к каж­дому виду.

1. Составьте и оформите в соответствии с требованиями государственного стандарта:

- докладную записку (внутреннюю и внешнюю); объяснительную записку (внутреннюю и внешнюю);

- акт;

- письма (гарантийное, напоминание, приглашение, уведомление, рекла­мацию и т. д.);

- телефонограмму.

Указания по выполнению задания

1. Изучите виды информационно-справочных документов, при каких управленческих ситуациях они создаются.

   2. Выявите особенности каждого вида информационно-справочного доку­мента.

2. Изучить требования государственного стандарта к оформлению рекви­зитов, входящих в типовой формуляр каждого вида информационно-справочного документа.

3. Составить и оформить документы в соответствии с полученными зада­ниями.

Контрольные вопросы

1. Перечислите реквизиты, входящие в состав информационно-справочных документов.

2. Укажите особенности оформления информационно-справочных документов.

3. Какие требования предъявляются к тексту писем?

Материалы к занятию

Словарь с определениями понятий.

ГОСТ с требованиями к оформлению документов.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М. 2009.

Материалы с индивидуальными заданиями для самостоятельного составления документов.

Литература

1. Андреева В.И. Оформление актов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 7. С. 12-21.

2. Анохина А.А. Правила составления протокола // Секретарь-референт. 2006. № 12. С. 24-31.

3. Вялова Л.М. Составление и оформление справок (служебных и личных) // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 6. С. 19-27.

4. Вершинина Е.А. Сопроводительное письмо // Секретарь-референт. 2010. № 6. С. 72-73.

5. Журавлева М.В. И снова о служебном письме // Секретарь-референт. 2011. № 5. С. 17-24.

6. Иритикова В. Общие правила составления и оформления протокола // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 5. С 44-57.

7. Каменева, Е.М. Служебные письма / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. – 2008. – № 10. – С. 17–26.

8. Носарева Н. Служебная записка. Что может быть проще? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 4. С.

9. Янковая В.Ф. Составляем характеристику // Секретарь-референт. 2006. № 9. С. 35-36.

10. Янковая В.Ф. Сопроводительное письмо // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 3. – С. 12–19.