Формуляр современного управленческого документа

Цель занятия — изучение современных требований государ­ственных стандартов и нормативно-методических актов к оформле­нию служебных документов.

В результате выполнения заданий студенты должны:

 иметь представление о тенденциях развития документа и принципах построения формуляра–образца организационно-распорядительных документов;

 знать состав реквизитов и требования государственного стан­дарта к оформлению документа;

 уметь проектировать бланки документов учреждений и навыки работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению и применению.

Задания для самостоятельной работы

1. Изучить комплект нормативно-методических документов по документированию управленческой деятельности (ГСДОУ и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

2. По нормативно-методическим документам выявить виды организационно-распорядительных документов, включенных в систему УСОРД.

3. Изучить ГОСТ с требованиями к оформлению документов, определить его структуру, состав разделов.

4. Изучить требования государственного стандарта к бланку документа.

5. Проанализировать предложенную коллекцию документов, определить реквизиты, указать недостатки в их расположении и оформлении.

6. Составить на основании раздаточного материала бланки (общий и для письма) организаций и предприятий различных форм собственности вариантами продольного и углового расположения реквизитов.

Указания по выполнению задания

1. Изучить разделы ГСДОУ и «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», государственный стандарт на организационно–распорядительную документацию и отметить как в этих документах решаются вопросы документирования.

2. Перечислить виды документов, входящих в систему УСОРД.

3. Изучить государственный стандарт с требованиями к оформлению документов, записать его разделы и определить структуру.

4. Изучить требования государственного стандарта к бланкам документе, определить различия общего бланка и бланка для письма, варианты расположения реквизитов в бланке (угловое, центрованное). Выяснить, в соответствии с требованиями каких нормативных документов проектируются бланки государственных организаций и организаций и предприятий нового типа.

5. Изучить предложенную коллекцию (3-5 документов) и, анализируя документы, выявить недостатки в оформлении бланка (отсутствие необходимых реквизитов и правильность оформления имеющихся), определи правильность расположения и оформления реквизитов документа (заголовка, даты и индекса, подписи, отметок о поступлении и направлении документа вдело и др.).

6. На основе раздаточного материала спроектировать бланки документов конкретных организаций в соответствии с требованиями государствен­ных стандартов, на формате бумаги А4: общий и для письма с продоль­ным и угловым расположением реквизитов.

Контрольные вопросы

1. Перечислите виды нормативных актов, регламентирующих докумен­тирование управленческой деятельности.

2. Дайте определение и укажите состав УСОРД.

3. Каковы основные требования к оформлению бланков?

4. Оформление отдельных реквизитов документов.

5. Формат бумаги.

6. Чем различаются общий бланк и бланк для письма?

Материалы к занятию

Словарь с определениями понятий.

ГОСТ с требованиями к оформлению документов.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

Коллекция документов.

Справочные данные для проектирования бланков.

Литература

1. Андреева В.И. Регламентация работы с документаит: проблемы и решения / Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2010. – № 4. – С. 30–34.

2. Андреева В.И. Удостоверение документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011. № 0. С 64-69; № 1. С. 50-57.

3. Анохина А.А. Проектирование углового бланка // Секретарь-референт. 2006. № 5. С. 27-31.

4. Анохина А.А. Проектировние продоьного бланка с центрированым расположением реквизитов // Секретарь-референт. 2006. №. 4. С. 22-31; № 5. С. 22-26.

5. Анохина А.А. Проектирование бланков. Создание шаблонов // Секретарь-референт. 2006. № 6. С. 33-37.

6. Каменева Е.М. Приложение и отметка о его наличии // Секретарь-референт. 2011. № 8. С. 25-29.

7. Каменева Е.М. Бланк документа / Е.М. Каменева, Т.В. Козлова // Секретарь-референт. 2011. № 8. С. 25-29.

8. Каменева Е.М. Гриф утверждения документа // Секретарь-референт. – 2009. – № 4. – С. 17–23.

9. Козлова Т.В. Документ – визитная карточка организации // Секретарь-референт. 2006. № 8. С. 21-24.

10. Топчиева, И.В. Правила составления и оформления бланков писем организации на двух языках / И.В. Топчиева // Секретарское дело. – 2006. – № 1. – С. 10–15.

11. Чуковенков А.Ю. Расшифровка подписи // Секретарь-референт. 2011. № 5. С. 25-29.

12. Чуковенков, А.Ю. Поговорим о печатях… / А.Ю. Чуковенков // Секретарь-референт. – 2007. – № 7. – С. 22–26.

13. Юсипова Е.Г. Все о подписи: особенности некоторых видов документов // Секретарь-референт. 2009. № 10. С. 32-37.

14. Янковая В.Ф. Утверждение документов // Секретарь-референт. 2006. № 3. С. 28-31.

15. Янковая В.Ф. Резолюция на документе // Секретарь-референт. 2006. № 6. С. 30-32.

16. Янковая В.Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. № 5. С. 17-23.

Лабораторная работа № 10