0. Организационно-распорядительные документы

   0. Организационные документы

Цель: Научиться оформлять организационные документы.

Методические указания для студентов

Организационные (организационно-правовые) документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия. К организационным документам относятся: уставы, положения, инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка и др.

Организационно-правовые документы создают предприятия, учреждения и организации любого типа. Правильность их оформления придает юридическую силу, как самим актам, так и административным моментам, содержащихся в них.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

В уставе организации изложены правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности.

Устав организации закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов организации, условия реорганизации и ликвидации организации.

В зависимости от формы собственности различается порядок утверждения устава. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица с момента ее государственной регистрации.

Основными видами уставов являются:

– устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);

– устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);

– устав коммерческой организации (утверждается общим собранием учредителей, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;

– устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1. Уставы оформляют на стандартных листах бумаги формата А4. Титульный лист устава (приложение 4) должен иметь следующие реквизиты:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дату (датой устава является дата его утверждения);

– гриф утверждения;

– отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций);

– место издания (город).

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

– Общие положения;

– Цели, задачи, предмет деятельности;

– Правовой статус;

– Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи);

– Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими);

– Учет и отчетность;

– Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;

– Права и обязанности участников;

– Порядок ликвидации и реорганизации.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации (приложение 5).

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.)

Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения;

– наименование вида документа;

– дата;

– гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.

Формуляр положения и образец оформления приведены в приложениях 6 и 7).

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция – документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция разрабатывается руководителем подразделения на своих подчиненных или кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается руководителем организации.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется по форме Т-3. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя или руководителем кадровой службы, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается приказом руководителя предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

Штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год.

Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

– ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

– Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;

– ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности, и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Разработкой ЕТКС занимается Министерство здравоохранения и социального развития РФ совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов разработан в целях реализации Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики с учетом новых производственно-экономических условий развития Российской Федерации и опыта разработки международных классификаторов.

Все вышеназванные справочники имеются в базе СПС Консультант Плюс, которая установлена в 208 кабинете для самостоятельной работы студентов. Образец оформления штатного расписания приведен в приложении 8.

Структура и штатная численность – организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Приложение 9

Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

– организация работы предприятия;

– взаимные обязанности работников и администрации;

– предоставление отпусков;

– командирование сотрудников;

– внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Приложение 10.

Задания для самостоятельной работы

1. Оформить организационный документ (по вариантам).

2. Подготовленный документ распечатать.

Ход выполнения задания

Начинать выполнение работы следует с изучения рекомендованных нормативных источников и литературы.

При изучении теоретического материала данной темы следует обратить внимание на следующие вопросы:

1. Место организационных документов в системе организационно-распорядительной документации; нормативный характер организационной документации;

2. Состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственности;

3. Основные виды уставов, порядок их утверждения;

4. Типовые структуры текста и основные реквизиты отдельных видов организационных документов.

После изучения теоретических вопросов внимательно изучите формуляры документов и образцы их оформления, приведенные в приложениях.

Выполните с помощью персонального компьютера задание, соответствующее номеру варианта. Распечатайте документ.

Источники и литература

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ 05.12.1994, № 32, ст. 3301, «Российская газета», № 238-239, 08.12.1994.

2. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // СЗ РФ, 01.01.1996, № 1, ст. 1, «Российская газета», № 248, 29.12.1995

3. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» // СЗ РФ, 15.01.1996, № 3, ст. 145, «Российская газета», № 14, 24.01.1996.

4. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // СЗ РФ, 16.02.1998, № 7, ст. 785, «Российская газета», № 30, 17.02.1998.

5. Постановление Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций» //«Бюллетень Госкомтруда СССР», № 11, 1984, «Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР», № 1, 1985

6. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» По заключению Минюста РФ данный документ в государственной регистрации не нуждается. - Письмо Минюста РФ от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД («Экономика и жизнь», № 19, 2004; «Бюллетень Минюста РФ», № 5, 2004) //«Финансовая газета», № 13, 2004 (Постановление), «Бюллетень Минтруда РФ», № 5, 2004

7. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // СЗ РФ, 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009

8. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: «Питер», 2007. – 272 с.

9.. Охотников А.В.Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Учебно-практ. пособие. М.: Март, 2004. – 64 с.