3.3.3. Типовая внутренняя структура делового письма

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:

заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель. Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

обращение. Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

цель письма. Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Ход выполнения задания

  Для выполнения задания необходимо изучить материал рекомендованных учебников и учебных пособий и ответить на вопросы:

1. Для чего нужна деловая переписка?

2. Какие требования существуют по оформлению деловых писем?

3. Какие типы деловых писем вы знаете? Каковы их особенности?

4. На чем составляются служебные письма?

5. Какие требования существуют при написании писем зарубежным деловым партнерам?

6. Кто должен подписывать письмо?

7. Ставится ли печать на деловом письме?

8. Какие способы передачи управленческой информации вы еще знаете?

9. Какие реквизиты обязательны для деловой переписки?

Задания для самостоятельной работы

1. Оформить письмо в соответствии с заданным типом (по вариантам).

2. Оформленный документй распечатать.

Источники и литература:

Басаков М.И. Служебное письмо: порядок подготовки и оформления. М.: Дашков и К, 2010. – 124 с.

Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд. _ СПб.: Питер, 2008. – 224 с.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2009.

Кузнецов И. Н. Деловое письмо: учебно-справочное пособие. М.: Изд. дом Дашков и К», 2007.

Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству: Руководство к составлению. М.: Изд-во «ПРИОР», 2007.

3.4. Документы по личному составу

Цель: изучение организации кадрового делопроизводства

Методические указания для студентов