- •Документационное обеспечение юридической деятельности
- •Предисловие
- •Содержание контрольной работы
- •1 Вариант
- •2 Вариант
- •3 Вариант
- •4 Вариант
- •5 Вариант
- •3. Методические указания по выполнению контрольной работы
- •3.1. Реквизиты документов. Бланки документов
- •Организационно-распорядительные документы
- •Организационные документы
- •Распорядительные документы
- •Информационно-справочные документы
- •3.3. Деловая переписка
- •3.3.1. Правила оформления переменных реквизитов Реквизит «18 – заголовок к тексту»
- •Реквизит «11 – дата документа»
- •Реквизит «12 – регистрационный номер документа»
- •Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»
- •Реквизит «15 – адресат»
- •Реквизит «20 – текст документа»
- •Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»
- •Реквизит «22 – подпись»
- •Реквизит «25 – оттиск печати»
- •Реквизит «27 – отметка об исполнителе»
- •3.3.3. Типовая внутренняя структура делового письма
- •3.4. Документы по личному составу
- •3.4.1. Оформление унифицированных форм первичной учетной документации. Общие принципы
- •3.4.2. Заполнение формы №т-1«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»
- •3.4.3. Заполнение формы №т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» и формы № т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»
- •Приказы по форме № т–5 (№ т–5а) применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.
- •3.4.5. Заполнение личных карточек форма № т-2 и № т-2 – гс (мс)
- •Правила заполнения общих учетных сведений
- •ЗаполнениЕ раздела I формы т-2 «Общие сведения»
- •ЗаполнениЕ раздела II «Сведения о воинском учете»
- •II. Сведения о воинском учете
- •ЗаполнениЕ раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу»
- •III. Прием на работу и переводы на другую работу
- •ЗаполнениЕ раздела IV «Аттестация»
- •IV. Аттестация
- •ЗаполнениЕ раздела V «Повышение квалификации»
- •V. Повышение квалификации
- •ЗаполнениЕ раздела VI «Профессиональная переподготовка»
- •Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется на основании диплома или свидетельства, подтверждающих профессиональную переподготовку, и в строгом соответствии с ними.
- •VI. Профессиональная переподготовка
- •ЗаполнениЕ раздела VII «награды (поощрения), почетные звания»
- •VII. Награды (поощрения), почетные звания
- •ЗаполнениЕ раздела VIII «отпуск»
- •ЗаполнениЕ раздела IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством»
- •ЗаполнениЕ раздела X «Дополнительные сведения»
- •ЗаполнениЕ раздела
- •XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
- •XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения) по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации
- •Общество с ограниченной ответственностью «Ракурс»
- •Об отказе работника от подписания приказа личной карточки
- •Внесение изменений и исправлений в личную карточку
- •Общество с ограниченной ответственностью «Ракурс»
- •Об утверждении изменений в форму личной карточки работника
- •1. Фамилия Тихонова Дочкина Имя Ольга Отчество Степановна
- •3.4.6. Правила ведения и заполнения трудовых книжек
- •3.5.Технологии работы с документами
- •3.5.1. Регистрация и индексация документов
- •3.5.2. Номенклатура дел
- •3.5.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •3.5.3. Подготовка документов к архивному хранению
- •Библиографический список Нормативные правовые акты и методические материалы
- •Литература
- •Образец оформления титульного листа устава оао
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи
- •3.Функции
- •4.Права и обязанности
- •5. Ответственность
- •6. Взаимоотношения. Связи
- •Структурная и штатная численность аппарата предприятия
- •Образец заполнения Штатного расписания
- •Образец оформления Правил внутреннего распорядка
- •Открытое акционерное общество «Зенит» оао «Зенит» указание
- •Челябинская городская Дума четвертого созыва
- •Образец оформления акта
- •Образец оформления протокола
- •Образец оформления докладной записки
- •Образец оформления объяснительной записки
- •Образец оформления справки
- •Образец оформления телеграммы
- •Приложение 23 Пример оформления служебного письма
- •(Распоряжение)
- •Личная карточка работника
- •I. Общие сведения
- •II. Сведения о воинском учете
- •III. Прием на работу и переводы на другую работу
- •IV. Аттестация
- •V. Повышение квалификации
- •VI. Профессиональная переподготовка
- •VII. Награды (поощрения), почетные звания
- •VIII. Отпуск
- •IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
- •X. Дополнительные сведения
- •Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
- •Форма внутренней описи дела внутренняя опись
- •Образцы тестовых заданий
3.5.Технологии работы с документами
3.5.1. Регистрация и индексация документов
Цель:
Методические указания для студентов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документов преследует следующие цели:
– учет документов,
– контроль за их исполнением;
– справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации каждый документ получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.
Не регистрируются: рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения; программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
В состав основных реквизитов регистрации входят:
– наименование организации (автора или корреспондента);
– наименование вида документа;
– дата и регистрационный номер документа;
– дата и индекс поступления;
– заголовок к тексту (краткое содержание документа);
– резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
– срок исполнения документа;
– отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен.
Существует три формы регистрации документов:
– журнальная,
– карточная,
– автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):
лицевая сторона
оборотная сторона
Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации.