3. Методические указания по выполнению контрольной работы

3.1. Реквизиты документов. Бланки документов

Цель: приобретения навыков моделирования бланков письма и бланков документов различных видов.

Методические указания для студентов

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации.

Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Задания для самостоятельной работы

1. Изготовить бланк письма организации с угловым расположением реквизитов.

2. Изготовить бланк организации с продольным расположением реквизитов. Вид бланка зависит от номера варианта.

Ход выполнения задания

Для выполнения задания необходимо изучить государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (текст стандарта включен в хрестоматию, раздел «ГОСТы и классификаторы»), рекомендованную литературу (взять в библиотеке) и ответить на следующие вопросы:

1. Какие типы бланков по месту расположению реквизитов автора документа закреплены ГОСТ 6. 30-2003?

2. Для каких целей используют общий бланк, бланк письма, бланк должностного лица, бланк документа конкретного вида?

3. Какие реквизиты используются при оформлении: общего бланка; бланка письма; бланка конкретного вида документа?

Закрепить полученные знания о правилах расположения реквизитов можно при ответе на проверочные тесты (прил. ____ вопросы ____)

При создании бланков с угловым и продольным расположением реквизитов необходимо соблюдать определенную последовательность выполнения технологических операций:

1. Устанавливаются границы полей документа (верхнее и нижние поле – не более 2 см, правое – не менее 1 см, левое – не менее 2 см)

2. При помощи функции «вставка - надпись» создается зона адресанта – автора документа.

1. В зону адресанта вносится информация об авторе документа:

– герб РФ (герб субъекта РФ, эмблема предприятия)

– полное наименование организации;

– справочные данные об организации (почтовый адрес, каналы оперативной связи);

– коды ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП

– заготовку под дату и номер исходящей регистрации;

– ссылку на дату и номер документа запроса.

4. При помощи функции «формат надписи – цвета и линии» необходимо скрыть технологические рамки зон адресанта и адресата.

Для создания бланка документа конкретного вида используют те же приемы, что и для создания письма.

Зона адресанта документа конкретного вида включает следующую информацию:

– сокращенное наименование организации (например, ОАО «Сатурн»);

– наименование структурного подразделения – автора (инициатора) документа;

– наименование вида документа;

– заготовка под дату и номер документа;

– место составления или издания.

Правильность расположения и оформления реквизитов в зонах адресанта и заголовка уточните по схеме расположения реквизитов (приложение2) и образцах бланков (приложение 3).

Выполните с помощью персонального компьютера задание, соответствующее номеру варианта. Распечатайте документ.

Источники и литература:

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») // М., ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов)

2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: «Питер», 2007. – 272 с.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов.– 4-е изд.-М.: Инфра- М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2008. – 312 с

4. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие/А. А. Раздарожный. – М.: Инфра-М, 2007. – 303с.

5. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф.  Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Издательство «Проспект», 2005.– 212 с.