3.5.2. Номенклатура дел

Цель: приобретение навыков составления и оформления номенклатуры дел организации.

Методические указания для студентов

Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов

Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.

Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).

В номенклатуре дел небольших организация (без деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела:

– по названию видов документов («Акты», «Приказы» и т.д.);

– по содержанию документов («Контракты по поставке … за 20… г.»);

– по объектам, фирмам-контрагентам («Документы по совместной деятельности с ОАО … за 20…г.»);

– по корреспондентам, с которыми ведется переписка («Переписка с ЗАО … по финансовым вопросам за «)…г.»)

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

– название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;

– краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;

– дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с ОАО «Вихрь» за 2008 г.»;

– название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;

– слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2008 г. Копии».

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Задания для самостоятельной работы

1. Составить фрагмент номенклатуры дел организации, в которую включить изготовленные ранее документы, определив сроки их хранения по Перечню.

2. Оформленную номенклатуру дел распечатать.

Ход выполнения задания

Необходимо ознакомиться с рекомендованными нормативно-методическими документами и литературой.

При изучении данной темы следует обратить внимание на следующие вопросы:

1. Роль номенклатуры дел в организации работы с документами;

2. Виды номенклатур дел, их назначение;

3. Основные критерии качества номенклатуры дел.

После изучения теоретического материала необходимо внимательно ознакомиться с формуляром номенклатуры дел и образцом ее заполнения в приложении 29.

Оформить фрагмент номенклатуры дел и распечатать его.

Источники и литература:

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263) // документ опубликован не был

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) // «Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение», № 2, 2001.

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // документ опубликован не был

Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // СЗ РФ, 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009

Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд. _ СПб.: Питер, 2008. – 224 с.