3.4.1. Оформление унифицированных форм первичной учетной документации. Общие принципы

Для того, чтобы правильно оформлять приказы по личному составу, используя типовые унифицированные формы, необходимо уяснить основные принципы работы с ними.

Принцип 1. Унифицированные формы - обязательны

Согласно Постановлению Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ; в п. 1.2 – на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, кроме бюджетных учреждений.

Принцип 2. Форма - всего лишь шаблон, предназначенный для некой усредненной ситуации. Вы можете модернизировать ее. Позволяет нам это сделать Постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г № 20.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Иначе говоря, мы не вправе трогать все те реквизиты, которые есть в формах, но можем добавлять нужные нам графы, столбцы и т.д. (подобные изменения должны быть оформлены приказом (распоряжением) руководителя организации или лица, которому делегированы полномочия по подписанию таких приказов), а также расширять и сужать графы.

Принцип 3. Приказы различного вида не стоит смешивать между собой: приказ об увольнении с приказом на отпуск, приказ о переводе с приказом об изменении штатного расписания и т.д.

Принцип 4. Заполните все, что только можно заполнить, и не заполняйте, если необходимую информацию получить невозможно.

Например, при заполнении личной карточки работника (№ Т-2) необходимо указывать код места рождения по ОКАТО, но код для рожденных за пределами РФ (Казахстан и другие страны СНГ) указать невозможно и нет необходимости. В описанном случае следует ставить прочерк.

3.4.2. Заполнение формы №т-1«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»

Данные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма N Т-1а) строка (графа) «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

В стандартных ситуациях процесс оформления данных форм не вызывает трудностей. Однако бывают так называемые нетипичные ситуации, когда форму необходимо адаптировать. Таких случает несколько.

1. Прием на работу первого лица компании.

2. Адаптация формы под прохождение практики студентами.

3. Изменение реквизитов, связанных с оплатой труда сотрудников в случае приема на работу совместителя.

4. Изменение формы в том случае, если дата окончания срочного договора обуславливается наступлением какого-либо события.

5. Когда в трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция.

В первом случае основная проблема заключается в том, что наверху формы Т–1 написано «Принять на работу», в то время как к генеральному директору чаще применяется формулировка «Утвержден в должности» или «Назначен». В данном случае мы можем добавить соответствующий реквизит в форму Т–1, руководствуясь при этом постановлением Госкомстата № 20. Возможный вариант образца фрагмента адаптированной формы.

		Дата
Принять на работу	-с	-
	по
		Дата
Утвердить в должности	с	09.09.2009
	по	08.09.2012

	Табельный номер
Сергеева Сергея Ивановича	23

(фамилия, имя, отчество)

в	администрацию
	(структурное подразделение)
генерального директора
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

Или:

		Дата
Принять на работу	-с	-
	по
		Дата
Назначить	с	09.09.2009
	по	08.09.2012

	Табельный номер
Сергеева Сергея Ивановича	23

(фамилия, имя, отчество)

в	администрацию
	(структурное подразделение)
генерального директора
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

В статье 16 Трудового кодекса сказано, что в случаях и в порядке, которые установлены каким-либо нормативно-правовым актом, трудовые отношения возникают на основании трудового договора в результате:

– избрания (выборов) на должность;

– избрания по конкурсу на замещение соответствующей должности;

– назначения на должность или утверждения в должности и др.

Проще говоря, для принятия на работу некоторых лиц кроме самого главного основания — трудового договора — необходимы некоторые другие дополнительные основания, например, избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности. Данный факт может подтверждаться в отношении генерального директора, например, протоколом общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. А вот приказом работодателя оформляется прием на работу. Но приказ не является основанием для возникновения трудовых отношений. Если в трудовом договоре написано, что человек должен приступить к работе, например, 1 августа 2009 года, то в 9.00, когда он выйдет на работу, он будет обладать всеми полномочиями по соответствующей должности, даже если приказ о его приеме будет издан в 18.00. Таким образом, новый директор вполне может утвердить приказ о внесении изменений в форму Т–1.

При оформлении на работу генерального директора скорее всего возникнет необходимость и для включения сведений о дополнительном основании, необходимом для возникновения между ним и организацией трудовых отношений, например, о протоколе общего собрания участников, решении единственного участника и т.д. Построить приказ, утверждающий внесение изменений в форму Т–1, можно аналогично приказу, приведенному в Примере 9. Впрочем, все вносимые изменения можно утвердить и одним приказом. Необходимый нам фрагмент формы Т–1 будет выглядеть так:

Основание:

Трудовой договор от “	09	”	сентября	20	09	г. №	12
Протокол общества с ограниченной ответственностью «Арктур» от 06.09.2009 № 3

Во втором случае согласно Положениям о порядке проведения практики студентов образовательных учреждений высшего профессионального образования, о производственной (профессиональной) практике студентов, курсантов образовательных учреждений среднего профессионального образования, утвержденным Министерством образования Российской Федерации, практикантам при наличии в организации вакантных должностей студенты могут зачисляться на них, если работа соответствует требованиям программы практики. В данном случае желательно прежде всего внести в форму Т–1 информацию о том, что человек принимается на работу для прохождения производственной (или преддипломной) практики. Так как в данном случае прохождение производственной практики является в том числе причиной, обуславливающей заключение срочного договора, то новый вводимый в форму реквизит может выглядеть следующим образом:

	Табельный номер
Сергеева Андрея Геннадьевича	45

(фамилия, имя, отчество)

в	Юридический отдел
	(структурное подразделение)
Помощником юриста
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
Временно, основное место работы, продолжительность рабочей недели 15 час
(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом)	5000	руб.	00	коп.
	(цифрами)

надбавкой	-	руб.		коп.
	(цифрами)

с испытанием на срок

Не установлен

месяца(ев)

Причина заключения срочного трудового договора

Прохождение преддипломной практики

Тема дипломной работы

«Правовая защита электронных баз данных»

Назначить руководителя практики

С.М. Ким, начальника юридического отдела

Основание:

Трудовой договор от “

02

”

августа

20

10

г. №

112

В третьем случае в проблемных ситуациях, связанных с оплатой труда совместителей надо ввести необходимые реквизиты, благодаря которым станет ясно, каким образом производится оплата. Например, фрагмент адаптированной унифицированной формы может выглядеть так:

Оплата производится пропорционально отработанному времени (10 час в нед. При нормальной продолжительности 40 час. В нед.), исходя из оклада 30000 руб. 00 коп.

с тарифной ставкой (окладом)	-	руб.		коп.
	(цифрами)

надбавкой	-	руб.		коп.
	(цифрами)

Оплата составляет 7500 рублей

В четвертом случае, если дата окончания срочного договора определяется каким-либо событием, а не конкретным числом календаря, например, сотрудника взяли на время отпуска по беременности и родам другой работницы. Фраза «на время отпуска по беременности и родам» вряд ли вместится в ячейку после предлога «по» в унифицированной форме Т–1. День окончания трудового договора может быть обусловлен: одним из нескольких событий или событиями либо датой, например:

		Дата
Принять на работу	с	16.09.2010
	по	До выхода из отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет экономиста Ивановой З.Л.

или

		Дата
Принять на работу	с	16.09.2010
	по	10.11.2011 г. либо до окончания работ в соответствии с проектом

В пятом случае, когда в трудовом договоре указана не должность, на которую принимается работник, а его трудовая функция, необходимо внести в форму дополнительные реквизиты и утвердить сделанные изменения приказом руководителя. Вводится графа для написания трудовой функции, в графе же «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)» стоит прочерк. Соответствующий фрагмент формы будет выглядеть так:

	Табельный номер
Карагодина Людмила Сергеевна	17

(фамилия, имя, отчество)

в	Отдел продаж
	(структурное подразделение)
Осуществление продаж мягкой мебели
(трудовая функция)

Пример оформления формы № Т-1 приведен в приложении 24.