Функции планового отдела

1. Составление проектов перспективных, годовых и оперативных планов подрядных и субподрядных работ.

2. Доведение плановых заданий до исполнителей.

3. Организация учета выполнения плановых заданий и составление отчетов.

4. Согласование с заказчиками внутрипостроечных титульных списков, осуществление экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности.

5. Разработка предложений по повышению эффективности работы строительной организации.

6. Составление смет фондов экономического стимулирования.

7. Участие в организации экономического обучения кадров.

Рисунок 8 – Схема функциональных связей планового

Отдела (к примеру)

Практическое занятие № 5

Составление служебных документов

Задание. Составить служебный документ.

Исходные данные.

Темы приказов.

1. О приёме на работу.

2. О назначении на должность

3. Об увольнении по инициативе администрации в связи с сокращением штатов аппарата управления.

4. О реорганизации аппарата управления предприятия

5. О наложении взыскания

• за систематическое невыполнение служебных обязанностей;

• систематическое нарушение трудовой дисциплины;

• систематическое нарушение правил техники безопасности.

6. О праздновании Дня Строителя.

Теоретические положения

В соответствии с назначением документы могут быть

распорядительными (приказы, распоряжения, и т.д.),

информационно-справочными

служебные письма (запросы, ответы, просьбы, напоминания, заявки),

• служебные, докладные, объяснительные записки,

• объявления,

• сообщения;

исполнительными (отчёты);

претензионными (рекомендательные письма, исковые заявления и др.);

регламентирующими.

Принято деление документов

по степени срочности: простые, срочные, весьма срочные;

по форме: стандартные, нестандартные;

по сложности: простые и сложные;

на входящие – поступающие в данное учреждение и исходящие - отправляемые учреждением.

Служебный документ имеет реквизиты. Т.е. определенные данные, совокупность которых составляет формуляр документа. Количество реквизитов в документе определяется его назначением. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.

Формуляр – образец документа установлен Государственным стандартом. Максимальный состав реквизитов

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации или предприятия.

3. Изображение наград.

4. Код предприятия или организации по классификатору предприятий и организаций.

5. Код формы документа по классификатору управленческой документации.

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование учреждения, организации или предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс предприятия связи, почтовый или телеграфный адрес, факс, Интернет-почта.

10. Название документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14. Место составление или издания.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложений.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копий.

28. Фамилия и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных в машинный носитель.

31. Отметка о поступлении.

Авторами служебных документов могут быть учреждения, организации, предприятия. Подписывающие их выступают как представители учреждений. Использование бланков придаёт информации официальный характер, облегчает исполнение и использование документов.

. На документах пишется адресат, которому направляется документ: учреждение (в именительном падеже) или частное лицо (в дательном падеже).

Название документа указывается на всех (приказ, протокол, акт и т.д.) документах, кроме писем. На всех документах указывается дата подписания, утверждения, опубликования и вхождения в силу, ознакомления, визирования, контроля.

Дата ставится лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата является поисковым признаком (число, месяц, год), её пишут арабскими цифрами. Например, 23.09.11.

Ссылка на имеющиеся приложения указывается под текстом.

Юридическую силу документу даёт подпись, утверждение и приложение печати. В состав подписи входят наименование должности руководителя, его личная подпись, инициалы и фамилия. Юридическая сила документам (уставам, планам, актам) придаётся на основании утверждения руководителем данного учреждения или вышестоящим органом управления. Утверждается документ после его подписания. Гриф утверждения включает слово «Утверждаю», название должности лица, утверждающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию, дату. Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу.

Для закрепления юридической силы документов на них ставится печать простая или гербовая (на подлинных документах, содержание которых требует особого утверждения):

• на договорах

• на документах, связанных с получением материальных ценностей; удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию.

Простые печати могут иметь различную форму – круглую, прямоугольную, треугольную, с различными надписями в зависимости от назначения – «канцелярия», «отдел кадров»

Тексты наиболее важных документов до их подписания согласовываются. Виза состоит из личной подписи согласующего лица и даты. Иногда указываются должность, инициалы и фамилия. Гриф согласования ставится на последнем листе документа ниже подписи.

Необходимо фиксировать этапы прохождения документа: в правом верхнем углу между адресом и текстом ставится резолюция.

Заголовок документа должен давать представление о его содержании. Текст должен быть составлен в официально-деловом стиле, грамотно, кратко, последовательно, ясно, с точным изложением фактов и решений.

Рекомендуется применение типовых текстов – бланков, трафаретов.

Приказы издаются

министрами:

руководителями организаций, объединений:

управляющими трестами:

директорами предприятий, то есть, теми, кто имеет право юридического лица.

Текст приказа состоит обычно из двух частей:

констатирующей, где излагаются обстоятельства, побудившие к изданию приказа;

распорядительной, которая начинается словом «приказываю», где излагается суть предписываемых действий, сроки и исполнители. Приказ может иметь несколько пунктов. В конце указывается лицо, которому поручается контроль исполнения.

Распоряжение – это решение, принимаемое руководителем, его заместителями, руководителями функциональных служб для разрешения оперативных вопросов.

Указание – решение, содержащее разъяснение как надо действовать, начинающееся со слов предлагаю.

Инструкция устанавливает правила регламентирующие организацию и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и должностных лиц.

Протокол – документ., содержащий запись хода обсуждении я вопросов и принятых решений на различных заседаниях. Формуляр протокола содержит:

название учреждения;

указание его ведомственной принадлежности;

слово «протокол»;

дату составления;

номер протокола;

название вида заседания (собрание, совещание);

фамилии и инициалы председателя и секретаря;

персональный состав или количество присутствующих;

повестку дня;

текст и подписи.

Обсуждение каждого пункта повестки дня записывается под рубрикой «слушали», «решили», «постановили». Протокол подписывают секретарь и председатель.

Акт фиксирует события или факты, установленные лично подписавшими их сотрудниками. В акте указываются основания для его составления, лица, которые его составили. Затем описываются установленные факты.

Служебные письма предназначены для обмена различной информацией данного учреждения с другими. Письма составляются на бланках, глее излагаются просьбы, выводы, предложения, решения.

Докладная записка – это сообщение по какому-либо вопросу. Содержит выводы и предложения.

Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты и события.