По Алёшиной: Специальные события — это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности.

Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать, — их следует оставить только для публики.

Мероприятия для СМИ

К таковым помимо обязательной текущей и регулярной работы со СМИ посредством рассылки пресс-релизов, ответов на запросы, личных контактов и контактов по телефону можно отнести: пресс-конференции, брифинги, встречи со СМИ, бизнес-ланчи, бизнес-ужины, презентации для СМИ, встречи СМИ с руководителями фирмы, интервью, экскурсии по организации, специальные мероприятия для СМИ (выезд на объект) и т.д.

Место. Для проведения таких мероприятий используются:

а) собственные помещения фирмы-организатора;

б) помещения информагентства;

в) арендуемые помещения (в гостинице, бизнес-центре);

г) места на открытом воздухе (выезд прессы на объект, экскурсия, поездка за город, на загородную базу организации).

В соответствии с программой мероприятия требуется:

– достаточно места в основном помещении и наличие дополнительных, вспомогательных помещений;

– техническое оснащение или возможность установить требуемое техническое оборудование.

Реклама и информирование. Оповещение о мероприятии может происходить путем:

– рассылки информации о мероприятии по электронной почте или по факсу (в газеты, журналы, электронные СМИ, информагентства);

– помещения рекламы о мероприятии в печати;

– личных (телефонных) контактов с журналистами.

Иногда для последующей регистрации на пресс-конференции или другом мероприятии и для работы с журналистами необходимо получить подтверждение о присутствии со стороны приглашенных СМИ.

Представление информации. Заранее готовится программа мероприятия для СМИ: определяется время его начала, продолжительность, порядок выступлений, время для ответов на вопросы, а также для фуршета и других дополнительных элементов программы. Если предполагается выезд за пределы основного места (здания фирмы, информагентства), то в программе учитывается время перемещения и обеспечения мероприятия, возможный транспорт, необходимый для переезда.

Персонал. Прежде всего это участники основного мероприятия со стороны фирмы – руководители, другие выступающие, а также технический персонал – сотрудники, регистрирующие представителей СМИ, те, кто проводит прибывающих представителей СМИ до помещения, в котором проходит мероприятие (если возникает такая необходимость), лица, отвечающие за транспорт и за основную и дополнительную программу мероприятия (информационная и культурная часть).

Действия после мероприятия. Если ожидаются публикации о мероприятии, то PR-специалист может связаться по телефону или электронной почте с журналистами для уточнения информации, сообщенной фирмой на мероприятии (точные цитаты, дополнительные данные, согласование текста статьи по желанию журналиста).

Если целью мероприятия было поддержание или развитие отношений, то можно отправить благодарственные письма за участие в мероприятии или выразить благодарность по телефону, а также закрепить неформальные контакты с представителями СМИ.

36. Особенности pr- деятельности на выставках и ярмарках.

Хорошие возможности для реализации PR-программ предоставляют выставки. В мире сейчас уже сложилось немало крупных выставочных комплексов, которые пользуются большой популярностью в деловых кругах.

На выставках всегда больше возможностей узнать о представляющей интерес продукции, поскольку на стендах работают квалифицированные специалисты, снабженные исчерпывающей информацией и можно вернуться на интересный стенд не один раз.

Выставка – это своеобразный живой «банк данных», работающий в режиме диалога, когда можно получить информацию, не всегда открытую для печати.

Выставка – это доступ к различным справочным службам, что необходимо при поиске инвестиций и партнеров. Выставка – это также возможность одновременного и прямого контакта с ведущими компаниями.

Важное место в работе на выставке отводятся P.R. – службам и P.R. – специалистам. Они могут оказывать услуги на выставке в интересах и самой выставки - одна задача, и в интересах ее участников – вторая. Так P.R. становятся элементами самой выставки.

Проводящие выставки компании обычно выделяют существенную часть бюджета для привлечения экспонентов и посетителей. На международных специализированных выставках рекламные проспекты печатаются на всех важнейших языках мира и рассылаются по многим странам соответствующим целевым группам.

Для приглашения потенциальных посетителей на выставку проводятся:

При этом организаторы рекламируют выставку в целом, а не отдельных ее участников. Все это направлено на распространение сведений о выставке для широкого круга потенциальных участников.

Хороший результат также дают индивидуальные приглашения клиентов и заинтересованных посетителей. Они могут быть разосланы вместе с каким-либо письмом. Такое послание должно по возможности адресоваться кому-то персонально. Эффект еще усилится, если его подпишет знакомый деловой партнер. Для приглашения можно отослать клиенту видовую открытку с изображением стенда или снимок, сделанный во время его визита на предыдущую выставку. Можно периодически отправлять приглашения с привлекающими внимание сувенирами.

Нужно рассылать и конкретные приглашения, в частности, «Приглашение-проспект». Оно обычно содержит такие данные: