системная автоматизация

Рис.2.33 Архитектура взаимодействия информационных систем филиала

Система CoreCRM управляет взаимоотношениями с клиентами филиала. Она используется для:

•формирования заказов от клиентов, отслеживания их оплаты и выполнения;

•хранения информации о клиентах, договорах с ними, их контактной информации и т. п.;

•формирования заказов на поставку товара на склад филиала;

•формирования заказов на приём и отгрузку товара для системы складского учёта CoreIMS;

•передачи данных о сделанных клиентами платежах, движении товара и изменении товарных остатков, необходимых для ведения бухгалтерского учёта, в систему «1С: Бухгалтерия»;

•синхронизации справочников клиентов и номенклатуры.

Система CoreIMS используется для:

•выполнения приёма и размещения товара на складе;

•отгрузки товара со склада;

•для предоставления информации о состоянии склада и товарных остатках, в том числе — для CRM.

CoreIMS осуществляет операции приема, размещения и отгрузки

товаров с применением Batch терминалов, работающих в автономном режиме. Поступающие на склад пакеты маркированы штрихкодами в соответствии с единым справочником. Все ячейки, палеты и поступающие

111

пакеты идентифицируются с помощью сканера, встроенного в Batch терминал, что позволяет точно регистрировать результаты выполняемых складских операций в базе данных системы CoreIMS. В системе используется модуль CoreIMSVisio, позволяющий наглядно отобразить текущее состояние склада.

Интеграция всех систем осуществляется на базе единых справочников номенклатуры и клиентов.

Предложенное комплексное решение позволяет персоналу филиала в любой момент времени иметь полную информацию о ходе выполнения заказов, платежах и состоянии склада. Это дает возможность принимать обоснованные решения, направленные на повышение эффективности обслуживания заказчиков и деятельности самого филиала.

Автоматизация складов торговых организаций на Юго-Восточном Терминале

Склад косметической компании

На складе косметической компании, расположенном на ЮгоВосточном терминале, применяется напольное адресное хранение косметических товаров. Поскольку менеджеры компании, осуществляющие непосредственную связь с заказчиками и поставщиками, территориально удалены от склада, для решения задачи автоматизации склада было предложено решение, основанное на использовании интернет. Оно предусматривает использование модуля CoreIMSFrontEnd (см. выше).

Заказы на прием и отгрузку товара создаются менеджерами компании с использованием CoreIMSFrontEnd и передаются через интернет непосредственно в базу данных CoreIMS. При создании заказов используется справочник товаров CoreIMS, непосредственно доступный пользователям CoreIMSFrontEnd, а также информация о поставщиках и заказчиках, имеющаяся в CoreIMS. Создавая заказ, менеджер всегда имеет возможность проверить наличие на складе того или иного товара. Просматривая на экране и распечатывая отчеты, формируемые CoreIMS, менеджер компании может на своем рабочем месте проанализировать состояние склада, получить информацию о прохождении того или иного заказа.

Система CoreIMS осуществляет стандартные операции приема, размещения и отгрузки косметических товаров с применением Batch терминалов SPT 1800. Администратор системы имеет возможность разграничивать права пользователей CoreIMSFrontEnd.

Реализованное решение позволило повысить эффективность работы менеджеров компании за счет предоставления им необходимой

112

информации о состоянии склада и клиентах, а также за счет удобного механизма удаленного доступа к складской системе.

Склад химической компании

На складе химической компании применяется адресное хранение товаров на стеллажах. В работе компании используется собственная Торговая система, управляющая взаимодействием с заказчиками и поставщиками.

Предложенное решение задачи автоматизации склада предусматривало интеграцию CoreIMS с Торговой системой компании на уровне обмена данными. Для этого был разработан специальный модуль, который обеспечивает связь систем через модем (см. рис. 2.34).

Заказы на прием товара и отгрузку товара создаются в Торговой системе и передаются в CoreIMS через модем в виде файлов, которые преобразуются модулем интеграции в стандартные форматы заказов. CoreIMS осуществляет стандартные операции приема, размещения и отгрузки товаров. Информация о состоянии склада, выполненных складских операциях и заказах выдается пользователю в виде отчетов, формируемых в CoreIMS.

Рис. 2.34 Взаимодействие CoreIMS с торговой системой через модем

Данное решение позволило не только обеспечить учет товаров, хранимых на складе, но и повысить эффективность работы Торговой системы компании за счет использования информации о складе, которую обеспечивает CoreIMS.

113

Выгоды от использования CoreIMS

Применение CoreIMS приносит существенные выгоды всем заинтересованным лицам, имеющим отношение к складской деятельности.

Для владельцев и руководителей складов:

Сокращение пересортицы и ошибочно отгруженного товара. По данным западных статистиков только на приеме товаров одна ошибка обходится владельцу склада в 240 долларов США. CoreIMS позволяет существенно снизить пересортицу, сократить число ошибок при приеме и отгрузке товара за счет:

•Применения технологии штрихового кодирования. Статистика показывает, что при использовании сканирования вероятность ошибочной идентификации составляет 1:3000000. Таким образом, сканирование практически исключает ошибки, связанные с неправильным определением места хранения и выбором товара.

•Применения адресного хранения товаров. Товары на складе могут храниться в ячейках, на палетах, в контейнерах. Каждое место хранения может быть помечено путем наклеивания этикетки со штрихкодом, что обеспечивает точное определение места хранения с помощью сканирования.

•Указания предпочтительного места хранения для товара. Размещение товаров происходит не случайным образом, а с учетом предварительно разработанного плана оптимального размещения.

•Возможности задания дополнительных свойств товара. CoreIMS поддерживает возможность включать в описание товаров и документы приема и отгрузки дополнительную информацию, связанную с особенностями бизнеса. Эта информация позволяет более точно указывать товары при выполнении операций отбора и отгрузки.

•Наличия фильтров поиска товара. Для поиска на складе товара с нужными свойствами используются фильтры поиска товара, которые обеспечивают поиск мест хранения только интересующих пользователя товаров.

Уменьшение потерь из-за недобросовестных действий персонала. Cor-

eIMS позволяет снизить потери из-за недобросовестных действий персонала. Для этого используются следующие возможности системы:

•Разграничение прав доступа. CoreIMS поддерживает разграничение прав доступа к складской информации. Каждый пользователь может выполнять лишь те операции, которые определены предоставленными ему правами. Установка прав доступа осуществляется администратором системы при регистрации пользователя.

•Ведение истории операций. CoreIMS ведет историю выполнения

114

операций, сохраняя информацию обо всех действиях пользователя. Все операции, выполняемые над товаром, заносятся в журнал операций. Для большинства операций в журнале существуют две записи: одна отражает состояние товара до операции, другая – после операции. По этим записям в любой момент можно установить, кто и когда выполнил те или иные действия.

• Блокирование товаров. CoreIMS обладает возможностью не допускать одновременного участия товара или ячейки в разных операциях, выполняемых рабочими склада. Для этого в ней предусмотрен механизм блокировок. Товар, ячейка, палета или контейнер могут блокироваться, что исключает возможность их участия в других операциях. Например, при выполнении инвентаризации ячейка, определенная в задании, должна быть заблокирована для того, чтобы ни она, ни хранящийся в ней товар не участвовали в других складских операциях.

Снижение требований к квалификации сотрудников склада. Каждый сотрудник склада выполняет только те действия, которые соответствуют его квалификации и роли на складе. CoreIMS позволяет снизить требования к квалификации за счет:

•Простого, интуитивно понятного интерфейса, предоставляемого сотрудникам склада.

•Использования переносных терминалов. CoreIMS поддерживает технологию штрихового кодирования и работу с радиотерминалами и Batch терминалами. Информация, передаваемая системой пользователю, отображается на экране терминала. Ввод данных производится через встроенный сканер устройства или клавиатуру. С помощью них пользователь в соответствии с выделенными правами может проводить основные складские операции, например, прием или отгрузку товара. Наличие таких терминалов позволяет использовать персонал, вообще не знакомый с работой на персональных компьютерах.

Оперативная и детальная информация о состоянии склада.

Возможность получения такой информации в реальном времени позволяет пользователю успешно проводить анализ ведения складского бизнеса и поиск оптимальных решений. Это свойство CoreIMS основано на:

•Гибкой системе построения отчетов. CoreIMS включает ряд встроенных отчетов о состоянии склада, заказах на прием и отгрузку, комплектации заказа, товарных издержках и недостачах, движении товара. Отчеты по заказам могут передаваться удаленному пользователю через интернет. Система предоставляет возможность создавать собственные отчеты с помощью Crystal Reports.

•Ведении истории операций. CoreIMS сохраняет информацию обо всех действиях пользователя в журнале операций, который можно

115

просматривать на экране и распечатывать в виде отчетов.

Возможность визуального контроля (в том числе удаленного)

состояния склада в реальном времени.

В системе предусмотрен специальный модуль CoreIMSVisio, обеспечивающий визуальное отображение топологии склада с помощью средства MS Visio 2003 с указанием мест хранения товаров и позволяющий осуществлять поиск товаров на графической схеме склада. В любой момент времени руководитель склада имеет полную и актуальную информацию о том, какие есть на складе товары и где они размещены. Это позволяет правильно оценить текущее состояние склада и принять правильные стратегические решения.

Поддержка любых типов складов. CoreIMS может использоваться на любых складах – производственных и товарных, общего, совместного и индивидуального пользования, промышленных и продовольственных. Такая универсальность достигается за счет:

•Поддержки любого числа свойств товара. CoreIMS предоставляет возможность определить неограниченное число свойств хранимых товаров (дополнительных полей), например, страна-изготовитель, цвет и т. д. Дополнительные поля могут быть разных типов: в одном могут вводиться текстовые данные, в другом – дата и т. п. Это позволяет учесть особенности бизнеса, в котором используется CoreIMS, и тем самым легко адаптировать систему под требования конкретного пользователя

•Поддержки наборов товаров любой степени вложенности. Набор в CoreIMS может обрабатываться как единый товар. При необходимости он может быть разъединен на составляющие его товары. Набор может включать в себя другие наборы, причем глубина вложенности наборов друг в друга системой не ограничивается.

•Возможности учета партий товаров, серийных номеров, сроков годности. Все эти характеристики реализованы как индивидуальные свойства товаров, то есть конкретное значение любой из них может быть присвоено отдельной единице хранения.

•Поддержки цен товара, в том числе закупочных и продажных цен.

•Возможности задания любых единиц измерения количества товара. CoreIMS предусматривает возможность использования различных классов единиц измерения, например, линейные объемные, количественные. Можно создать собственный класс единиц измерения, исходя из особенностей конкретного склада и хранимых в нем товаров.

•Поддержки адресного хранения. В CoreIMS предусмотрена иерархическая система хранения товаров: Склад -> Ячейка -> Палета -> Контейнер. Каждая ячейка имеет уникальное имя (код), который является ее логическим адресом. Палеты и контейнеры создаются в системе при приеме товара и сохраняются в ней до тех пор, пока на (в)

116

них находится хотя бы один экземпляр товара. Как только палета (контейнер) освобождается, она автоматически удаляется из системы.

•Поддержки удаленного доступа через интернет. Система включает модуль, обеспечивающий доступ к CoreIMS через интернет. Он позволяет владельцу или руководителю склада, даже не находясь на территории склада, просматривать наличие товаров на складе, а также печатать отчеты о состоянии склада.

•Поддержки работы с клиентами склада. CoreIMS имеет возможность хранить информацию о компаниях, являющихся клиентами склада. Компания может быть описана как компания-покупатель и компанияпоставщик. Компания может быть одновременно покупателем и поставщиком. Кроме того, имеется возможность в качестве дополнительного свойства товара указывать его владельца.

Поддержка нескольких складов, в том числе удаленных.

Под складом в CoreIMS понимается склад в целом, отдельное здание,

этаж, большая зона, отведенная под хранение товара и т. п. Для каждого склада определяется свой набор ячеек, предназначенных для хранения товара. Все основные складские операции проводятся внутри одного склада. Система способна поддерживать неограниченное число складов с возможностью перемещения товаров между ними.

Простой импорт/экспорт информации в другие корпоративные системы. Модули CoreIMS расширяют функциональность, обеспечивая ее интеграцию с другими системами и поддержку дополнительного оборудования. Это позволяет легко интегрировать CoreIMS с другими логистическими и бухгалтерскими системами. Для обеспечения такой интеграции достаточно создать дополнительный модуль. При этом не затрагивается основная функциональность системы, реализованная в ядре системы.

CoreIMS включает модули интеграции с наиболее распространенными бухгалтерскими системами (1С:Предприятие, MAS200, QuickBooks), системой международного сетевого маркетинга NetSuite и системой управления перевозками ClipperShip.

Короткое время развертывания и ввода в эксплуатацию. Процесс внедрения любой информационной системы требует затраты ресурсов от компании. Поэтому любая компания стремится сократить срок внедрения. CoreIMS проста в эксплуатации и легка в освоении. Приобретая систему, заказчик может самостоятельно настроить ее с учетом особенностей своего склада или и начать ей пользоваться на основе уже заложенных в ней предопределенных параметров. Для самостоятельного внедрения системы надо сделать всего несколько шагов, описанных в инструкциях, которые поставляются в составе системы:

1. Установить систему CoreIMS. Этот процесс чрезвычайно прост,

117

система поставляется на компакт-диске и снабжается инструкцией по установке.

2.Ввести в систему данные о товарах, которые будут учитываться системой.

3.Разметить склад (если это необходимо) и ввести данные о местах хранения в систему.

4.Ввести данные о пользователях, которые будут иметь доступ к системе.

Система готова к эксплуатации.

Отсутствие дополнительных затрат, в том числе на администрирование

иподдержку. Ввод в эксплуатацию и поддержка CoreIMS не требуют наличия в штате склада системных программистов и специалистов по базам данных. Администрирование системы, предполагающее заведение новых пользователей и назначение им соответствующих их должностным обязанностям прав доступа, осуществляется средствами самой CoreIMS.

Снижение накладных расходов. CoreIMS обладает рядом свойств, позволяющих сократить накладные расходы на основе оптимизации работы склада. Достигается это за счет:

•Снижения объема возвратов, причиной которых являются ошибки персонала склада. Применение технологии штрихового кодирования и адресного хранения позволяет резко сократить число ошибок при отборе и отгрузке товара, возникающих из-за «человеческого фактора». Этой же цели служит механизм резервирования товаров под заказ, позволяющий снизить объем ошибочных отгрузок этого товара по другим заказам.

•Сокращения численности персонала склада. Широкое внедрение переносных терминалов позволяет значительно повысить производительность труда персонала склада. Сокращается длина холостого пути грузчиков, уменьшается время поиска нужного товара на складе, экономится время составления сопроводительных документов. Все это позволяет сократить численность персонала склада.

•Снижения потерь, вызванных истечением срока хранения товара. Применение предоставляемых системой фильтров поиска и методов сортировки списка товаров, позволяет отгружать в первую очередь те экземпляры товара, срок хранения которых истекает раньше.

•Снижения потерь из-за недобросовестности персонала. CoreIMS содержит средства защиты от несанкционированного доступа, контроля действий пользователя и блокировки товаров. Каждый пользователь способен выполнять только те операции, на которые распространяются предоставленные ему права. Все действия пользователей автоматически отмечаются системой в журнале операций и могут быть легко

118

проконтролированы руководством склада.

Ускорение оборачиваемости товаров. CoreIMS позволяет ускорить оборачиваемость товаров за счет:

•Ускорения выполнения складских процессов. Применение технологии штрихового кодирования в сочетании с использованием переносных терминалов позволяет не только повысить точность выполнения складских операций, но и существенно ускорить их. Это приводит к увеличению объема продаж, выполняемых складом, без сколько-нибудь существенного увеличения накладных расходов.

•Предварительного планирования размещения товаров на складе. Для товаров, с которыми постоянно работает склад, руководитель склада имеет возможность составить план оптимального размещения, который будет учитывать их свойства и особенности поставки, хранения и отгрузки. Аппарат предпочтительных ячеек, предлагаемый CoreIMS, позволяет учесть этот план в системе и выдавать подсказки персоналу склада о том, где наиболее целесообразно размещать товар. Соблюдение плана оптимального размещения позволит снизить потери времени на перемещение товаров и, в конечном счете, ускорить выполнение всех складских процессов.

Для клиентов склада:

Поддержка операций с разными видами товаров (штучным, весовым,

сыпучим и т. д.).

CoreIMS способна выполнять учет различных по своей природе товаров – штучных, весовых, сыпучих, жидких и т. д. При этом допускается возможность хранения всех этих товаров на одном складе. Достигается это за счет:

•Применения адресного хранения. Товары можно хранить в ячейках, на палетах, в контейнерах. При этом используется логическая адресация, не зависящая от конкретного расположения места хранения на складе и его особенностей. Так, например, адресуемой ячейкой может быть ячейка стеллажа, цистерна для жидкого товара, навес для хранения сыпучих товаров или просто часть площади склада для напольного хранения.

•Поддержки различных единиц измерения. Единицы измерения количества товара используются для того, чтобы сделать систему более гибкой, настраиваемой под конкретные требования приема и отгрузки товаров. CoreIMS предусматривает возможность создания различных классов ЕИ, например, линейные объемные, количественные. Вы можете создать собственный класс ЕИ, указав для него базовую единицу. Этот класс вы создаете, исходя из особенностей вашего склада и хранимых в нем товаров. Так, например, если у вас хранятся жидкие

119

товары, то целесообразно создать класс ЕИ «Жидкие» и базовую единицу «Литр». Внутри класса ЕИ можно определять единицы измерения и устанавливать коэффициенты пересчета новых единиц измерения по отношению к базовой. Так для класса ЕИ «Жидкие» можно задать единицы «Галлон», «Бочка» и т. п.

•Возможности задания дополнительных свойств товара. CoreIMS предоставляет возможность определить любое число свойств хранимых товаров. Это позволяет учесть особенности бизнеса, в котором используется CoreIMS, и тем самым легко адаптировать систему под требования конкретного клиента.

Поддержка сборных товаров любой степени сложности.

CoreIMS предоставляет клиентам склада возможность поставлять и продавать наборы товаров как целиком, так и частями, а также комплектовать наборы из товаров, имеющихся в данный момент на складе, и разукомплектовывать наборы. Набор может включать в себя другие наборы, причем вложенность наборов системой не лимитируется.

Возможность маркировки товаров как при приеме/отгрузке, так и при хранении товара. В CoreIMS предусмотрена возможность использования неограниченного числа штрихкодов для одного товара. Клиенты склада могут поставлять товар со своими штрихкодами, и система будет вести учет, используя эти штрихкоды. Один и тот же товар может поставляться на склад разными поставщиками и соответственно с разными штрихкодами.

Вто же время CoreIMS предоставляет складу возможность создания и использования собственных этикеток со штрихкодами с помощью принтера печати штрихкодов. Система позволяет задавать размеры этикетки, листа бумаги для печати, размещение этикеток на листе, а также добавлять на этикетку рисунки, тексты, линии и другие элементы. Печать этикеток на товар возможна как при хранении товара, так и в процессах приема и отгрузки, причем она может быть выполнена непосредственно из окна заказа на поставку (отгрузку).

Мощная система отчетов, в том числе о товарных излишках на складе, складском движении товара. CoreIMS включает гибкую систему построения отчетов: ряд встроенных отчетов плюс возможность создавать собственные отчеты с помощью Crystal Report.

Вчастности, могут быть получены и переданы клиенту склада отчеты

озаказах клиента на прием и отгрузку, о комплектации заказа, о товарных издержках и недостачах, о движении товара. Отчеты по заказам могут передаваться через интернет.

Поддержка сроков хранения, партий, серийных номеров товаров.

CoreIMS позволяет вести учет партий, серийных номеров, сроков годности товаров. Все эти характеристики являются индивидуальными свойствами товаров, то есть конкретное значение любой из них может быть присвоено

120