ERP - Enterprise Resource Planning 2014

Лусине Абгарян: Система еще находится в процессе внедрения, поэтому преждевременно судить о результатах. Фундаментальные изменения пользователи почувствуют, когда получат в свое распоряжение функционал бюджетного планирования и OLAP. Когда система будет работать так, как мы планируем, тогда я смогу сказать, что моя жизнь как руководителя по персоналу изменилась кардинально – это будет другое качество жизни.

TAdviser: Какие ключевые уроки по результатам внедрения вы для себя вынесли? Какие рекомендации можете дать компаниям, которые находятся еще только в начале внедрения или в процессе выбора системы?

Лусине Абгарян: Вероятно, не скажу ничего нового. Но, как показывает практика, классика проектного менеджмента, которая воспринимаются как банальные и набившие оскомину истины, в ходе проекта оказывается жизненно необходимой.

Во главу угла следует поставить диагностику процессов, состояния бизнеса и его потребностей. Для того чтобы грамотно войти в проект, надо понимать, что вы хотите получить в итоге. Ключевой вопрос: зачем вам система, какие задачи бизнеса она поможет решить, почему это важно для компании. Внедрение должно отвечать потребностям компании, вызовам времени. И только после этого можно отвечать на вопрос: как вы будете реализовать свои пожелания. У меня не было задачи делать систему ради системы – просто потому, что так принято. Моей целью было и остается создание системы, которая позволит эффективно управлять бюджетом в разрезе затрат на персонал в трех аспектах: скорости, точности и гибкости. Именно это ясное видение цели позволило мне с апреля прошлого года по сегодняшний день продвигаться «через тернии к звездам». Отмечу, что у вас может не быть четкого видения всех деталей. Так, например, случилось в нашем проекте: нюансы проявлялись постепенно, уже в ходе внедрения системы. Но цель должна быть совершенно ясна изначально – именно она позволяет идти через такие длительные проекты.

Во-вторых, планируя сложные проекты, нужно реалистично оценивать ресурсы, которыми вы обладаете. Я не могла, например, выключить из

основных бизнес-процессов своих ключевых пользователей. Они продолжали работать на основной работе и одновременно участвовали в проекте. Такая работа «на два фронта» не дала нам возможности полностью сконцентрироваться на проекте, поэтому нам пришлось сдвинуть запланированные сроки. Мы ожидали, что уже в январе выйдем на этап промышленной эксплуатации, и с января бюджет 2014 года будет формироваться в Microsoft Dynamics AX, но в реальности ближайшая нетестовая версия, вероятно, появится в апреле. А отключиться от Excel можно будет не раньше августа-сентября. В очередной раз я для себя отметила: очень важно реально оценивать свои ресурсы и возможности, когда планируешь такого рода проект. Особенно, если стоят ограничения по срокам и бюджету.

Поэтому уроки – не новы, но лишний раз подтверждают уже сложившиеся правила: в любом проекте важна цель, понимание потребностей, определение стейкхолдеров и четкое знание имеющихся ресурсов: время, люди, деньги.

TAdviser: А как принимали участие в решении возникающих проблем консультанты TOPS Consulting? Стали ли они для вас бизнеспартнерами?

Лусине Абгарян: Для меня принципиальным переломным моментом с точки зрения партнерства стала готовность специалистов TOPS Consulting пойти мне навстречу и изменить методологию внедрения. До этого момента у меня было ощущение, что в проекте ничего не происходит и ничего не получится. Я очень благодарна коллегам за этот шаг. Они очень правильно оценили ситуацию и, чтобы спасти проект, приняли на себя часть рисков, связанных с нестандартным подходом к внедрению. Это был очень правильный ход в выстраивании взаимоотношений с клиентом и демонстрация настоящего партнерства, которое ведет к успеху. Сейчас наши специалисты и консультанты TOPS Consulting работают в плотной связке. И теперь я могу с полным основанием утверждать: да, мы партнеры.

TAdviser: Что для вас лично было самым позитивным в 2013, чем он более всего запомнился?

Лусине Абгарян: И для компании, и для меня лично год был очень сложным. И это замечательно. В моей системе ценностей - чем дело сложнее, тем оно интереснее. Поэтому я с надеждой смотрю на 2014 год: он будет не менее, а может быть, даже более сложным, а значит – более интересным. В 2013 году мы начали проект, которого я ждала три года. Мне многое хотелось реализовать в системе, но приоритет резонно был отдан решению приоритетных бизнес-задач, поэтому я терпеливо стояла «в конце очереди». А 2013 году моя очередь наконец подошла, и проект уже выходит на финишную прямую. Мечта исполняется.

TAdviser: Давайте вернемся к моменту старта проекта в 2009 году. В это время российский бизнес уже достаточно хорошо знал, что такое системы управления ресурсами. Неужели вы шесть лет занимались бизнесом, грубо говоря, при помощи Excel, или все-таки какие-то средства автоматизации у компании были?

Артур Вагапов: До внедрения ERP-системы Deltek Maconomy в компании использовалась самописная учетная система на базе Microsoft Access, которая имела достаточно ограниченный функционал, при этом в ней были реализованы некоторые элементы автоматизированного управления ресурсами, но имелся и ряд существенных недостатков, таких как низкая надежность, ограниченный функционал, низкая производительность, а также дороговизна дальнейшего развития и привязка к единственному и незаменимому разработчику.

TAdviser: Когда настал тот момент, когда вы осознали потребность в единой ERP? Что стало решающим фактором?

Артур Вагапов: В 2008 - 2009 гг. компания КСК имела достаточно высокие темпы роста, существенно расширился ассортимент, продолжали расти объемы производства, появились планы выхода на украинский рынок. При этом существующая учетная система явно перестала справляться с количеством поставленных задач. Стало понятно, что существующая система стала сдерживающим фактором дальнейшего развития бизнеса.

TAdviser: Какие другие системы вы рассматривали в качестве платформы для корпоративной информационной системы кроме DeltekMaconomy? Почему не остановили свой выбор на той же 1С, ведь, как я понимаю, для бухгалтерских процессов все равно она же и используется?

Артур Вагапов: В качестве платформы для корпоративной информационной системы рассматривались 1C, Microsoft Dynamics NAV (Navision), Epicor Scala

и Deltek Maconomy. Поскольку руководству компании требовалось система, которая бы позволила четко прописать и жестко контролировать бизнеспроцессы, минимизируя риски, связанные с неправильными действиями

пользователей и ротацией персонала, предпочтения отдавались западным ERP-решениям. Выбор Deltek Maconomy был обусловлен наличием отраслевого решения для сферы промышленной дистрибуции на базе данной ERP-системы, а также успешным опытом внедрения на предприятиях электротехнической отрасли в Европе и России.

TAdviser: Много ли времени заняло внедрение? Потребовались ли какието кардинальные доработки в системе?

Артур Вагапов: В общей сложности, весь процесс внедрения – от изучения требований и подготовки технического задания до ввода ERP-системы в промышленную эксплуатацию занял около 9 месяцев. Кардинальные доработки в системе не потребовались, но была реализована интеграция Deltek Maconomy ERP c уже использующимися в компании системами 1С:Бухгалтерия (для ведения бухгалтерского и налогового учета) и APS (для планирования закупок и производства). Определенное время потребовала и настройка интерфейсов между ERP-системой и оборудованием для сканирования и маркировки товаров и комплектующих на складах и в производстве.

TAdviser: Как восприняли новое ПО ваши сотрудники? Какой функционал по итогам внедрения охватила система?

Артур Вагапов: Часть сотрудников, так называемые ключевые пользователи из основных отделов компании, принимали активное участие в процессе внедрения ERP-системы, что позволило им заранее ознакомиться с преимуществами новой системы, высказать свои пожелания по ее улучшению и пройти расширенное обучение по работе с системой. Далее, эти сотрудники передавали свои знания по ERP-системе остальным пользователям, обеспечивая таким образом лучшее принятие системы в компании.

По итогам внедрения система Deltek Maconomy ERP охватила бизнеспроцессы, связанные с закупками импортных и местных товаров и комплектующих, с их складским размещением и хранением, с производством и реализацией готовой продукции, а также процессы по планированию и учету

выручки, затрат и движения денежных средств и по формированию управленческой отчетности по группе компаний.

TAdviser: Сейчас, по прошествии почти 5 лет эксплуатации, какие достоинства и недостатки системы вы могли бы отметить? Что дало внедрение вашей компании? Будете ли вы развивать ERP дальше, возможно, внедрять какие-то дополнительные модули?

Артур Вагапов: К основным преимуществам внедренного ERP-решения

Deltek Maconomy можно отнести:

Увеличение скорости и качества выполнения заказов на продажу

Улучшение планирования поставок и работы с поставщиками

Оптимизация складских операций за счет интеграции c оборудованием для маркировки и сканирования товаров

Четкий контроль производственных затрат и себестоимости продукции

Быстрое формирование финансовой отчетности

Следует отметить, что система развивается по мере развития бизнеса группы компаний КСК. Так, при появлении новых филиалов, ведение учета их деятельности сразу начинается в единой ERP-системе. Новые направления бизнеса (напр. розничные продажи), также были интегрированы в систему Deltek Maconomy. Реализован электронный обмен документами (EDI) с крупнейшими заказчиками группы компаний КСК.

Что касается планов на будущее, рассматривается возможность внедрения системы управления складом (WMS) и модуля внутрикорпоративного электронного документооборота.

находится в Москве. Восемь лет назад, когда мы создавали холдинг, перед нами в числе главных стояла задача по централизации управленческих функций. Без внедрения автоматизированных информационных систем выполнить эту задачу было бы невозможно. ИТ-стратегия нашего холдинга изначально основалась на сопровождении задач по централизации производственных и бизнес-процессов.

Сейчас у нас используется ряд ключевых ИТ-систем: IFS Applications, 1С:Предприятие, СЭД Directum, ЛИМС LabWare. При внедрении всех систем стояла одна общая задача – интеграция каждой из них в существующее программное обеспечение. Все платформы работают слаженно, как одна система с общими справочниками, учетными и аналитическими данными.

TAdviser: Как вы пришли к необходимости автоматизировать область ТОиР, управления материально-техническим обеспечением?

Ирина Гурченко: До внедрения системы наши ремонтные службы разрабатывали ежегодные планы ремонтов, не имея достоверных данных о состоянии объектов, поскольку отсутствовали статистические данные по выходу из строя оборудования. При планировании не было четкого представления, сколько фактического времени и сил будет потрачено на определенный вид ремонта. Немалое количество оборотного капитала оказывалось заморожено на длительный период: заказывались запчасти, которые годами лежали мертвым грузом на складах, а бывало, что никогда не использовались.

В конце 2010 года мы приняли решение о необходимости внедрения автоматизированной системы управления техническим обслуживанием и ремонтами оборудования.

TAdviser: Почему для проекта вы выбрали именно IFS Applications? Какие преимущества этой системы склонили ваш выбор именно в ее пользу?

Ирина Гурченко: Мы очень тщательно выбирали систему для автоматизации областей ТОИР и МТО, рассмотрели много предложений от отечественных и

иностранных разработчиков и проанализировали мировой рейтинг этих систем и функциональные особенности.

Шведская ERP-система IFS Applications нас полностью устроила, она предоставляла весь необходимый функционал и могла быть настроена так, чтобы наиболее точно соответствовать нашим бизнес-процессам.

TAdviser: Как долго длился проект по внедрению, какие возникли в его ходе трудности, как вам удалось их решить?

Ирина Гурченко: За шесть месяцев мы ввели в эксплуатацию модули системы IFS Applications и сделали синхронизацию справочников и документов между всеми нашими информационными системами. До объединения в холдинг каждый из заводов шел по собственному пути развития, информационные системы имели значительные различия, не было общих справочных баз. Несомненно, сложность состояла в том, чтобы объединить все системы в единое целое. Эту задачу удалось выполнить благодаря усилиям наших экспертов и команды внедренцев IFS Russia & CIS.

TAdviser: Насколько новая система интегрирована в информационную инфраструктуру компании? Связана ли она с другими ИС?

Ирина Гурченко: Как мы уже говорили выше, все системы холдинга, в том числе и IFS Applications, тесно взаимосвязаны, так как построены на пересекающихся справочных данных. Для того, чтобы исключить ввод одинаковой информации в разные информационные системы, разработаны механизмы синхронизации.

В качестве примера можно привести взаимосвязь «транзакционной» системы IFS Applications и «документарной» 1С:Предприятие в части синхронизации «документов». Российское подразделение IFS, осуществлявшее внедрение, разработало механизм, позволяющий производить четкое соответствие между набором итераций и документом в 1С. Для этого частично изменили поля форм и пересмотрели регламент работы в IFS Applications, а стандартный для 1С:Предприятия механизм передачи данных доработали под наши требования.