Тема 15. Формирование дел и хранение документов кадровой службы. Номенклатура дел кадровой службы

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. Документы по личному составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом. В статье 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных сроков хранения.

Документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).    Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

Основные правила формирования дел.

С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. в отдельных структурных подразделениях. В первую очередь эта процедура обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск документов и их использование.  Кроме того, грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив.   При формировании дел кадровой службы и организации их хранения необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций. Однако этот документ не является нормативным актом, обязательным для применения.   Документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, хранятся в делах, в виде журналов (книг), в виде картотек.

1. Документы формируются в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации: при составлении номенклатуры дел и включении в нее заголовков дел, можно руководствоваться разными критериями.

Признак для формирования дел	Принцип формирования документов в дело	Пример оформления заголовка дела
Номинальный	По названию разновидности документов	Приказы по основной деятельности
Предметно-вопросный	По содержанию документов	Документы по вопросам подбора и найма персонала (справки, объявления, списки)
Авторский	По автору документа. Предполагает группировку в дело документов одного автора	Протоколы заседаний аттестационной комиссии
Корреспондентский	Используется для группировки переписки. В заголовке дела указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса	Переписка с учебными заведениями о производственной практике студентов
Географический	Служит для объединения в одном деле нескольких корреспондентов	Переписка с организациями Восточной Сибири по вопросам организации работ вахтовым методом
Хронологический	Используется для группировки документов за какой-либо определенный период	Квартальные отчеты о работе отдела кадров.

Независимо от того, каким образом перечень дел закреплен в номенклатуре, дела должны формироваться строго в соответствии с номенклатурой. Включать документы в дела иным образом запрещается.

2. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа.

Одновременно с включением в дело документов оформляется его обложка. Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс (номер) дела;

- заголовок дела;

- срок хранения документов дела.

Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в точном соответствии с официально установленным названием.

3. Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров. Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

4. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, содержащие все необходимые реквизиты.

5. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

6. В дела включаются подлинники документов, за исключением некоторых случаев. Дело может содержать копию документа тогда, когда подлинник отсылается в другую организацию, а у автора остается второй экземпляр (копия).

7. Некоторые виды документов необходимо группировать в дела отдельно.

Раздельно группируются:

• документы постоянного и временного хранения;

• разные виды распорядительных документов;

• подлинники и копии документов;

• годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;

• утвержденные документы и их проекты.

8. В дело помещаются документы одного календарного года. Исключение из этого правила составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного сотрудника, документы комиссий, которые группируются в дело в период их деятельности, и некоторые другие документы.

9. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4см). При большем количестве документов формируются тома (части) дел.

10. Внутри дела документы располагаются в определенном порядке. Документы в делах группируются по хронологическому или тематическому признаку либо их сочетанию.