Тема 2. Документ как носитель информации и как средство реализации управленческих функций. Современные способы и техника создания документов

Документ - по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать, содержащуюся в нем информацию.

Социальная природа документа связана с функциямидокумента - это внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе.

Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и латентные.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации.

Коммуникативная функция предназначена также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Сохранённая документированная информация реализует функцию исторического источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой документы потенциально обладают с момента своего появления.

Одной из важнейших является культурная функциядокумента. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм.

Документы наделяются функциями в рамках конкретной сферы человеческой деятельности: управленческой функцией,правовой функцией, функция учёта,политической функцией, идеологической функцией.

В последнее время актуальной стала проблема защиты информации - в состав функций документа включили также и функцию защиты информации.

Все документы делятся:

- по отражаемым видам деятельности: документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления;

- по наименованиям:научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.;

- по способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-видеодокументы;

- по месту составления: внешние (входящая и исходящая) корреспонденция и внутренние;

- постепени сложности: простые (в которых рассматривается один вопрос) и сложные.

- по степени гласности: документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.

- поюридическойсиле:подлинные и подложные.

- посрокам исполнениядокументы: срочные и несрочные.

- по стадиямподготовкидокументы подразделяются на черновой документ и оригинал (подлинник).Черновой документ—рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа.Оригинал— единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.Копия —идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.Выписка из документа —заверенная часть текста подлинника.Дубликат— повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника;

- попроисхождению: служебные и личные.

- посрокам хранениядокументы: постоянного и временного (до 10 лет и свыше 10 лет) хранения;

- постепени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

- по степениунификацииразличают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.Индивидуальныедокументы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.Типовымиявляются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.Трафаретныедокументы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;

-по характеру содержания: первичные и вторичные.