Глава 6.11. Настройка печати и печать электронной таблицы
Перед печатью рабочего листа нужно обязательно провести настройку печати. Это связано с тем, что рабочий лист разбивается на фрагменты, размеры которых определяются форматом печатной страницы. И даже после настройки печати нужно использовать кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов, так как это позволяет просмотреть документ точно в таком же виде, в каком он будет выведен на печать.
Командой Файл/Параметры страницы открывается диалоговое окно Параметры страницы (рис. 6.22), которое предназначено для задания ориентации листа, размеров полей, выбора масштаба (с его помощью можно управлять числом выводимых страниц), задания верхних и нижних колонтитулов.
Рис. 6.22. Диалоговое окно Параметры страницы.
На вкладке Лист имеются переключатели печати сетки и номеров строк и столбцов, а также последовательности вывода на печать страниц.
Изменить поля страницы можно также в режиме предварительного просмотра путём их перетаскивания за маркеры после щелчка на кнопке Поля.
Команда Файл/Печать открывает диалоговое окно, предназначенное для задания стандартных средств управления печатью.
Если часть данных не должна выводиться на бумагу, область печати задаётся вручную. Сначала выделяются ячейки, которые должны быть включены в область печати, а затем подаётся команда Файл/Область печати/Задать. Изменение области печати выполняется командой Файл/Область печати/Убрать.
Раздел 7. Создание презентаций с помощью мs PowerPoint
Глава 7.1. Презентации. ПрограммаMs Power Point.
Программа создания презентаций MS PowerPoint входит в пакет MS Office. С помощью MS PowerPoint можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.Она предоставляет пользователю мощные функции работы с текстом, широкий набор стандартных рисунков, средства для рисования с использованием богатейшей цветовой гаммы, средства построения диаграмм, возможность использования фотографий. Демонстрация презентации может сопровождаться звуком и мультипликационными спецэффектами. Для ускорения создания презентаций в пакете имеются профессионально разработанные шаблоны презентаций и шаблоны дизайна (оформления), позволяющие использовать стандартные темы и готовые стили для оформления презентаций.
Запуск программы MS PowerPoint ничем не отличается от запуска любого Windows-приложения и осуществляется выбором команды Пуск/Программы/MS PowerPoint или двойным щелчком мышью по ярлыку MS PowerPoint .
В случае постоянных сбоев при работе с MS PowerPoint можно использовать пункт Найти и устранить в меню Справка, запускающий средство автоматического контроля целостности ключевых файлов.
Рассмотрим основные понятия, касающиеся создания презентаций и работы с ними.
Презентация – это набор слайдов и спецэффектов (слайд-фильм), раздаточные материалы, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле MS PowerPoint;
Слайды – это отдельные страницы презентации. Слайды могут включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы, таблицы, рисунки, рисованные объекты, фотографии, изображения из других приложений и многое другое. Слайды можно распечатать с помощью принтера на бумагу или на прозрачные пленки;
Раздаточный материал – это распечатанные в компактном виде два, четыре или шесть слайдов на одной странице. Раздаточный материал имеет целью закрепить восприятие и дать возможность слушателям позднее вернуться к теме доклада;
Конспект доклада – в процессе работы над презентацией можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.
Пользовательский интерфейс MS PowerPoint полностью аналогичен пользовательским интерфейсам других приложений пакета MS Office (MS Word, MS Excel).
Рис. 7.1. Входной экран MS PowerPoint с открытым меню Формат.
На рис 7.1. в качестве примера представлен экран MS PowerPoint с открытым меню Формат. Заметим, что настройку всех элементов интерфейса по своему вкусу можно выполнить в диалоговом окне Настройка (Сервис / Настройка) на соответствующих вкладках.
Элементы управления некоторых внешних программ, входящих в пакет Microsoft Office, органически входят в интерфейс MS PowerPoint. Их значки присутствуют на отдельных панелях управления. Например, можно включить панели инструментов Microsoft WordArt или Microsoft Chart.
Основное отличие интерфейса MS PowerPoint заключается в специфических режимах отображения документа на рабочем поле. Предусмотрено четыре основных режима отображения: обычный; структуры; слайды; сортировщик слайдов. В пятом режиме, называемом Показ слайдов, изображение слайда размещается на полном экране. При этом никакие элементы интерфейса не видны.
В каждом режиме имеются специфичные для него наборы панелей инструментов. В зависимости от принятого режима меняется и состав контекстного меню, открываемого при щелчке на объекте (слайде) правой кнопкой мыши.
В обычном режиме (рис. 7.2.) рабочее окно имеет три панели. На левой панели отображается структура презентации в виде последовательности слайдов с их номерами и размещенным текстом. Правая панель занимает большую часть поля, и в ней отображается слайд, со всеми размещенными объектами. Третья панель небольшой высоты располагается в нижней части рабочего поля и предназначена для внесения заметок разработчиком презентации или другими людьми (если это разрешено автором).
Рис. 7.2. Окно MS PowerPoint в обычном режиме.
В режиме структуры размер панели с отображаемой структурой увеличен, панель заметок располагается вертикально, а слайд отображается в виде эскиза. Именно в режиме структуры удобно вводить и форматировать текст.
В режиме слайдов каждый кадр занимает основную часть рабочего окна, а структура презентации отображается на узкой панели слева, где представлены только символы слайдов и их номера. В этом режиме удобно работать с объектами, размещенными на слайде, особенно мелкими.
В режиме сортировщика слайдов кадры представлены эскизами, занимающими все рабочее поле, под каждым из которых размещаются значки, указывающие на параметры смены слайдов, анимации, времени экспозиции кадра. Соответственно меняется и панель инструментов, где появляются необходимые элементы управления, и контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши на эскизе слайда. Двойной щелчок на эскизе автоматически переводит программу в режим слайдов.
При переходе в режим показа слайдов автоматически запускается полноэкранная демонстрация с параметрами, выставленными в режиме сортировщика слайдов. Демонстрация начинается с текущего (выбранного) слайда. Завершить ее можно в любой момент нажатием клавиши Esc. При этом происходит возврат в режим, который был текущим перед запуском демонстрации.
Специфическими для MS PowerPoint являются элементы интерфейса, предназначенные для управления вставкой и созданием объектов, их свойствами, демонстрацией презентации. Они сосредоточены в основном в пунктах строки меню: Вставка, Формат, Показ слайдов, а также на панели инструментов (отображаются соответствующими значками).
Содержание конкретных операций над объектом зависит от его типа, однако некоторые операции могут быть общими для всех типов объектов. Например, все объекты можно анимировать различными способами путем настройки параметров в диалоговом окне Настройка анимации. Таким способом добиваются динамичного «роста» диаграмм, «выпадающих» или вращающихся надписей и прочих эффектов оформления, оживляющих презентацию.
Важным элементом интерфейса, особенно для начинающих пользователей, служит пункт меню Справка. Там можно найти ответы на большую часть вопросов, возникающих при работе с программой MS PowerPoint.
Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Наконец, презентацию можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов.
MS PowerPoint автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления в случае зависания приложения или сбоя питания. Внесенные изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления.
Поскольку этот файл автоматически удаляется при сохранении или закрытии презентации, средство автовосстановления не может служить заменой регулярному сохранению презентации.
Для закрытия презентации выберите в меню Файл команду Закрыть. При первом сохранении данной презентации вам предлагается присвоить ей имя. Выход из программы осуществляется из меню Файл командой Выход.