Глава 6.2. Ввод числовых и символьных данных. Ввод формул

Ячейка таблицы может быть пустой, а также содержать данные трёх типов: текст, число и формула. Программа вводит данные как число, если их так можно интерпретировать. В противном случае данные вводятся как текст. Ввод формул всегда начинается со знака равенства.

Ввод осуществляется в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся под панелями инструментов. Оба метода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если дважды щёлкнуть на текущей ячейке или щёлкнуть на строке формул, то старое содержимое ячейки не удаляется и можно его редактировать. Завершение ввода с сохранением введённых данных производится щелчком на кнопке Enter в строке формул или клавишей Enter на клавиатуре. Внесённые изменения отменяются клавишей Esc или щелчком на кнопке Отмена в строке формул. Клавиша Delete применяется для очистки содержимого ячейки или выделенного диапазона.

В качестве средств автоматизации ввода предоставляются: автозавершение, автозаполнение числами или формулами. Рассмотрим их подробнее.

Средство автозавершение применяется при вводе в один из столбцов текстовой информации с повторяющимися данными (например, наименованием товара, поставщиков, городов и т.п.) при использовании таблицы как базы данных. Когда текст вводится, то происходит его сравнение с введённым ранее текстом и, если имеется совпадение, введённый текст автоматически дополняется. Достаточно подтвердить операцию автозавершения нажатием на клавишу Enter и текст запишется в текущую ячейку. Если же продолжать ввод, не обращая внимания на предлагаемый вариант, то автозавершение не срабатывает. Следует иметь в виду, что это средство работает при заполнении ячеек столбца без промежутков между ними.

Автозаполнение числами из текущей ячейки производится перемещением указателя мыши (имеющего вид толстого белого креста) в правый нижний угол рамки текущей ячейки. Там он приобретает форму тонкого чёрного крестика и перетаскивание этого крестика в вертикальном или горизонтальном направлении позволяет копировать содержимое ячейки на произвольное число ячеек. Для автозаполнения по закону арифметической прогрессии следует заполнить две соседние ячейки двумя числами, отражающими первый и второй члены прогрессии, выделить их и путем перемещения тонкого чёрного крестика выполнить операцию заполнения. Предоставляется возможность автозаполнения с помощью правой кнопки мыши: после перетаскивания тонкого чёрного крестика и отпускания кнопки в открывшемся меню следует выбрать пункт Копировать ячейки (копирование текущей ячейки) или Заполнить (заполнение ячеек арифметической прогрессией). Новые возможности программа предоставляет после выполнения команды Правка/Заполнить/Прогрессия. Тогда открывается диалоговое окно Прогресси, в котором можно выбрать тип прогрессии, величину шага и предельное значение заполнения. Здесь можно задавать не только арифметическую, но и геометрическую прогрессии.

Чтобы изменить формат данных в текущей ячейке или выделенном диапазоне, используется команда Формат/Ячейки, открывающая диалоговое окно (рис. 6.1), вкладки которого позволяют количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты, задавать направление текста и способ его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать цвет фона.

Рис. 6.1. Диалоговое окно Формат ячеек.

Особенностью вычислений в электронной таблице является то, что вместо переменных или констант в формулах используются адреса ячеек (ссылки на ячейки), в которых записаны числа. Ссылки выполняют роль адресов, поэтому результат расчёта по формуле зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислениях. Это означает, что ячейка, содержащая формулу, становится зависимой и её значение пересчитывается каждый раз, когда значения в ячейках, на которые указывают ссылки в формуле, изменяются.

Информацией для Excelо том, что будет вводиться формула, служит знак равенства, после которого записывается собственно формула, которая может включать ссылки на ячейки (А1, В12) и функцииExcel(abs,sin, СУММ), числовые константы (2,0 ; 8,12), знаки математических операций(+ – * /) и^- возведение в степень. Скобки позволяют менять порядок выполнения математических операций. После ввода формулы в ячейке отображается текущий результат вычисления по этой формуле, а сама формула может быть просмотрена в строке формул, если выделить эту ячейку.

Автозаполнение формулами выполняется так же, как и автозаполнение числами, но отличается характером ссылок на другие ячейки. Например, если ввести в ячейку С1 формулу = А1* В1 и скопировать её в ячейку С2, то она запишется туда как =А2*В2 благодаря относительной адресации. Таким образом, используемая по умолчанию относительная адресация, позволяет при копировании формулы из одной ячейки в другую автоматически изменять ссылки в соответствии с относительным расположением ячеек, используемых в формуле. В отличие от относительной адресации абсолютная адресация не меняет адреса ссылок, и они рассматриваются как постоянные. Указанием на абсолютную ссылку является символ $ перед адресом. Изменение способа адресации меняет правила обновления ссылок при автозаполнении формулами в соответствии с таблицей:

Ссылка в исходной формуле	Ссылка в следующей ячейке
	При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1 (относительная)	В1	А2
$А$1(абсолютная)	$А$1	$А$1
$А1(абсолютная по столбцу)	$А1	$А2
А$1(абсолютная по строке)	В$1	А$1

Таким образом, введение абсолютной ссылки позволяет не изменять ячейку (столбец, строку) при копировании. Это важно при использовании в формулах констант или табулировании функций от двух переменных.