Глава 6.10. Построение сводных таблиц и диаграмм по ним

Построение сводных таблиц ведётся с помощью Мастера сводных таблиц, вызываемого по команде Данные/Сводная таблица после выделения ячейки в базе данных для построения таблиц.

На первом шаге работы мастера (рис. 6.17) выбирается тип данных (по умолчанию флажок установлен на пункте в списке или базе данных MS Excel) и тип оформления сводных данных (сводная таблица или сводная диаграмма (со сводной таблицей)).

Рис. 6.17. Первый шаг работы Мастера сводных таблиц.

Щелчок на кнопке Далее переводит работу мастера на второй шаг, где нужно уточнить правильность выбора диапазона, содержащего исходные данные (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Второй шаг работы Мастера сводных таблиц

Щелчок на кнопке Далее на втором шаге приводит к третьему шагу, где нужно выбрать, куда поместить сводную таблицу: на новый лист (по умолчанию) или на существующий лист с указанием ячейки левого верхнего угла сводной таблицы (достаточно показать на неё указателем мыши), а также выбрать содержание и оформление сводной таблицы после щелчка на кнопке Макет. Сводная таблица состоит из четырёх областей: Страница, Строка, Столбец и Данные. Каждой области должно обязательно соответствовать одно поле базы данных (или несколько полей), кроме области Страница, которую можно оставить пустой. Заполнение областей сводной таблицы ведётся перетаскиванием в эти области кнопок полей базы данных. Незадействованные поля (кнопки которых не были перетащены) в формировании сводной таблицы не участвуют. После перетаскивания нужно нажать кнопку ОК. Щелчок на кнопке Параметры раскрывает соответствующее окно, в котором можно задать имя листа сводной таблицы и изменить другие настройки, заданные по умолчанию. Вывод сводной таблицы производится нажатием кнопки Готово в окне третьего шага работы

мастера. Для примера рассмотрим базу данных (рис. 6.19).

Рис. 6.19. Пример базы данных для построения сводной таблицы.

Рядом со сводной таблицей открывается панель инструментов Сводные таблицы (рис. 6.20). Закрыть и открыть эту панель можно, щёлкая правой кнопкой мыши на любой из открытых панелей инструментов и выбирая пункт Сводные таблицы из контекстного меню.

Рис. 6.20. Макет сводной таблицы и панель Сводные таблицы.

Следует отметить, что можно оформить сводную таблицу и без вызова Макета, так как щелчок на кнопке Готово без обращения к Макету создаёт макет на рабочем листе. Перетаскивание кнопок полей из панели инструментов Сводные таблицы в окно макета также формирует сводную таблицу. Однако здесь следует очень чётко выполнять перетаскивание, поскольку перетаскивание кнопок полей в левую верхнюю ячейку портит сводную таблицу.

Рис. 6.21. Сводная таблица.

По умолчанию в сводной таблице в ячейках Общий итог записывается сумма значений по столбцам и строкам области Данные. Чтобы изменить суммирование на другую функцию, следует дважды щёлкнуть на левой верхней ячейке сводной таблицы и выбрать из раскрывающегося списка нужную операцию. Кроме стандартного набора итоговых функций, можно использовать дополнительные вычисления после щелчку на кнопке Дополнительно и выбрать из раскрывающегося списка Дополнительные вычисления нужное значение и указать необходимые параметры. Выход из окна производится щелчком на кнопке ОК.

Если требуется изменить вид сводной таблицы, то можно использовать кнопки рядом с названиями областей. Каждая кнопка раскрывает окно, в котором можно отключить некоторые из отображаемых показателей. Для области Страница справа отображается раскрывающийся список с возможными условиями фильтрации.

Кроме того, сводную таблицу можно разделить на набор таблиц, выбирая из контекстного меню, появляющегося после щелчка в области сводной таблицы, пункт Отобразить страницы.

Контекстное меню предоставляет богатый выбор возможностей для работы со сводной таблицей, а двойной щелчок на ячейке таблицы позволяет выяснить, как было получено приводимое значение.

Для изменения вида таблицы достаточно просто поменять местами данные столбцов и строк. Для этого кнопку с названием поля, помещенного в область столбцов, нужно перетащить назад на панель инструментов Сводные таблицы (отмена использования поля), кнопку с названием поля, помещенного в область строк, перетащить в область столбцов и затем вернуть кнопку с панели инструментов в область строк.

Данные в сводной таблице динамически связаны с исходными данными и при их изменении таблица обновляется после щелчка на кнопке Обновить на панели инструментов Сводные таблицы или выбора пункта Обновить данные в контекстном меню.

Если диапазон исходных данных был изменён, то обновление сводной таблицы возможно после изменения диапазона в окне второго шага работы Мастера сводных таблиц, вызываемого при помощи кнопки Сводная таблица панели инструментов Сводные таблицы или из контекстного меню сводной таблицы.

Сводную диаграмму, основанную на данных сводной таблицы, легче всего построить с помощью щелчка на кнопке Мастер диаграмм панели инструментов Сводные таблицы. А чтобы создать сводную диаграмму непосредственно на основе базы данных, нужно на первом шаге работы мастера сводных таблиц установить переключатель Сводная диаграмма. Заметим, что соответствующая сводная таблица при этом создаётся автоматически, хотя запроса на её создание не поступает. Программа автоматически создаёт новые рабочие листы для создаваемой сводной таблицы и создаваемой сводной диаграммы и затем открывает лист с диаграммой.

Перетаскивание кнопок полей производится в область страницы, расположенной в верхней части диаграммы; в область данных, совпадающей с областью построения; в область категорий внизу диаграммы и в область легенды справа от диаграммы

Форматирование и настройка построенной диаграммы производится через контекстные меню соответствующих областей диаграммы.