2.6. Информационное обеспечение кис

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в КИС. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает систему реквизитов и показателей предметной области объекта управления, системы документации и документооборота, классификации и кодирования информации, все виды информационных массивов, баз данных, баз знаний, информационных хранилищ.

Рассмотрим составляющие информационного обеспечения.

Классификатор– это систематизированный свод наименований объектов и классификационных признаков и (или) классификационных группировок и кодовых обозначений.

В зависимости от назначения и уровня управления, реализуемого ИС, выделяют следующие виды классификаторов:

 общегосударственные, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны;

 отраслевые, единые для какой-либо отрасли деятельности;

 локальные, применяемые внутри организации.

Общегосударственные классификаторы (ОК) начали создаваться в 1970-х гг. К настоящему времени их насчитывается около 40. Различают 4 группы общегосударственных классификаторов:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например, Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Специальности и квалификации» ОКРБ 011-2001 (Минск : Госстандарт, 2001).

2. Классификаторы структуры отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), органов управления (СООУ), предприятий и организаций (ОКЮЛП), организационно-правовых форм (ОКОПФ).

3. Классификаторы продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей, управленческой документации (ОКУД), системы обозначений единиц измерения (СЕИ).

Классификаторы имеют двоякое применение:

 для ручного проставления кодов в первичных документахв процессе их заполнения и регистрации в памяти компьютера;

 хранение классификаторов в памяти компьютерапозволяетавтоматически формировать кодовые обозначения для новых объектов.

Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения.

Документ– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации», ст. 1).

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации ОКУД.

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная частьсодержит реквизиты, характеризующие место и назначение документа:

 наименование учитываемого объекта;

 индекс формы документа, код по ОКУД, гриф утверждения;

 наименование документа;

 зону для проставления кодов, постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которая должна быть закодирована. Для этого выделяется рамка, построенная по зональной форме для проставления кодов:

Код МОЛ	Код операции	Дебет счета	Кредит счета

В клетки, обведенные жирными линиями, проставляются коды. В дальнейшем эти коды служат группировочными признаками, по которым формируются документы.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия. Документы могут быть однострочные и многострочные, односторонние и многосторонние. Все производные строки и графы снабжены подсказками.

Оформляющая частьдокумента содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Документооборот– последовательность прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Схемы документооборота организаций при ручной обработке сложны и громоздки, одни и те же показатели дублируются в разных документах. Поэтому в процессе автоматизации встает вопрос об организации электронного документооборота. Совершенствование документооборота происходит на основе электронной почты и электронной подписи.

База данных– совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях (Закон Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации», ст. 1).

База знаний – совокупность формализированных знаний об определенной предметной области, представленных в виде фактов и правил. База знаний положена в основу систем искусственного интеллекта и экспертных систем.

Хранилища данных (англ.Data Warehouses) – предметно ориентированные, интегрированные, неизменчивые, поддерживающие хронологию наборы данных, организованные для целей поддержки управления, призванные обеспечивать менеджеров и аналитиков достоверной информацией, необходимой для оперативного анализа и принятия решений. Типичной формой представления информации о бизнес-процессах в хранилище являются многомерные кубы.

Метаданные – информация о структуре, размещении и трансформации данных. Благодаря им обеспечивается взаимодействие компонентов хранилища данных.