2.4. Информационные ресурсы организации

Функционирование организации связано с потреблением финансовых, технико-технологических, кадровых, интеллектуальных и информационных ресурсов. Для нормального функционирования требуется информация о внутренней и внешней среде организации (рис. 8). Сбор, накопление, анализ и использование такой информации позволяет формировать информационные ресурсы, потребляемые организацией в процессе бизнес-планирования, осуществления внешнеэкономической, маркетинговой, инвестиционной и иной деятельности.

В процессе формирования информационных ресурсов организация выполняет следующие задачи:

 выявление потребностей в информации;

 выявление параметров внешней среды, организация мониторинга значений этих параметров;

 выявление ресурсов мирового рынка информации, которые удовлетворяют потребностям управления;

 заключение контрактов с информационными агентствами на возможность доступа к их ресурсам, получение и изучение документации, освоение технологий работы с ресурсами агентств;

 организация поиска информации в выделенных ресурсах при появлении конкретных требований к информации и при организации мониторинга отдельных параметров внешней среды;

 использование полученной информации при обосновании принимаемых управленческих решений;

 анализ затрат на получение необходимой информации.

Рис. 8. Информация, необходимая для управления организацией

2.5. Правовые информационные системы

Изменения, возникающие в правовом окружении организации (в действующем законодательстве, налогообложении, бухгалтерском учете), необходимо регулярно отслеживать. Отсутствие актуальной информации приводит к дополнительным расходам и штрафам. Мониторинг изменений в правовом поле является необходимой регулярной функцией финансового отдела, бухгалтерии, юридической службы. Кроме того, юридическая практика организации сопряжена со значительными объемами документооборота.

В корпорациях широко внедряются информационно-поисковые справочные и консультационно-юридические системы, документационные системы, отражающие отдельные стороны документооборота (по заключенным договорам и их движению, трудовым контрактам, организационно-распорядительным актам руководства и пр.).

Правовая справочно-информационная система– это программный комплекс, обеспечивающий пользователю поиск и ввод информации о нормативных актах, научно-практических комментариях к ним, о судебной, арбитражной и нотариальной практике применения по всем отраслям государственного права, типовых формах документов, бланков и других шаблонов, ведение делопроизводства.

В базы таких программных комплексов включаются:

 официальные документы органов власти и управления Республики Беларусь (аннотированная информация в виде картотеки);

 нормативные акты, носящие общий характер (полномасштабные тексты нормативных актов, документов, комментариев).

Поиск необходимой информации в юридических справочно-информационных системах возможен в трех основных режимах:

1. Контекстный поиск. Предусматривает поиск любых понятий, содержащихся в документе в любом логическом их сочетании: в наборе документов, в отдельном документе или его фрагменте.

2. Поиск в режиме «картотеки». Для этого используются такие параметры, как вид документа, наименование нормативного акта, принявший его орган управления, вид и дата принятия, номер источника публикации, ключевые слова и пр.

3. Комбинированный поиск информации.

Программные комплексы строятся по принципу многооконных систем.

Наибольшее распространение получили коммерческие системы правовой информации таких компаний, как «Гарант-Сервис», «КонсультантПлюс», «Дело и Право», «Кодекс», «ЮСИАС».

Справочная правовая система «КонсультантПлюс» ориентирована на бухгалтеров, юристов, аудиторов, руководителей, специалистов органов государственной власти. База данных системы включает:

 государственное законодательство;

 консультации по бухгалтерскому учету и налогообложению, схемы бухгалтерских проводок, формы первичных учетных документов, материалы бухгалтерской прессы и книги;

 постатейные комментарии к законам и кодексам;

 формы типовых документов;

 тексты законопроектов;

 справочную информацию (календарь бухгалтера, формы отчетности, ставки налогов).

Вид окна программы представлен на рис. 9.

Рис. 9. Окно поиска правовой справочной системы «КонсультантПлюс»

Ежедневно в систему включается около 1000 новых документов. По телекоммуникационным сетям информация передается в региональные центры (более 300 региональных информационных центров в крупных городах и более 400 сервисных подразделений в России) сети «КонсультантПлюс» и включается в системы, установленные на компьютерах пользователей.

Технология системы «КонсультантПлюс» отвечает требованиям, предъявляемым к современному программному обеспечению, соответствует мировым стандартам качества, имеет сертификат ИСО 9001–2001, совместима со всеми версиями операционной системы (ОС) MS Windows.

Пользователи системы обеспечиваются сервисной поддержкой. С 2004 г. компания «КонсультантПлюс» реализует проект «КонсультантПлюс: Высшая школа». В рамках проекта выпускается и бесплатно распространяется диск с подборкой материалов из системы.