Тема 7: Цели и содержание функции управления «организация»

Любая организация как объект управления может быть писана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависят от целей этого описания. Эти параметры прямо. и косвенно отражают характерные черты и систему управления организацией, используемые методы менеджмента и систему взаимоотношений внутри организации и с внешней средой (табл. 7.1). Множественность признаков описания организации предопределяет и множественность признаков классификации:

• формальность;

• форма собственности;

• организационно-правовая форма;

• отношение к прибыли;

• размер организации;

• характер взаимодействия подразделений;

• характер взаимодействия организации и человека;

• вовлеченность в процесс принятия решения;

• ориентация.

Таблица 7.1- Параметры организации

Параметр описания	Характеристика
Название, местонахождение	Официальное наименование, адресные данные
Назначение	Цели и виды, продукции и услуг
Отраслевая принадлежность	Выделяется отрасль, к которой принадлежит основная технология
Правовая форма и вид собственности	В соответствии с Гражданским кодексом и законами РК
История создания и функционирования	Основные этапы развития, определяющие современное состояние организации
Организационная структура	Состав подсистем (горизонтальное и вертикальное разделение труда)
Механизмы координации	Основные виды: стандартизация процессов, результатов, навыков, ценностей, согласование деятельности, прямое руководство
Ресурсы	Основные виды, размеры
Культура	Ценности, разделяемые членами организации
Ключевые факторы и характеристики внешней среды	Факторы прямого и косвенного воздействия, их динамизм, сложность, неопределенность
Ключевые элементы внутренней среды	Уровни управления и элементы (горизонтальное разделение)
Руководство	Стиль управления, источники власти, полномочия

Некоторые из них, которые наиболее часто применяются в теории и практике менеджмента, представлены в табл 7.2.

Таблица 7.2.

Признаки организации

Признаки классификации	Типы организаций	Характерные черты, свойства
1	2	3
Формальность	Формальные	Имеет четко поставленные цели, формальные правила, структуру и связи
	Неформальные	Работает без четко определенных целей, правил и структур. Принцип объединения – общность интересов и др.
Форма собственности	Частные	В соответствии с Гражданским кодексом РК
	Муниципальные
	Государственные
	Иные
Организационно-правовая форма	Товарищество, акционерное общество, кооператив и др.
Отношение к прибыли	Коммерческие	Прибыль – основная цель деятельности
	Некоммерческие	Основная цель деятельности связана, как правило, с реа-лиизацией социальных целей. При этом предприниматель-ская деятельность осуществляется не ради прибыли, а как средство достижения основной цели
Размер организации	Малые	Численность менее 100 чел. – в строительстве и на тран-спорте; менее 60 – в сельск. хозяйстве; менее 30 – в рознич-ной торговле и бытовом обслуживании.
	Средние	Численность 50 – 250 человек
	Крупные	Численность от 300 и выше человек
Характер взаимодействия организации с внешней средой	Механистические (иерархические)	Используются бюрократические принципы: работа по правилам, четкие правила и ответственность, формальные отношения носят официальный характер и т.д.
	Органистические	Особое внимание связям с внешней средой, размытость уровней управления, групповая и индивидуальная ответственность каждого работника за общий результат, неформальные отношения носят личный характер
Характер взаимодействия подразделений	Линейные	В основе – принцип единоначалия
	Линейно-функциональные	Наличие не только линейных, но и функциональных свя-зей, организованных по принципу специализации управ-ленческого труда
	Линейно-штабные	Введение штабных подразделений на временной и/или постоянной основе для решения сложных нетрадиционных задач; выполняют консультационную и контролирующую функцию
	Матричные	Одновременное управление и по вертикали (ресурсное обе-спечение) и по горизонтали (управление проектами). Принцип единоначалия отсутствует
Продолжение таблицы 7.2.
1	2	3
Характер взаимодействия подразделений	Дивизиональные	Выделение подразделений в качестве самостоятельных объектов управления. Принципы департаментализации и скоординированной децентрализации
Характер взаимодействия организации и человека	Корпоративная организация (корпорация)	Замкнутая группа людей с ограниченным доступом и максимальной централизацией и авторитарностью руководства
	Индивидуалистическая	Государственные корпорации: министерства, ведомства и т.п. Общественные корпорации: союзы, общества, академии, политические партии. Открытое, свободное объединение людей. Принцип увязки интересов всех. Субъект интереса – личность: эффективность определяется степенью удовлетворен-ности каждой отдельной личности. Принятие решений по принципу меньшинства или права вето
Вовлеченность в процесс принятия решений	Традиционная	Руководитель принимает решение, подчиненный выполняет решение
	Организация с делегированием полномочий	Подчиненный принимает и выполняет решения, руко-водитель определяет условия
	Партисипативная	Участие в управлении: принятии решений, в установ-лении целей, в решении проблем и руководителя и конкретного исполнителя
Ориентация	Предпринимательская	Ориентация на рост и возможности, предоставляемые внешней средой. Критерий оценки деятельности – эффективность
	Организация, осу-ществляющая ре-сурсный подход к управлению	Ориентация на решение внутренних проблем на собствен-ные ресурсы и их оптимальное использование. Критерий оценки деятельности – продуктивность
	Рыночная	Проектирование организации осуществляется исходя из потребностей потребителя. Основы функционирования – гибкость, адаптивность, инновационность. Критерий оценки деятельности - эффективность

Приведем еще одну классификацию организаций, которая особенно широко используется в работах по стратегическому менеджменту (табл. 7.3). Генри Минцберг выделил шесть форм организации в зависимости от того, какой элемент организации играет ключевую роль при реализации стратегии предприятия.

Человек выполняет работу в окружении людей, во взаимодействии с ними. Он не только исполнитель, но и член группы. При этом группа оказывает на него огромное влияние.

Не существует стандартного определения малой группы, т. к. это очень гибкое явление. Но можно дать описание этому явлению, рассмотрев характерные особенности малой группы.

Малая группа (в дальнейшем — группа) — это относительно обособленное объединение людей, которые:

• часто взаимодействуют друг с другом;

• определяют себя как члены одной группы;

• разделяют общие нормы по поводу того, что их интересует;

• участвуют в единой системе разделения ролей;

• идентифицируют себя с одними и теми же объектами и идеалами;

• воспринимают группу как источник удовлетворения;

• находятся в кооперативной взаимозависимости;

• ощущают себя как некое единство;

• координируют действия по отношению к среде;

Таблица 7.3 .

Классификация организаций по Генри Минцбергу

Признаки классификации	Тип организаций	Ключевой элемент организации
Ключевой элемент организации (по Минцбергу)	Простая	Стратегический уровень. Управление на основе прямого руководства, принципа единоначалия
	Машинная бюрократия	Техноструктура, которая включает системы (подразделения) обеспечения, такие как сотрудники информационной, инженерной, финансовой служб и т.п.
	Профессиональная бюрократия	Оперативный уровень занимается непосредственно производственной деятельностью (производственный цех, преподаватели в учебном заведении и т.п.)
	Дивизиональная	Среднее звено управления – это управленческий персонал, который обеспечивает связь оперативного и стратегического уровней
	Гибкая (эдхократия)	Оперативный уровень + вспомогательные службы. Применяется в сложной динамической среде
	Миссионерская	Идеология

• способны выработать индивидуализированное представление обо всех остальных и аналогичным образом быть - воспринятым каждым из них.

Группа - это относительно обособленное объединение нескольких людей (не более 10), находящихся в достаточно устойчивом взаимодействии и осуществляющих совместные действия в течение достаточно долгого промежутка времени.

Итак, люди объединяются в группы не только для выполнения определенной работы, получения результата и вознаграждения за него. Группа — это среда самоутверждения и самопознания, это объективная потребность человека в коммуникациях.В зависимости от целей объединения выделяют два типа групп:

- формальные;

- неформальные.

Формальные группы создаются для осуществления производственной деятельности в соответствии с выбранной стратегией по воле руководителей организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формальную структуру, позицию внутри группы, их задачи и функции описаны и формально закреплены в соответствующих документах. Эти группы могут быть созданы как на постоянной, так и временной основе. В организации существует три основных типа групп: группы руководителей, рабочие группы и общественные организации.

Неформальные группы образуются членами организации, часто спонтанно, в соответствии с их взаимными симпатиями, общностью интересов, увлечениями, привычками и т. п. На большинстве предприятий существует множество неформальных групп. Их может быть столько, сколько основ для общения. Благодаря формальной структуре люди взаимодействуют друг с другом на протяжении многих лет.

Естественным результатом общения является спонтанное возникновение неформальных групп.

Обычно эти группы имеют явно или неявно выраженного лидера. Во многих случаях неформальные группы оказывают существенное влияние на поведение членов группы, порою даже большее, чем формальные. Основные причины вступления в неформальную гриппу.

1. Принадлежность.

Социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе — является одной из самых сильных. Именно в группе происходит самопознание, самоопределение, самоутверждение. Групповая динамика активизирует существующие потребности человека, создает новые и одновременно является источником (средой) их удовлетворения.

2. Помощь.

Подчиненные с большим желанием обратятся за помощью к коллегам, чем к непосредственному руководителю, даже если трудности возникли при решении производственных задач. Атмосфера доверия и взаимопомощи является основой синергетического эффекта группового взаимодействия.

3. Защита.

Объединение происходит достаточно часто при возникновении какой-либо угрозы, опасности, для совместной защиты личных или групповых интересов. Например, опротестовать вредные условия работы, несправедливую оплату труда и т. п. Конфликт в формальной группе, попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения — все это способствует сплочению существующих неформальных групп или приводит к созданию новых.

4. Общение.

В основе неформального общения лежат интересы, ценности, увлечения и т. п. Именно по этой причине на предприятии может быть столько неформальных групп, сколько общих тем для общения. Так же неформальное общение в группе — это дополнительный неформальный канал поступления важной для человека информации, касающейся как ситуации на предприятии, так и вне ее.

5. Симпатии, дружеское общение.

Группа предоставляет человеку возможность препровождения времени в приятном для себя окружении, избежать одиночества, состояния потерянности, ненужности.

Менеджера не может не интересовать состояние взаимодействия в группе, потому что от этого зависит эффективность управления. Так как зачастую неформальные отношения играют большую роль, чем формальные, менеджер должен знать законы групповой динамики и способы влияния на развитие неформальных взаимодействий. Это влияние должно быть целенаправленным.

Эффективная группа — это группа, в которой взаимодействия характеризуются сплоченностью, взаимоуважением, взаимопониманием.

Независимо от типа групп можно выделить три основных фактора, влияющих на эффективность ее функционирования:

1. Характеристики членов группы, а именно: личные характеристики, способности, образование и личный опыт влияют на качество выполнения производственной деятельности, степень удовлетворенности результатами труда.

1. Структурные характеристики группы.

Организационные (коммуникации, позиции, роли) формируются существующей организационной структурой управления, а также зависят и от характеристик членов групп (например, появление неформального лидера).

Коммуникационные сети будут рассмотрены нами позднее. Формальные позиции определяются организационной структурой. Роль — это заданное, одобряемое группой поведение индивида. Выделяют целевые роли (инициатор, информатор, аналитик, коммуникатор и др.) и поддерживающие роли, способствующие активизации деятельности (поощрение, участие и др.).

Принятая на себя роль во многом определяет восприятие и оценку человека в системе внутригрупповых отношений.

Характеристики межличностного взаимодействия (личные симпатии, конформизм) носят индивидуальную окраску.

На установление дружеских отношений влияют личностные характеристики, наличие частота встреч, общие цели, интересы, совместное решение проблем. Взаимные симпатии, дружеские отношения могут привести как к синергетическому эффекту, повышающего эффективность групповой работы, так и к снижению эффективности за счет потери времени на бесконечные чаепития, перекуры и т. п.

Еще одна опасность групповой работы заключается в возможности возникновения групповщины (внутренняя замкнутость) и конформизма (принятие или навязывание общего мнения).

3. Ситуационные характеристик:.

- Размер группы влияет на степень удовлетворенности работой в группе. Наиболее оптимальное количество — 5-6 человек. Увеличение числа членов неформальной группы ведет к ее распаду.

- Пространственное расположение группы с позиций наличия определенного места, территории, личного пространства, а также взаимного расположения мест. Например, наличие рабочего места руководителя в общем пространстве способствует активизации работы группы.

- Характеристики задач, решаемых группой, а именно: необходимость группового взаимодействия, взаимозависимость действий и структурированность задач. В случае слабо структурированных задач наблюдается больше давление группы на индивида и большая взаимозависимость действий, чем в случае хорошо структурированных задач.

- Система вознаграждения должна анализироваться совместно с взаимозависимостью действий членов группы (рис. 7.1).

Итак, для повышения эффективности функционировании групп руководители должны принимать во внимание размер группы, ее состав, распределение ролей и другие характеристики. Очень важно, чтобы менеджер понимал, что неформальные структуры динамически взаимодействуют с формальными структурами. Нужно помнить, что неформальные группы могут так резко снизить эффективность функционирования формальной группы, вплоть до прекращения ее существования, так и способствовать повышению ее эффективности. Для этого необходимо:

Диференцация в оплате

Рисунок 7.1.- Взаимозависимость действий членов группы

1. и 3 квадранты порождают много проблем.

2. и 4 — способствуют благоприятным взаимоотношениям и успешному функционированию группы.

- признать существование неформальной группы и осознать, что ее уничтожение может повлечь за собой и уничтожение формальной группы;

- выслушивать мнение по ключевым вопросам неформальных лидеров групп;

- для снижения сопротивлению неформальной группы реализации управленческих решений рекомендуется привлекать членов группы к обсуждению проблем и принятию решений;

- перед тем как предпринимать какие-то действия, необходимо просчитать возможные отрицательные воздействия на существование неформальных групп.

Если организационная структура — это «скелет» организации, то организационная культура — это ее «душа».

Организационная культура проявляется в виде разделяемых в организации ценностей, принятых верований, норм поведения и т. п., которые лежат в основе отношений и взаимодействий как внутри организации, так и за ее пределами. Ниже перечислим элементы культуры.

1. Философия (смысл существования организации) определяет отношение к сотрудникам и клиентам.

2. Доминирующие ценности (в отношении целей и средств их достижения).

3. Нормы взаимоотношений в организации.

4. Правила игры в организации (организационные нормы, система контроля, вознаграждения и т. п.).

5. Климат (социально-психологическая атмосфера в организации и взаимодействие с внешним миром).

6. Поведенческие ритуалы, легенды, символы. Организационная культура (по Э. Шайну) формируется как реакция на две группы проблем.

1) Внешняя адаптация предполагает поиск организацией своей ниши на рынке и адекватную реакцию на динамику внешней среды. Преодолевая трудности внешней адаптации, организация учится выживать. Результатом этого научения становятся согласованные представления о:

- миссии и стратегии;

- специфических целях;

- средствах достижения целей: организационной структуры и системы организационно-распорядительных методов, методов стимулирования деятельности и т. п.;

- системе контроля (создание информационной системы, критериальной базы оценки результатов);

- действиях по корректировке в отношении лиц, не выполнивших задания.

2) Внутренняя интеграция — это становление коллектива, превращение отдельных людей в эффективную команду. К задачам, с которыми неизбежно сталкивается любая организация в плане внутренней интеграции, можно отнести распределение власти: преодоление конфликтов между отдельными людьми или группами: «притирку» стилей работы, поведения, общения и т. д.

Преодолевая трудности, связанные с объединением отдельных людей в единую команду, организация приобретает знания о том, как следует работать вместе. Формируются общие для всех:

• язык;

• границы группы (принципы вхождения и выхода из группы);

• механизм наделения и лишения властных полномочий и статуса;

• правила социальных отношений (уровень неформальности, возрастно-половые и т. п.), а также уровень открытости на работе;

• принципы награждения и наказания для поддержания необходимого производственного поведения;

• идеология и религия (определение значений вещей, которые не поддаются объяснению и не контролируются организацией). Вера как способ снятия стресса.

Другими словами, результатом «притирки» людей друг к другу становится (часто негласный) внутренний «устав» — свод норм и правил поведения и взаимоотношений внутри организации.

Выделяют две группы факторов, влияющих на процесс формирования организационной культуры.

1. Первичные факторы:

• заинтересованность (внимание) высшего руководства;

• реакция руководства на критические ситуации;

• отношение к работе и стиль поведения руководства;

• критериальная база поощрения сотрудников;

• критериальная база отбора, назначения, увольнения.

2. Вторичные факторы:

• структура организации, делегирование полномочий;

• система передачи информации и организационные процедуры;

• внешний и внутренний дизайн и оформление помещений, в котором располагается организация;

• мифы и истории о событиях, людях, которые играли и / или играют ключевую роль в жизни организации;

• формализованные положения о философии и смысле существования.

Выводы:

1. каждая организация, преодолевая трудности внешней адаптации и внутренней интеграции, приобретает опыт, который становится основой организационной культуры (уни- кальной общей психологии, характеризующей данное сообщество людей);

2. организационная культура формируется в процессе совместного преодоления трудностей;

3. ядро организационной культуры формируется основателями организации и непосредственно связано с их жизненным опытом и мировоззрением; организационная культура является естественной, привычной средой для людей, работающих в организации; ее влияние и проявления более заметны для новых сотрудников, входящих в организацию, или посторонних наблюдателей;

4. особенности организационной культуры можно лучше понять, обратившись к истории организации, в особенности к критическим моментам.

Понимание характеристик организационной культуры может облегчить проведение в жизнь решений высшего руководства и способствует разработке реалистичных планов.

Рекомендуемая литература:

Осн.: 1 [338-360]; 2 [285-327].

Доп.:6 [91-94; 32—231-235; 190-191].