Контрольные вопросы к теме №4
Что собой представляет тендерный (конкурсный) процесс?
Назовите основные элементы конкурсного процесса.
Назовите состав конкурсной документации.
Как определяется цена конкурсной документации?
Каковы особенности конкурсной документации для различных предметов закупки?
Какие виды конкурсных публикаций могут использоваться в системе госзакупок?
Каковы цели проведения процедуры «вскрытие конвертов»?
Кто может присутствовать на процедуре «вскрытие конвертов»?
Какова продолжительность срока подготовки и подачи конкурсных предложений?
Совпадают ли по срокам выбор победителя и заключение контракта?
Каковы место и роль процедуры квалификационного отбора?
Когда подается итоговая конкурсная публикация?
Каковы требования к оформлению и подаче оферт?
Кто имеет право присутствовать на процедуре «оценка конкурсных предложений»?
Назовите документацию, сопровождающую конкурс?
Тема 5. Подготовка конкурсного процесса Лекция 5. Подготовка конкурсного процесса
Основные понятия:
подготовка закупок; положение; регламент; комиссия; концепция закупки; компетенция поставщиков; стратегия контракта; выбор метода проведения закупки; методы оценки предложений; планирование закупок; график проведениия закупки; затраты на конкурс.
Создание системы закупок в организации
Закупки за счет общественных средств включают в себя самые разнообразные товары и услуги. Часть их может приобретаться централизованно – министерствами, ведомствами, уполномоченными организациями, но большинство – организациями и учреждениями, непосредственно являющимися потребителями данной продукции, работ и услуг. Среди закупочных организаций – банки, больницы, школы, библиотеки и многие другие.
Каждая из них, ориентируясь на действующую нормативно-правовую базу, использует определенные методы и процедуры совершения закупок или разрабатывает собственные стандартизированные процедуры для подведомственных организаций. Основной целью закупочной деятельности этих организаций является приобретение продукции (услугах), материально-технических ресурсов с максимально возможной эффективностью.
Но, как уже отмечалось, в большинстве инструктивно-нормативных документов сфера конкурсного процесса ограничивается работой от объявления торгов до их завершения, т.е. выявления победителя. Обеспечить же эффективность тендерного процесса одним лишь правильным использованием процедур невозможно, необходима тщательная подготовительная работа по их организации и проведению, а также анализ результатов каждого проведенного тендера.
Нельзя забывать и то, что закупки выступают составным элементом системы снабжения, а ей обязательно должен предшествовать ряд общих этапов, таких как планирование потребности, исследование рынка и т.д. В соответствии с этим процессу закупки должен предшествовать подготовительный этап, имеющий свои цели, задачи и включающий определенные мероприятия. От того, насколько хорошо подготовлен, спланирован и организован конкурсный процесс, зависят и результаты конкурсных торгов, и всего процесса закупки.
В соответствии с рассмотренной структурой конкурсного процесса, составом процедур и содержанием документов могут быть сформулированы основные задачи, которые следует решить в процессе подготовки к торгам:
определение предмета закупок и подготовка спецификаций;
изучение возможных источников закупки и предварительный отбор участников торгов;
определение типа контракта;
выбор метода закупки;
подготовка конкурсной документации для торгов;
определение функций и обязанностей всех участников;
найм на работу необходимых специалистов;
планирование самого процесса проведения конкурсных торгов;
определение форм и методов контроля;
проработка юридических вопросов и пр.
Часть этих вопросов может решаться еще задолго до принятия решений о проведении торгов. Так, при закупке сложных и дорогостоящих товаров получению требуемых инвестиций предшествуют прединвестиционные исследования, ориентированные на изучение конъюнктуры рынка, на спрос и предложение определенных видов товаров и услуг. В результате, оценивается целесообразность и возможность реализации проекта, формируются цели и результаты, разрабатываются основные требования, ограничения, критерии, оцениваются потенциальные участники, требуемое время, ресурсы и другое.
По результатам этих исследований принимается решение о выделении средств на закупку товаров, выполнении работ или оказании услуг.
Одной из первых проблем, возникающих при организации конкурсных торгов, является разработка организационной схемы их проведения.
Универсальной организационной схемы подготовки и проведения конкурсных торгов не существует. Каждая организация решает эти вопросы по-своему, формируя собственную концепцию, аппарат управления и разрабатывая конкретные схемы и графики проведения.
Прежде всего, необходимо ознакомиться с действующей в государстве нормативно–правовой базой в области закупок, и только после этого приступить к созданию системы конкурсных закупок в организации. Ее основой должна стать собственная нормативная база, которая регламентирует порядок проведения закупок в данной организации, взаимодействие подразделений и выбор поставщика. Для небольших организаций, где закупки проводятся редко, особой необходимости в разработке общей обязательной документации по организации и проведению конкурсов нет. А вот для крупных предприятий со многими структурными подразделениями она необходима. Как правило, собственная нормативная база включает: разработку положения о закупках в организации, регламента проведения закупок, типовой конкурсной документации и методических материалов, приказы руководства, касающиеся создания и деятельности конкурсной комиссии.
Положение о закупках. Положение о закупках является основным документом, определяющим внутренние правила организации закупок у заказчика. В нем прописываются все применяемые закупочные процедуры, условия и порядок их применения, в том числе полномочия и порядок формирования конкурсной комиссии. Здесь же должны найти отражение права и обязанности конкурсной комиссии.
Положение о закупках может включать следующие разделы:
1. Сфера и порядок применения.
2. Список терминов и определений.
3. Требования к поставщикам.
4. Способы закупок и условия их использования.
5. Документооборот (требования к оформлению протоколов, отчетов и т.п.).
6. Конкурсная комиссия.
7. Заключительные положения.
Регламент закупок. Если положение задает стратегию закупок, то регламент отвечает за их тактику. В регламенте детально прописывается порядок взаимодействия и ответственность подразделений, участвующих в закупке, вплоть до руководителей организации, а также выходы из различных нестандартных ситуаций. Роль данного документа велика, недостаточность его проработки приводит к весьма тяжелым последствиям.
Типовая конкурсная документация и методические материалы. Эти документы не относятся к числу обязательных, но чем больше проводится закупок, тем желательнее иметь типовые формы по всем процедурам, проводимым в организации. Это не только позволяет экономить время, повышать качество разрабатываемых документов, но и поможет обеспечить непрерывность процесса при ротации кадров.
Утверждение персонального состава комиссии. Выбор победителя среди всех возможных претендентов должен производиться конкурсной (ценовой) комиссией, которая заранее назначается руководителем. В практике встречаются различные виды комиссий. Обычно к компетенции комиссии относятся вопросы, связанные с непосредственным проведением конкурса, а иногда конкурсная комиссия существует как формальная инстанция, только утверждающая окончательные решения. В этом случае дополнительно может создаваться и рабочая группа, на которую будет возложена техническая часть по подготовке к конкурсу. Конкурсная комиссия создается в соответствии с действующим законодательством. Ее численность, должностной и персональный состав определяются организацией, осуществляющей закупки. Обычно это 5–7 человек – представители заказчика, финансовые, экономические и технические эксперты, юрист.
Персональный состав комиссии может быть утвержден приказом руководителя заказчика один на все закупки, а может варьироваться в зависимости от предмета закупки или создаваться для каждой закупки отдельно.
Прежде всего, заказчику необходимо сформировать органы управления закупочной деятельностью, определить должностное лицо, которое будет от имени заказчика направлять и координировать деятельность, связанную с конкурсным процессом; назначить руководителя, сформировать команду. Это может быть распорядительное подразделение или закупочный центр. В состав такого подразделения должны входить специалисты, участвующие в принятии решений о закупках. Среди них могут быть: пользователи товаров, снабженцы, распорядители и лица, контролирующие информацию о закупках. Состав и размер такого подразделения может варьироваться в зависимости от принятой модели закупок, класса закупаемых товаров, типа работ и услуг.
При централизованной модели весь процесс закупки осуществляется специализированной закупочной структурой (отделом, управлением) на основании заявок от подразделений-потребителей. В случаях использования децентрализованной – закупки осуществляются профильными в своей сфере компетенции подразделениями. При этом может существовать и отдел закупок, поддерживающий и координирующий закупочную деятельность остальных подразделений. При комбинированной модели каждое подразделение организации создает собственный закупочный отдел, который и проводит все необходимые для своих нужд закупки. Вместе с тем, может существовать и центральный отдел закупок. Его функция – объединять однотипные закупки разных внутренних заказчиков в общий заказ, а также методическая и маркетинговая поддержка.
На базе этих моделей возможны различные схемы построения систем управления закупками в организации. Выбор конкретной зависит от текущего состояния дел в организации, организационной структуры в целом, действующей процедуры согласования и принятия управленческих решений и т.п.
Один из вариантов схемы построения системы закупок в организации, наиболее общей и реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, приведен на рис. 7.
Внутренний заказчик формирует свои требования к продукции (техническое задание) и обосновывает их целесообразность и эффективность. Отдел закупок формализует требования пользователя и выбирает наилучший способ их удовлетворения из предлагаемых на рынке, готовит материалы, необходимые для проведения закупки, впоследствии заключает договор с выбранным поставщиком и контролирует его выполнение.
Конкурсная комиссия (закупающее подразделение) проверяет обоснованность проведения закупки и проводит конкурентный выбор поставщика. Подобное распределение функций в процессе закупки между разными подразделениями повышает уровень объективности выбора контрагента.
Приступая к конкретной закупке, заказчик в первую очередь, должен решить, будет ли он сам проводить работу по организации и проведению конкурса либо делегирует свои полномочия какой-либо другой организации, специализирующейся в данной области. Решение этого вопроса, в первую очередь, зависит от действующего законодательства, а также от того, имеются ли у заказчика квалифицированные кадры, способные качественно и в срок решить требуемые задачи. Заказчик может пригласить консультационные фирмы, как на весь комплекс работ, так и на отдельные виды. Как правило, выбор специализированной фирмы также проводится на основании конкурса.
В первую очередь заказчик (инженерно-консультационная фирма) должен четко определиться относительно нормативной базы, особенно в тех случаях, когда речь идет о международных торгах, изучить специфику и особенности данной закупки.
Заказчик принимает решение о проведении торгов и издает соответствующий официальный распорядительный документ (приказ, постановление, распоряжение и др.).
В процессе проведения торгов к основным участникам могут подключаться эксперты, проектные организации и другие физические и юридические лица. Их состав, задачи и функции, а также сроки приглашения определяются в процессе планирования конкурсного процесса. Так, для разработки конкурсной документации, условий предварительной квалификации, оценки оферт, их экспертизы, выдачи рекомендаций для определения победителя и других услуг могут привлекаться инженерно-консультационные фирмы.
Формирование в организации собственной системы закупок – достаточно трудоемкая работа, требующая специальных знаний и навыков. Вместе с тем, опыт показывает, что там, где эти системы создаются, существенно сокращается количество ошибок, допускаемых при организации и проведении процедур закупок, а также количество времени, затрачиваемое на их подготовку.