Принцип відповідності

Основи іншого важливого принципу управління - принципу відповідності - були закладені близько ста років тому американським інженером Ф.У. Тейлором, основоположником наукової організації праці і управління, «батьком наукового менеджменту».

Визначити відповідність працівника посаді - завдання не з легких. Необхідний досвід і уміння відокремити професійні ділові якості від словесної мішури і зовнішньої помпезності співробітника. Найчастіше люди намагаються відкусити більший шматок, чим можуть проковтнути, адже зазвичай людина вельми високої думки про свої здібності і інтелект. Значно рідше зустрічаються випадки недооцінки своїх можливостей, боязкості, соромливості. Якщо людині з хорошою освітою доручити виконувати рутинну канцелярську роботу, то значна частина його знань пропаде без користі, а сам співробітник прагнутиме змінити місце роботи за ради цікавішої посади.

Є багато методів допомогти людині у пошуках його дійсного місця в колективі, знайти своє покликання. Японські менеджери досягають цієї мети шляхом ротації, тобто переміщенням співробітника з одного місця роботи в інші структурні підрозділи. Найчастіше ці переміщення проводяться «по горизонталі», але іноді і з підвищенням на посаді - «по вертикалі». Багато що дає система наставництва, коли до новачка прикріплюють досвідченого фахівця, і часті контакти керівника зі своїми співробітниками, іноді і в неофіційній обстановці.

Виконувана робота повинна відповідати інтелектуальним і фізичним можливостям виконавця - ось основа принципу відповідності. Кожен сам може пригадати багато прикладів зі свого виробничого і життєвого досвіду, коли завдяки випадковостям кон'юнктури чоловік з середніми інтелектуальними і організаторськими здібностями був піднесений вгору службових ієрархічних сходів і, не дивлячись на всі його старання, на роботу без відпочинку з ранку до глибокої ночі, так і не зміг добитися яких-небудь помітних результатів. Страждає не тільки робота, під загрозою і його здоров'я, благополуччя сім'ї, дружні контакти з іншими людьми.

Принцип відповідності необхідно застосовувати кожному керівникові при підборі і розстановці управлінських кадрів і в першу чергу при оцінці своїх власних можливостей, своєї відповідності виконуваній роботі. Чітко застосовувати принцип відповідності рекомендував ще великий старогрецький філософ Сократ. Він учив, що головне завдання і основне свідоцтво мистецтва будь-якого громадського діяча, воєначальника, торговця, будівельника - уміння дати людині роботу по його здібностях і добитися виконання дорученого завдання.

Принцип автоматичного заміщення відсутнього

Очевидна важливість принципу автоматичного заміщення відсутнього ясна кожному досвідченому керівникові. Заміщення відсутніх (хвороба, відпустка, відрядження) повинне вирішуватися автоматично на основі службових посадових інструкцій, що діють, і регулюватися формально. Як часто у виробничій практиці виникали ситуації, коли із-за хвороби, наприклад, головного бухгалтера була паралізована робота всього підприємства (тільки у бухгалтера зберігається друк або тільки його підпис визнається банком).

Є один, дещо несподіваний наслідок цього принципу - важливість службових посадових інструкцій, документів, спрямованих на виконання свого обов'язку в рамках права. Мало знайдеться людей, що мають досвід роботи в органах управління, які з симпатією відносилися б до розпоряджень, інструкцій, циркулярів, але їх відсутність веде до правового нігілізму, коли всі відповідають за все, а у результаті - ніхто і ні за що.

Проте заміщення відсутнього, особливо якщо доводиться заміщати начальника структурного підрозділу, вимагає від виконавця великого такту, підготовленості і досвіду. Головне, не повинні страждати робота, і відмовки типу "я це питання вирішити не можу, доведеться почекати начальника" абсолютно недопустимі. Сам факт передачі функцій керівника хоч би на деякий час особі, що заміщає його, свідчить про їх обопільну довіру, про визнання за виконавцем компетентності і професіоналізму. Приймаючи на себе додаткові обов'язки, виконавець, володіючи правом на помилку, несе відповідальність не тільки за свої рішення, але і за бездіяльність, особливо в складних виробничих ситуаціях. Той, що заміщає повинен знати свої нові функції, але ще краще розбиратися в тому, чого він не повинен робити. По-перше, він не повинен відміняти або хоча б ставити під сумнів прийняті його керівником принципові рішення, навіть якщо ці рішення він не схвалює. По-друге, важливо розуміти, що ухвалюванні виконавцем рішення повинні залишати можливість для подальших коректувань, не можна ставити керівника перед фактом, примушувати його приймати те, до чого він не готовий або з чим він принципово не згоден. Будь-яка форма примушення і насильства неприємна, але заганяти свого начальника в кут абсолютно неприпустимо, і це коштуватиме у результаті величезних втрат, і, нарешті, не слід намагатися використовувати виниклу ситуацію для підняття свого авторитету за рахунок відсутнього начальника: «Я-то вас розумію, і підтримав би, але мій керівник...». Подібні спроби наївні, не етичні і завжди дають негативний результат.