Тема 8. Прийняття рішень в адміністративному управлінні

Ключові терміни: управлінські рішення, вимоги до управлінських рішень, процес прийняття рішень, «мозковий штурм», переговорний процес, ефективність рішень.

Вивчення даної теми доцільно розпочати із визначення сутності та особливостей прийняття управлінських рішень в адміністративно-державному управлінні.

Управлінське рішення це продукт праці (діяльності) менеджера, свідомий вибір менеджером одного із кількох альтернативних варіантів розвитку майбутніх подій на основі аналізу неявної інформації

Прийняття управлінських рішень — це визначальний процес управлінської діяльності, оскільки формує напрямки діяльності організації та її окремих працівників. Робота з прийняття управлінських рішень вимагає від менеджерів високого рівня компетентності, значних затрат часу, енергії, досвіду. Ефективне рішення має якомога повніше забезпечувати досягнення поставленої організацією мети.

Будь-яке управлінське рішення припускає вибір одного або більше засобів (ліній поведінки) для досягнення однієї або більше цілей (бажаних виходів). У процесі прийняття рішень зазвичай виділяють чотири фази: виникнення проблеми; формулювання та аналіз проблеми; прийняття рішення; виконання рішення.

Усебічний зважений аналіз вихідної позиції дозволяє вивчити внутрішнє і зовнішнє середовище організації (або окремої проблеми), щодо якої приймається певне рішення.

В останні роки західні вчені все частіше пропонують використовувати в процесі прийняття адміністративних рішень «мозковий штурм». У книзі фінських фахівців з управління пропонується таке визначення цього методу: «Мозковий штурм — це... метод роботи групи, за якого першочерговою метою є знаходження нових альтернативних варіантів рішення в проблемній ситуації». Відправним моментом «мозкового штурму» є проблема, що не знайшла прийнятного рішення.

«Мозковий штурм» - це засіб вирішення синтетичних проблем. Найкращі результати «мозкового штурму» досягаються під час розроблення інновацій, удосконалювання існуючих засобів роботи та поліпшення вже розроблених планів.

Яким би досконалим не здавався остаточний проект рішення, він не приведе до результату, поки не буде випробуваним справою. Англійський учений К. Кіллен радить не обмежуватися прийняттям одного рішення і на випадок непередбачуваних обставин виробити декілька запасних варіантів, тобто ввести в прийняте рішення чинник надійності.

У процесі підготовки та прийняття рішень представникам державної адміністрації на різних рівнях доводиться вести переговори з політиками, групами лобіювання, представниками ділових кіл. Практика ведення переговорів нагромадила багато тактичних прийомів досягнення консенсусу в процесі прийняття рішень. Проте до останнього часу на переговорах майже всіх рівнів панував конфронтаційний підхід, заснований на жорстких торгах. Досягнення політичного консенсусу за допомогою торгів схоже на гру, яка припускає маніпулювання поведінкою партнера. Торги можуть відбуватися за двома основними варіантами. Широко відомий метод гри з нульовою сумою: або абсолютний виграш, або повний програш, все або нічого. Тиск, обвинувачення - усі ці прийоми належать до жорсткого торгу. Їх сенс полягає в тому, щоб будь-що домогтися поступок від партнера.

Конфронтаційний підхід до переговорів у більшості випадків відбувається в більш м'якій формі, ніж гра з нульовою сумою. Цей підхід припускає, що, досягаючи консенсусу, не виявиться тих, що виграли цілком, і тих, що програли: кожний з учасників зазнає певних втрат і має переваги.

Активно застосовуються такі тактичні прийоми, як пакетування, вимоги в останню хвилину, завищення вимог, загострення уваги на слабких сторонах партнера, різні відходи, зважування на помилкові акценти у власній позиції.

Прийом пакетування полягає в тому, що декілька питань пропонують до розгляду комплексно, у вигляді пакета. Використання пакета у межах торгу передбачає зведення проблемних і привабливих для партнера пропозицій в один блок із малопривабливими. При цьому привабливі пропозиції можуть бути досить віддаленими до теми обговорення. Наприклад, зменшення обсягів фінансування якоїсь програми може бути об'єднане в одному пакеті з пропозицією вигідних кадрових переміщень в адміністрації.

Використання тактичного прийому завищення вимог полягає в тому, щоб запросити якнайбільше. У висунуту позицію включають численні пункти, деякі з них потім можна буде безболісно зняти як поступку, і зажадати натомість аналогічних кроків з боку партнера. Адміністративні переговори будують на висуванні явно неприйнятних для іншої сторони пропозицій. Потім наступає етап взаємної критики і, коли аргументи партнерів вичерпуються, переговори зазвичай заходять у безвихідь.

Тактичний прийом відходу використовують на переговорах у тих випадках, коли торкаються питань, не бажаних для обговорення. Прикладом відходу може слугувати прохання відкласти обговорення проблеми або перенести його на інше засідання. Іноді відхід буває непрямим. У цьому випадку відповідь на питання дається, але вкрай неточно, завуальованно. Непрямий відхід може бути виражений у вигляді ігнорування проблемної ситуації. Задане питання ніби не помічають. На багатосторонніх переговорах таке трапляється особливо часто.

Типовим тактичним прийомом у межах торгів виступає зважування на помилкові акценти у власній позиції. Один з партнерів демонструє крайню зацікавленість у вирішенні якогось питання, хоча насправді воно є другорядним. Потім це питання знімається, щоб одержати потрібні рішення з іншого, важливішого. Висвітлюючи переговори у засобах масової інформації, цей прийом використовують для впливу на суспільну думку.

На сьогодні в практиці ведення адміністративних переговорів усе частіше спостерігаються спроби відходу від конфронтаційної взаємодії і використання принципово іншої методики, основаної на партнерських взаємовідносинах. Головна ідея цього підходу - ставитися до переговорів як до засобу спільного аналізу проблеми з метою її вирішення. У цьому випадку процес переговорів, як правило, проходить три етапи: 1) взаємне уточнення інтересів, поглядів і позицій учасників; 2) обговорення (висунення аргументів на підтримку своїх пропозицій, критика інших необґрунтованих позицій тощо); 3) узгодження позицій і вироблення домовленостей.

Обговорюючи питання, варто переконатися, що обидві сторони під одними і тими ж термінами розуміють однакові поняття. Це дуже істотний момент: адже може трапитися так, що, домовившись, партнери надалі стануть по-різному трактувати досягнуті угоди.

На заключному етапі переговорів широко використовують такі тактичні прийоми, як сюрприз, пошук загальної зони рішення, відмова від власної вимоги, принципово нове рішення, висування підвищених вимог.

Як висновок варто зупинитися на оцінюванні особистого чинника на політичних переговорах. Останніми роками з'явилося багато цікавих праць, основаних на експериментальних даних у цій сфері. Очевидно, що особисті якості учасників переговорів відіграють незначну роль у тих випадках, коли члени делегацій є простими виконавцями — представниками тих або інших організацій і структур. Якщо виникає ситуація, в якій вони з деяких причин не задовольняють тих, кого представляють на переговорах, учасників замінюють.

Проте чим вищий рівень переговорів, чим більш самостійні у своїх діях їх учасники, тим більше значення мають їхні особисті якості. Особливого значення особисті характеристики набувають під час переговорів на вищому рівні. Учені давно відзначили, що кожному лідеру притаманний свій особливий, індивідуальний переговорний стиль. Багато в чому він складається з улюблених тактичних прийомів: для когось характерна манера відходів, хтось любить заперечувати або виявляє пристрасть до сюрпризів. Знання індивідуальних особливостей партнерів багато в чому полегшує процес ведення переговорів.

Багато вчених цікавляться питанням: які саме риси характеру притаманні ідеальному учаснику адміністративних переговорів. Більшість експертів називають сім особливих чеснот: правдивість, точність, спокій, рівний характер, терпіння, скромність, лояльність. Проте мистецтво ведення переговорів тому і називають мистецтвом, що його ніколи не можна зводити до суми певних технологій і навичок, до набору заданих чеснот. Тут значною мірою потрібний адміністративний талант, як і в будь-якій іншій сфері.

Практичне заняття.

Завдання:

Опрацювати:

а) сутність та особливості управлінських рішень в адміністративно-державному управлінні. Вимоги до управлінських рішень;

б) фактори впливу на прийняття управлінських рішень. Зовнішні, в якому функціонує організація та внутрішні фактори, обумовленні специфікою діяльності підприємства.

в) процес прийняття рішень у адміністративному менеджменті.

Встановити:

а) вплив на прийняття та реалізацію управлінських рішень організаційної структури управління; його функцій та методів; структури управлінського апарату; діяльності суб’єктів управління.

б) значення у процесі розроблення управлінського рішення: особистісних якостей менеджера; стану зовнішнього і внутрішнього середовища прийняття рішень; обсягу інформаційного забезпечення; взаємозалежності управлінських рішень; можливостей застосування сучасних технічних засобів.

Ознайомитись із правилами і тактичними прийомами ведення переговорів у адміністративному менеджменті.

Питання для контролю знань:

1. Проведіть класифікацію управлінських рішень.

2. Вкажіть вимоги до управлінських рішень.

3. Розгляньте процес прийняття раціонального рішення.

4. Назвіть чинники, що впливають на прийняття раціональних рішень.

5. Дайте поняття моделювання в процесі прийняття рішень.

6. Розкрийте методи прийняття рішень.

7. Розгляньте дерево рішень.

8. Визначте умови ефективності управлінських рішень.

9. Назвіть причини невиконання управлінських рішень.

10. Вкажіть особливості прийняття рішень в адміністративно-державному управлінні.

11. Розкрийте характерні особливості переговорного процесу в адміністративно-державному управлінні.

12. Охарактеризуйте тактичні прийоми ведення переговорів.

Виконайте реферат на одну із вказаних тем:

1. Сутність та особливості управлінських рішень в адміністративно-державному управлінні.

2. Процес прийняття рішень у адміністративному менеджменті.

3. Переговорний процес в адміністративно-державному управлінні.

Література: 28, 31, 36, 39, 55, 56, 57, 60, 61.