5. Документальне оформлення інвентаризації товарів

Проведення інвентаризації товарів здійснюється на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства, яким визначається склад інвентаризаційної комісії, дата, місце проведення, час початку і закінчення інвентаризації, час здачі документів до бухгалтерії, перелік товарів, що підлягають інвентаризації.

Після того, як визначено склад комісії, що буде безпосередньо здійснювати інвентаризацію, дата початку інвентаризації та підрозділу, що інвентаризується, матеріально відповідальну особу, виникає необхідність у визначенні залишків товарів, що інвентаризуються, на дату початку проведення інвентаризації за даними обліку.

У зв’язку з цим необхідно, щоб матеріально відповідальна особа підготувала товарно-грошовий або товарний звіт із залишками товарів, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, і здала його в бухгалтерію після перевірки Головою комісії. Інвентаризація може починатися і без цих даних. При цьому дуже важливо, щоб матеріально відповідальна особа:

1) передала в бухгалтерію всі прибуткові та видаткові документи за товарами, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, оформлені з дати останнього складеного і поданого нею звіту і до дати початку інвентаризації;

2) склала і здала членам комісії розписку, в якій вона має зазначити, що всі прибуткові та видаткові документи за товарами, що перебувають під її матеріальною відповідальністю, вона здала до бухгалтерії, а також те, що всі товари перебувають на відповідних місцях (складах) їхнього зберігання. Якщо які-небудь товари на початок інвентаризації переміщені без оформлення документів в інші місця зберігання або передані іншим особам, то це має бути зазначено в розписці.

Після цього інвентаризаційна комісія, якщо вона в повному складі, може приступати до інвентаризації. При цьому присутність матеріально відповідальної особи обов’язкова.

Слід зазначити, що перебувати під матеріальною відповідальністю матеріально відповідальної особи можуть не тільки товари, що належать підприємству, але і ті, що належать стороннім особам, як фізичним, так і юридичним. Для цілей інвентаризації це не має принципового значення, і всі товари, що перебувають під матеріальною відповідальністю цієї матеріально відповідальної особи, інвентаризуються в загальному порядку.

Головним документом, що складається в процесі проведення інвентаризації, є інвентаризаційний опис. У верхній частині інвентаризаційного опису передбачено складання матеріально відповідальною особою розписки про те, що всі товари передані нею для інвентаризації разом із документами, що підтверджують їх рух. Інвентаризаційний опис складає матеріально відповідальна особа в одному примірнику та член комісії в двох примірниках (під копірку). При зміні матеріально відповідальної особи складається додатковий, четвертий примірник інвентаризаційного опису. Зазначений документ містить інформацію щодо переліку товарів, їх ціну, суму. Підсумки у інвентаризаційному описі підраховуються по кожній сторінці окремо і в цілому. Окремі інвентаризаційні описи складаються на тару, товари, що надійшли під час інвентаризації, товари на відповідальному зберіганні.

Під час проведення інвентаризації членами комісії можуть складатися акт про псування, бій, лом товарів; акт переоцінки товарів.

Після проведення інвентаризації матеріально відповідальною особою складається розписка про те, що інвентаризація проведена у її присутності і вона не має претензій до комісії.

Документи, оформлені під час інвентаризації, передаються в бухгалтерію. У бухгалтерії за позиціями інвентаризаційного опису, за якими встановлено розбіжності, складається порівняльна відомість в 1 примірнику, де зазначається фактична наявність товарів та облікові дані з регістрів аналітичного обліку. Якщо за даними інвентаризаційних описів фактичний залишок цінностей перевищує або є меншим показника залишків за даними бухгалтерського обліку, то величина розбіжностей відображається як за кількістю, так і за сумою.

Отже, результатами інвентаризації можуть бути:

• відповідність облікових даних фактичним;

• лишки – перевищення фактичних даних над обліковими, вони оприбутковуються як доходи підприємства;

• нестачі – перевищення облікових даних над фактичними, вони свідчать про помилки в підрахунках або зловживання матеріально відповідальної особи. Нестачі можуть бути в межах природних втрат або такі, що перевищують природні втрати. Для визначення виду нестачі складають розрахунок природних втрат:

Сума природних втрат = Товари, реалізовані за міжінвентаризаційний період · Норма природних втрат

Товари, реалізовані за міжінвентаризаційний період = Залишок товарів на початок міжінвентаризаційного періоду + + Надходження товарів за міжінвентаризаційний період – – Залишок товарів на кінець міжінвентаризаційного періоду

Норми природних втрат встановлюються державою і залежать від виду товарів та строків і умов їх зберігання. Нестачі товарів у межах норм природних втрат списуються за рахунок підприємства.

Понаднормові нестачі та втрати товарів списуються за рахунок винної особи або підприємства, якщо винна особа не встановлена.

При виявленні нестач і лишків товарів за однією товарною групою з дозволу керівника можна провести пересортування товарів, тобто перекрити нестачі лишками в меншій сумі.

За наслідками проведеної інвентаризації інвентаризаційною комісією складається протокол із зазначенням стану складського господарства, результатів інвентаризації, висновків та пропозицій щодо заліку нестач у лишків при пересортуванні, списання нестач в межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей та вжитих заходів щодо запобігання їх у подальшому.

Після закінчення інвентаризації робоча комісія передає до центральної постійно діючої комісії всю документацію і протокол.

До складу такої документації повинні входити: інвентаризаційний опис, порівняльна відомість, розрахунок природного убутку, розрахунок з пересортування, пояснення матеріально-відповідальної особи за фактами недостач, лишків, псування тощо, акт обстеження місць зберігання, акт оцінки якісних характеристик об’єкта інвентаризації, розрахунок матеріальної шкоди в результаті нестачі, псування, розкрадання майна. Крім того, до зазначених документів необхідно подати акти обмірювання, технічні розрахунки і відомості про зважування.

Ці документи повинні зберігатись три роки. У випадках виникнення суперечок, порушення кримінальних справ – зберігати їх слід до винесення відповідного рішення.

Протокол інвентаризаційної комісії повинен бути розглянутий і затверджений керівником підприємства в 5-денний термін. Остаточну причину невідповідності фактичної наявності майна бухгалтерським даним встановлює лише адміністрація.

У будь-якому випадку, якщо за результатами проведеної інвентаризації виявлені розбіжності між фактичною наявністю і облікові даними, повинен бути виданий наказ (розпорядження) керівника підприємства, відповідно до якого в обліку виправляються всі виявлені розбіжності, а результати включаються до звіту за той період, в якому була закінчена інвентаризація.