3. Документальне оформлення надходження товарів

Надходження товарів на підприємства торгівлі оформлюється різними первинними документами, частину із яких складає постачальник, а частину – саме торговельне підприємство (рис. 1).

Постачальник	→	Договір (угода, контракт)	→	Торговельне підприємство
→				→
накладна (рахунок-фактура); податкова накладна; документи, що засвідчують якість товарів; товарно-транспортна накладна; вантажна квитанція				довіреність; акт про встановлення розбіжностей; комерційний акт; прибуткова накладна

Рис. 1. Документальне оформлення надходження товарів

Підприємство-постачальник товарів повинно надати торговельному підприємству такі документи:

• накладну (або рахунок-фактуру), що складається у 2–3 примірниках і містить повний перелік товарів, їх кількість, ціну та вартість,

• податкову накладну – засвідчує наявність податкового кредиту з ПДВ у покупця, складається у 2 примірниках (оригінал видається покупцю, копія залишається у постачальника), реєструється у Реєстрі податкових накладних;

• документи, що засвідчують якість товарів – сертифікати, якісні посвідчення, специфікації, лабораторні довідки.

У разі доставки товарів автотранспортом постачальником оформлюється товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН). Обов’язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться в даному документі: підстава на відпуск товарів (замовлення, розпорядження тощо), номер автомобіля, номер подорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару.

У тих випадках, коли в розділі «Відомості про вантаж» неможливо перерахувати всі назви і характеристики товарів, що перевозяться, до товарного розділу додатково складається належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством для оформлення передачі товарно-матеріальних цінностей.

При доставці товарів залізничним, водним чи повітряним транспортом складається вантажна квитанція.

Іншу частину первинних документів, якими оформлюється надходження товарів, складає торговельне підприємство.

Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника представнику торговельного підприємства видається довіреність типової форми, підписана керівником, головним бухгалтером і завірена печаткою. Вона складається в 1 примірнику і містить інформацію про особу, яка буде отримувати товари, дату виписки, строк дії, номер накладної, перелік товарів та їх кількість. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.

Довіреність видається на строк, який встановлюється залежно від можливості отримання і вивезення відповідних цінностей за рахунком, накладною або іншим документом, на підставі якого видана довіреність, але не більше, ніж на 10 днів.

При використанні довіреностей забороняється відпускати цінності у таких випадках:

• подання довіреності, що видана з порушенням встановленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;

• якщо довіреність містить виправлення або помарки, що не підтверджені підписами тих же осіб, які її підписали;

• у разі відсутності у довіреності даних паспорту або іншого документа, що посвідчує довірену особу;

• у разі закінчення терміну дії довіреності;

• при отриманні повідомлення підприємства-покупця товарів про анулювання довіреності.

Довіреності реєструються в Журналі виданих довіреностей. Невикористані довіреності анулюються і списуються в кінці місяця на підставі акту.

У разі виявлення розбіжностей при надходженні товарів з вини постачальника спеціально створеною комісією торговельного підприємства у 3-х примірниках складається Акт про встановлення розбіжностей по кількості (форма № 006) або Акт про встановлення розбіжностей по якості (форма № 007), на підставі яких пред’являється претензія постачальнику.

У разі виявлення розбіжностей при надходженні товарів з вини транспортної організації спеціально створеною комісією торговельного підприємства у 3-х примірниках складається Комерційний акт, на підставі якого пред’являється претензія транспортній організації.

Претензія до постачальника чи транспортного підприємства щодо нестачі товарів може бути направлена протягом 6-ти місяців, а відповідь про задоволення або відмову в задоволенні претензії має бути оформлена протягом 3-х місяців. Якщо претензія відхилена або встановлений термін надання відповіді минув, підприємство може звернутися до господарського суду.

На фактичну наявність товарів, що надійшли у випадку виявлення розбіжностей при прийманні, матеріально відповідальною особою торговельного підприємства складається прибуткова накладна у 2-х примірниках.

Оплата придбаних товарів проводиться в безготівковому порядку шляхом оформлення платіжного доручення на підставі виставленого рахунку або готівкою через експедитора чи касу торговельного підприємства.