2. Організація аналітичного та вартісного обліку товарів

На підставі звітів матеріально відповідальних осіб інформація про залишки та рух товарів переноситься у регістри аналітичного обліку. У торгівлі ведеться два види аналітичного обліку:

–  аналітичний вартісний облік;

–  аналітичний натурально-вартісний облік.

Аналітичний вартісний облік товарів ведеться тільки по сумі у розрізі матеріально-відповідальних осіб та кореспондуючих рахунків у регістрах обліку:

–  при книжково-журнальній формі обліку – у книгах форми К 2 (оптова торгівля), К 3 (роздрібна торгівля), К 4 (ресторанне господарство);

–  при журнальній формі обліку – у відомості 5;

–  при спрощеній формі обліку – у відомості 2-м;

–  при автоматизованій формі обліку – в оборотній відомості за рахунком 28 «Товари».

Підсумковий рядок у розрізі кореспондуючих рахунків переносять у Головну книгу.

Схематично обліковий цикл руху товарів на підприємстві зображено на рис. 2.

Первинні документи

→

Звіти матеріально відповідальних осіб

→

Регістри аналітичного обліку

→

Головна книга

Рис. 2. Обліковий цикл руху товарів

Аналітичний натурально-вартісний облік ведеться за кожним найменуванням товарів і за кількістю, і за сумою. Він необхідний для щоденного контролю за залишками та рухом товарних запасів за кількістю, асортиментом, ціною, найменуваннями і ґатунками.

Існують чотири способи аналітичного натурально-вартісного обліку товарів:

–  ґатунковий;

–  партіонний;

–  сальдовий (оперативно-бухгалтерський);

–  автоматизований.

При ґатунковому способі товари зберігають за їхніми видами й сортами незалежно від періоду закупівлі. Товари, що надійшли, приєднують до залишків товарів таких самих найменувань і ґатунків. Кожному найменуванню товарів присвоюють номенклатурний номер, який проставляють на прибуткових і видаткових документах, а також у регістрах складського і бухгалтерського обліку.

Ґатунковий спосіб обліку передбачає ведення Товарної книги або карток натурально-вартісного обліку, які ведуться паралельно у місцях зберігання (складах, базах, магазинах) та у бухгалтерії. Товарну книгу матеріально відповідальній особі видає бухгалтерія на початку календарного року. Сторінки товарної книги мають бути пронумеровані та прошнуровані. На кожне найменування товарів згідно з його номенклатурним номером у товарній книзі відкривають окремий рахунок. Особові рахунки товарів розташовують за порядком зростання номенклатурних номерів. По кожній товарній групі (підгрупі) залишають кілька вільних сторінок для запису товарів, які будуть надходити в наступні періоди. Облік у товарній книзі ведуть лише за кількістю.

Партіонний спосіб передбачає ведення обліку товарів за партіями в партіонних картках бухгалтером і матеріально відповідальною особою паралельно. При цьому партією вважають певну кількість товарів, які надійшли одночасно за одним супровідним документом. Обов’язковими умовами партіонного обліку товарів є такі: наявність на кожне місце зберігання пакувального ярлика з назвою, позначенням ціни і вартості товару; відповідність загальної вартості товару за пакувальним ярликом рахунку постачальника; позначення в документі постачальника номера партії; зберігання товарів відокремленими партіями в порядку зростання номерів місць. При партіонному обліку товари, що надходять на склад, зберігають окремо від попередніх партій, які надійшли. За кожною партією товару закріплюють номер. Це може бути номер супровідного документа постачальника або порядковий номер за книгою реєстрації надходження вантажу. Його записують у партіонну картку, в якій ведеться облік руху товарів партії. Після завершення реалізації товарів цієї партії в ярлику і картці підраховують загальні підсумки, а ярлики і картки здають до бухгалтерії разом з товарним звітом.

Цей спосіб обліку сприяє посиленню контролю за збереженням матеріальних цінностей, здійсненню оперативного контролю за залишками товарів і має важливе значення для виконання плану товарообороту і зменшення товарних втрат, оскільки при партіонному способі обліку можна визначити нестачу чи лишки товарів зразу після реалізації окремої партії, не чекаючи загальної інвентаризації. Проте при партіонному способі не допускається перезалік товарів, тому що сукупність записів у видатковій частині партіонної картки за кількістю і вартістю товарів має дорівнювати даним, записаним при надходженні.

Сальдовий (оперативно-бухгалтерський) аналітичний натурально-вартісний облік товарів ведеться в розрізі найменувань в Товарній книзі або картках натурально-вартісного обліку матеріально-відповідальною особою, а бухгалтер в кінці кожного місяця на підставі них складає сальдову відомість, яка звіряється з даними аналітичного вартісного обліку товарів.

Автоматизований автоматичний натурально-вартісний облік ведеться в розрізі найменувань в окремих файлах матеріально відповідальною особою або бухгалтером.