45.Документальное оформление движения материалов.

Для обеспечения правильного хранения МПЗ требуется организовать правильный учет их на складе. Основная задача учета материалов на складах - обеспечить их со­хранность. По данным учета материалов можно выявить избыточные и неходовые материалы, а также анализировать остатки и оборачивае­мость отдельных видов материалов.

МПЗ поступают на склад орга­низации от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные деньги, в результате списания пришедших в не­годность основных средств. Материалы поступают на склады органи­зации как от одногородних, так и иногородних поставщиков. В первом случае доставка их на склады производится обычно автомобильным транспортом организации или поставщика. Во втором случае материа­лы чаще поступают по железной дороге группами вагонов, одиночны­ми вагонами, в контейнерах и мелкими отправка ми через грузовой двор станции. Согласно Уставу железных дорог станция назначения груза обязана уведомить грузополучателя о прибытии груза не позднее 12 часов следующего дня. Поданные на склад вагона под разгрузку ос­матриваются работниками транспортной группы и склада: проверяет­ся целостность стен, пола, крыши и наличие пломб. Пломбы должны соответствовать данным, указанным в вагонном листе и накладной, правильно навешены и иметь ясный отпечаток.

Материалы, поступающие в открытом подвижном составе, сверя­ются с данными, содержащимися в накладной. Если материал перево­зился навалом или насыпью, то проверяется равномерно ли он лежит на открытом подвижном составе и нет ли следов утери или хищения. При наличии какого-нибудь дефекта приемщик вправе требовать конт­рольного взвешивания и составления акта. Порядок приемки материа­лов, прибывших в вагонах или контейнерах, зависит от того, за чьими пломбами они поступили. Если материал прибыл за пломбой станции отправления, то он принимается в присутствии весовщика станции по количеству мест. Если материал прибыл в исправном состоянии, а не­достача веса не превышает установленных норм естественной убыли при перевозках, акт не составляется, а недостача веса отмечается в железнодорожной накладной. Материал может поступать на склад и за пломбами отправителя. При этом, если вагон и пломбы исправны, необходимо требовать от станции назначения отметки на обороте на­кладной о выдаче груза без проверки веса. Снятые с таких вагонов пломбы следует сохранять до момента приемки и оприходования ма­териала. Если при приемке выявляется расхождение между данными поставщиками фактическим количеством прибывшего материала, то приемный акт составляется при участии представителя государствен­ной экспертизы или незаинтересованной организации и к акту прилага­ются снятые с вагона пломбы.

Поступающие на склад с материалами вагоны или автомашины должны быть оперативно приняты и разгружены. За задержку вагонов под выгрузкой сверх установленных сроков с грузополучателя взыски­вается штраф. Материалы, поступающие на склады организации, дол­жны тщательно проверяться в отношении соответствия их количества и качества, указанным в сопроводительных документах.

Количественная и качественная приемки связаны между собой. Проверка количества поступившего материала должна предшество­вать проверке качества. Материалы на складах организации обычно принимает заведующий складом (кладовщик) совместно с представи­телями технических служб. Материалы особо ответственного назна­чения и наиболее ценные принимаются специальной комиссией. Но­менклатура таких материалов и персональный состав приемной комис­сии в организации утверждаются приказом руководителя или распоря­жением главного инженера.

Началом приемки считают день поступления материалов на склад. Своевременная приемка материалов обеспечивает правильное веде­ние учета и отчетности, предъявление претензий поставщику, если по­ступившие материалы ненадлежащего качества или по количеству не соответствует сопроводительным документам. Чем скорее поступив­ший материал будет принят на учет, тем меньше возможностей для его порчи и хищений.

Установлены конкретные сроки для предъявления претензии по­ставщику в случае недостатков, выявленных при приемке материалов. Несоблюдение этих сроков может вызвать убытки, так как претензия не будет удовлетворена поставщиком.

Количественная приемка материалов на складах организации заключается в проверке соответствия поступившего материала данным указанным в счете-фактуре поставщика или железнодорожной наклад­ной, спецификации, описи, упаковочных ярлыках и др., а также услови­ям договора. Отсутствие указанных документов или некоторых из них не приостанавливает приемки и составляется акт о фактическом нали­чии. В этих случаях в акте делается отметка об отсутствии докумен­тов. Эти операции носят название - неотфактурованные поставки.

Если при приемке материалов на складе получателя будет обнару­жено несоответствие веса нетто или количества товарных единиц с данными, указанными в сопроводительных документах, получатель приостанавливает вскрытие остальных мест и вызывает представите­лей поставщика. В случае неявки их в установленные сроки заведую­щий складом (кладовщик) проводит дальнейшую проверку в присут­ствии представителей незаинтересованной организации и составляет акт, который подписывается всеми присутствующими.

Количественную приемку штучных и весовых материалов следу­ет производить одновременно с их выгрузкой для сокращения объема складских работ и ускорения процесса приемки. При приемке штуч­ных материалов, упакованных в ящики, подсчитывается количество мест, взвешивается каждое место и выборочно или каждое место рас­паковывается для определения в нем количества материалов. При под­счете количества мест и определении веса каждого места следует обращать внимание на маркировку, имеющуюся на таре. Эта марки­ровка содержит номер партии, количество мест в партии и вес данного места (ящика, тюка и т.п.). Количественная приемка материально-про­изводственных запасов должна проводиться в соответствии с Инст­рукцией «О порядке приема продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству».

В необходимых случаях осуществляется приемка материалов по качеству. Качественная приемка заключается в проверке качества по­ступивших материалов и соответствия их стандартам, техническим условиям и образцам. Качество поступивших материалов устанавли­вается путем внешнего осмотра, проверки размеров и лабораторных испытаний отобранных образцов. Внешнему осмотру подвергается весь принимаемый материал или только часть его в виде образцов или проб. Внешним осмотром устанавливаются правильность формы и разме­ров штучных материалов, цвет или оттенок материала, наличие и раз­меры пороков и повреждений, видимых невооруженных глазом или мо­гущих быть обнаруженными с помощью простейших приборов и инст­рументов.

Когда вне­шний осмотр вызывает сомнение в качестве принимаемого материала или имеется несогласие поставщика с заключением приемочной ко­миссии склада о качестве материала, принимаемого по внешнему ос­мотру, то производится лабораторные испытания. Порядок и сроки при­емки материалов по качеству определяются Инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и това­ров народного потребления по качеству».

При недостачах материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, претензий к поставщику не предъявляется и оприходование их производится по фактической массе. При этом стоимость недостающих ценностей списывается на себестоимость заготавливаемых ма­териалов.

При поставке материалов ненадлежащего качества или поставке некомплектных товаров у покупателя возникают права, предусмотрен­ные общими положениями для всех видов купли-продажи (ст.475, 480 ГК РФ). Установленная законом или договором поставки неустойка за недопоставку или просрочку поставки взыскивается с поставщика до фактического исполнения обязательств в пределах его обязанности восполнить недопоставленное количество материалов в последующих периодах поставки, если иной порядок уплаты неустойки не установлен законом или договором.

Если поставщик, получивший уведомление покупателя о недопос­тавках поставленных материалов, без промедления заменить эти ма­териалы материалами надлежащего качества, то покупатель не впра­ве требовать от поставщика совершения иных действий. Расходы по замене материалов ненадлежащего качества несет сам поставщик, по вине которого допущено нарушение условий договора. Такой же поря­док установлен при некомплектности поставленных других материаль­но-производственных запасов.

Поставленные без согласия организации материалы, не предусмот­ренные договором, или материалы, поставленные с нарушением усло­вий договора, то есть материалы от приемки которых склад отказался, хранят и учитывают отдельно, как принятые на ответственное хране­ние.

О принятии материалов на ответственное хранение организация (покупатель) обязана уведомить поставщика по телеграфу в суточный срок с момента их поступления. Поставщик обязан по телеграфу рас­порядиться принятыми на ответственное хранение материалами не позднее 5 дней со дня получения уведомления или вывести материа­лы. Организация вправе принять материалы на ответственное хранение, если они без ее согласия поставлены досрочно, при ненадлежащем их качестве или при поступлении не заказанных материалов. В период ответственного хранения организация не вправе использовать материалы и распоряжаться ими, кроме случаев, предусмотренных законом или иными правовыми актами.

Расходы организации в связи с принятием товара на ответствен­ное хранение подлежат возмещению поставщиком. За задержку сверх установленного срока распоряжения об использовании материалов, при­нятых получателем на ответственное хранение, поставщик уплачивает организации пеню в размере 0,2% стоимости материалов за каждый день задержки, но не более 5% их стоимости. При неполучении распо­ряжения в течение 30 дней со дня направления уведомления поставщи­ку организация вправе распорядиться материалами, использовав прежде всего возможности реализации материалов на месте.

Расходы по приемке, выгрузке и реализации принятого на ответ­ственное хранение груза включают стоимость разгрузочных работ, перевозки груза на склад организации, экспертизы, погрузочных работ, перевозки на станцию отправления, тариф за перевозку груза по указа­нию поставщика и другие выплаты, произведенные хранителем в связи с получением и реализацией не заказанного им груза.

Отдельные партии материалов, приходящиеся в процессе технической приемки, лабораторного испытания, а также принятые на от­ветственное хранение в виду отказа от акцепта, должны быть своевре­менно записаны заведующим складом (кладовщиком) в «Журнал уче­та поступающих грузов» (ф. № М-1). Записи в этом журнале ведутся с подразделением на группы «Материалы, ожидающие приемки» и «Ма­териалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп - по отдельным партиям материалов. Эти партии хранятся / на складах раздельно.

Расход материальных запасов осуществляется на основании следующих первичных документов:

• Лимитно - заборная карта;

• Требования – накладная;

• Накладная (ТН, ТТН, ЖД/Н, АВ/Н);

• Накладная на отпуск материалов на сторону;

• Акт списания материалов;

• Карточка учета материалов и т.д.

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру используется карточка учета материалов (ф. № 17). Карточ­ки выдаются кладовщику под расписку. Кладовщик ежедневно делает записи в карточке на ос­нове первичных приходно-расходных документов года, который про­ставляется на самом первичном документе, послужившим основани­ем для записи. После каждой записи прихода (расхода) материалов заведующий складом выводит остаток материалов на конец дня.

В конце месяца в целях контроля заведующий складом подсчиты­вает обороты за месяц по приходу и расходу и выводит остаток на конец месяца.

Остаток должен соответствовать аналогичному показателю остатка на конец дня последней записи операции движения материалов за текущий месяц. Выведенные остатки заведующий складом из кар­точек переносит в ведомость учета остатков материалов на складе (ф. № М-14), сальдовую книгу, которая хранится в бухгалтерии. Разре­шается данные об остатках из карточек переносить работнику бухгал­терии организации, но в этом случае заведующий складом своей подписью заверяет правильность перенесенных данных.

Заведующий складом ежемесячно (либо в другие сроки, установленные организацией) должен на основании первичных документов составить отчет о наличии и движении материальных ценностей.

Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и после­довательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей. Существуют следующие методы учета материалов:

Количественно-суммовой метод – на каждый вид и сорт материалов в бухгалтерии открывается карточка аналитического учета, в которых на основании первичных документов записываются операции по поступлению и расходу материалов. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют Количественно-суммовые оборотные ведомости материалов по каждому складу. На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость, данные которых сверяются с данными синтетического учета.

Все перечисленные документы на поступление и расход материа­лов используются прежде всего для ведения оперативного учета ма­териалов работниками складов. На каждой номенклатурный номер материальных ценностей имеется карточка количественного складс­кого учета.

Верхняя часть карточки (сведения о самом материале, норма за­паса, цена за единицу) заполняется бухгалтером материальной группы. Нижняя часть предназначена для отражения текущего движения ма­териала в натуральном выражении на основе первичных документов. Карточки регистрируются и под расписку выдаются кладовщику.

Периодически, но не реже одного раза в десять дней, бухгалтер материальной группы принимает по реестру первичные документы на приход и расход материалов, проверяет соответствие записей в кар­точках содержанию документов и ставит в графе «Контроль» дату про­верки и подпись.

При таком порядке ведения карточек складского учета материа­лов и контроля за записями в них данные оперативного учета приобретают бухгалтерскую достоверность и в дальнейшем процессе учета материалов могут использоваться в качестве регистров аналитичес­кого учета движения материалов.

Сальдовый метод учета материалов бухгалтерия не дублирует данные складского учета, а на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов остатки переносит из карточек складского учета (без оборота приходов и расходов) в сальдовую ведомость. По организации в целом данные о материалах собираются в Сводной сальдовой ведомости.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Преимущество его, особенно в условиях обработки с применени­ем ЭВМ, состоит в том, что оперативные данные движения каждого вида материалов, отраженные в карточках складской картотеки, при­обретают бухгалтерскую достоверность благодаря установленной си­стеме контроля за текущими запасами и остатками. Это, в свою оче­редь, позволяет отказаться от учета движения по каждому номенкла­турному номеру в натуральных единицах измерения, объединить опе­ративный и аналитический учет в единую систему и тем самым снизить затраты времени на ведение такого учета.

Однако сальдовый метод не приобрел повсеместного распростра­нения - встречаются и другие варианты организации аналитического учета по видам материалов. На ряде предприятий отсутствует конт­роль за стороны бухгалтерии за отражением операций поступления и отпуска материалов в складских карточках, что вызывает необходи­мость в самой бухгалтерии осуществлять параллельный учет в нату­ральных единицах измерения. Для этого используют сортовую оборот­ную ведомость, в которой ежемесячно на основе сгруппированных по номенклатурным номерам первичных документов показывают коли­чество и сумму остатков на начало месяца, приход, расход и остатки на конец месяца.

На отдельных предприятиях, как правило, небольших, в бухгалтерии ведут карточки количественно-суммового учета мате­риалов по каждому номенклатурному номеру с последующим обобще­нием данных об остатках и движении в оборотной ведомости. Это на­много увеличивает трудоемкость ведения сортового учета материа­лов за счет дублирования ряда записей, дополнительных подсчетов и т.д. Бухгалтерия не реже одного раза в неделю проверяет правильность и полноту записей в карточках складского учета по первичным доку­ментам, сданным заведующим складом в бухгалтерию. Факт провер­ки подтверждается подписью проверяющего в карточках складского учета.