7. Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам.

Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Служебные и личные. Личные  – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография и др.). Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД: 2.1.1.  организационные  – устав и структура предприятия, положения о структурных подразделениях предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников; 2.1.2.  распорядительные  – указы, постановления, решения, приказы, указания, распоряжения; 2.1.3.  справочно-информационные  – акты, письма, докладные и объяснительные записки, справки и др. 2.2.         По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, по личному составу, финансово-расчетные и т.д. 2.3.         По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, электромагнитные. 2.4.         По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.  2.5.         По видам документов: типовые, примерные, трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер. На их основании разрабатываются документы для внутреннего пользования в организации. Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем. Например, личный листок по учету кадров. 2.6.         По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии (отпуск, дубликат, выписка). Подлинники  – первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом. 2.7.         По срокам хранения  документы подразделяются на три основных группы: 2.7.1     постоянного срока хранения; 2.7.2     долговременного (свыше 10 лет); 2.7.3     временного (до 10 лет).

8. Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы.

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

- рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004).

- на магнитных носителях данных (ГОСТ 28388).

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

- ксерокопированием - при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

- на магнитных носителях данных.

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15 - 17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же  месте исправленного текста (графика) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы не полностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

графические

3.1 Графические документы следует применять совместно с текстовыми документами, в том числе документами, в которых текст разбит на графы, для описания технологических процессов и операций или других технологических действий, связанныхс изготовлением (ремонтом) изделий (их составных частей), обслуживанием и подготовкой рабочих мест, средств технологического оснащения, регенерацией изделий (их составных частей), включая регенерацию материалов и газов, сбороми утилизацией отходов производства и т. п.

Обязательность выполнения графических документов определяет разработчик документов в зависимости от стадииих разработки, комплексности изложения совместно с текстовой информацией, наглядности, краткости и т. п.

3.2 Графические документы включают в себя:

— эскизы на изделия (их составные части), разрабатываемые к процессам и операциям с указанием всех необходимых параметров;

— эскизы на технологические установы и позиции;

— эскизы к картам наладки средств технологического оснащения;

— таблицы для указания исходных данных;

—  схемы;

— графики и диаграммы, относящиеся к настройке оборудования, указанию режимов термической обработки, выполнению действий при испытании изделий и т. п.

3.3 Графические изображения следует выполнять на формах карт эскизов (КЭ) по ГОСТ 3.1105 или в соответствующих зонах форм операционных карт (ОК), или в других документах, установленных стандартами или рекомендациями 4-й и 5-й классификационных групп ЕСТД.

Примечания:

1 При разработке документов на стадиях предварительного проекта (литера «П») и опытного образца (литера «О», «O₁», «O₂») допускается:

— графические изображения к документам не выполнять, а вместо них применять соответствующие конструкторские документы;

— графические изображения выполнять в документах, в которых описывают технологический процесс, с привязкой к служебномусимволу «О» или в технологических инструкциях.

2 К процессам на поковки и отливки допускается взамен карт эскизов применять учтенные копии чертежей на заготовкис выполнением всех необходимых требований по ГОСТ 3.1126 и ГОСТ 3.1125.

3.4 Графические изображения в документах следует выполнять с применением:

— средств автоматизации;

— средств механизации;

— чертежного инструмента, а также руки.

3.4.1 Графические изображения в документах следует выполнять линиями, установленными ГОСТ 2.303.

3.4.2 При выполнении графических изображений с применением средств автоматизации следует руководствоваться требованиями ГОСТ 2.004.

Допускается выполнять графические изображения на алфавитно-цифровых печатающих устройствах с применениемсоответствующих символов (набора символов).

Машиночитаемые

Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 [2] закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях и внес упорядоченность в процесс их создания. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [3]. Двумя годами ранее в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран [55] появился термин «машиночитаемый документ – документ, информация которого выражена кодом, а поиск и выдача ее осуществляется только машиной». ГОСТ 6.10.1-88 [4] содержит четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Все эти определения отмечают в основном техническую сторону вопроса: отличительная особенность данных типов документов заключается лишь в том, что они должны быть или пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке. Эти же требования к машиночитаемым документам содержит и ЕГСДОУ 1988 года [5]. Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ 1991 года [6]: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» (впервые такое определение было дано в [62]). По мнению М.В. Ларина [45], ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме

Фотодокументы