- •Перечень вопросов для подготовки к зачету
- •Предмет, цели и задачи дисциплины и ее межпредметные связи с другими дисциплинами. История развития документационного обеспечения управления.
- •Роль информации в социально-экономических процессах.
- •Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие, их характеристика.
- •Основные способы документирования. Материальные носители информации.
- •Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам.
- •Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы.
- •"Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Гост 7.65-92"
- •Влияние научно – технического прогресса на документ и документирование. Федеральный закон «Об электронной подписи».
- •(Принят гд фс рф 25.03.2011) (действующая редакция) Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
- •Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
- •Общероссийские классификаторы (окуд, окпо, оконх, окун), их краткая характеристика.
- •Окпо - Общероссийский классификатор предприятий и организаций
- •Оконх - Общероссийский классификатор «Отрасли народного хозяйства»
- •Унификация и стандартизация документации.
- •Системы документации: понятие, признаки. Межотраслевые системы документации.
- •13. Унифицированная система документации. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др.
- •14. Государственные стандарты на унифицированные системы документации.
- •16. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)).
- •17. Состав, оформление реквизитов бланка.
- •18. Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном формате бумаги, размеры полей. Требования к изготовлению бланков
- •19. Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе. . Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца
- •20. Проектирование бланков документов организации. Требования к бланкам
- •21. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.
- •22.Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды( организационные , распорядительные и справочные)
- •Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов документов, выписок из них.
- •Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявление, их характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Требования к оформлению заявления
- •Технические требования к документу:
- •Договорно-правовая документация, документы по внешне-экономической деятельности, претензионно-исковая документация, их назначение, требования к оформлению.
- •Службы доу в организациях, значение, задача, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы сдоу. Документационное обеспечение управления
- •Задачи службы доу
- •I. Руководители:
- •II. Специалисты:
- •III. Технические исполнители:
- •Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учёта объёма документооборота.
- •Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.
- •Регистрация документов, определение, цели. Задачи, места регистрации различных категорий документов.
- •Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки.
- •Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
- •Традиционный способ отправки документов (почтой). Отправка документов с помощью телефона, факса.
- •Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды.
- •Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный.
- •Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждениях.
- •Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы.
- •Номенклатура дел. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки.
- •Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.
- •Порядок формирования дел.
- •Организация хранения исполненных документов.
- •Экспертиза ценности документов: понятие, назначение.
- •Принципы и критерии определения научной и практической ценности документов. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы.
- •Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.
- •Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов. Передача дел в архив организации
- •Требования к оформлению дел постоянного срока хранения и по личному составу. Порядок передачи дел в архив.
- •Архив: понятие, назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу.
- •Архивные фонды: документальный, государственный.
- •Компьютеризация документационного обеспечения управления на предприятии, значение, перспективы развития. Использование персональных компьютеров в организации работы с документами.
- •Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации.
- •Федеральный закон "об электронной подписи"
- •. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •Перечень реквизитов документов
- •I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности
- •Образец оформления протокола совещания
II. Специалисты:
− документовед;
− помощник руководителя;
− референт;
− редактор;
− архивист;
− археограф;
− инспектор;
− секретарь коллегии;
− секретарь руководителя;
− корректор.
Основные функции:
1. Выполнение технологических и оперативных задач.
2. Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.
3. Разработка нормативно-методической базы д/п.
4. Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.
III. Технические исполнители:
− экспедитор;
− делопроизводитель;
− машинистка;
− стенографистка;
− технический секретарь;
− курьер;
− оператор орг. техники.
Основные функции:
Выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Системе документационного обеспечения управления (СДОУ)
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеетобязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учёта объёма документооборота.
Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации
Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для выполнения данного требования очень важно создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию.
Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Данный принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Во избежание возникновения таких ситуаций рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.
Принцип непрерывности предполагает прежде всего равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.
Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.
Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Особенность этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.
Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение данного требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорций) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие - недогружены.