- •Перечень вопросов для подготовки к зачету
- •Предмет, цели и задачи дисциплины и ее межпредметные связи с другими дисциплинами. История развития документационного обеспечения управления.
- •Роль информации в социально-экономических процессах.
- •Функции документов: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, историческая и другие, их характеристика.
- •Основные способы документирования. Материальные носители информации.
- •Классификация документов по способу изготовления, происхождению, содержанию, наименованию и другим признакам.
- •Виды документов: текстовые, графические, машиночитаемые, фотодокументы.
- •"Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению. Гост 7.65-92"
- •Влияние научно – технического прогресса на документ и документирование. Федеральный закон «Об электронной подписи».
- •(Принят гд фс рф 25.03.2011) (действующая редакция) Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
- •Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе
- •Общероссийские классификаторы (окуд, окпо, оконх, окун), их краткая характеристика.
- •Окпо - Общероссийский классификатор предприятий и организаций
- •Оконх - Общероссийский классификатор «Отрасли народного хозяйства»
- •Унификация и стандартизация документации.
- •Системы документации: понятие, признаки. Межотраслевые системы документации.
- •13. Унифицированная система документации. Состав унифицированных систем документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, первичная, учетная, финансовая и др.
- •14. Государственные стандарты на унифицированные системы документации.
- •16. Бланк документа: понятие, назначение, виды бланков (общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма)).
- •17. Состав, оформление реквизитов бланка.
- •18. Правила оформления реквизитов бланка и их расположения на стандартном формате бумаги, размеры полей. Требования к изготовлению бланков
- •19. Формуляр-образец группы документов, принадлежащих к одной системе. . Основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца
- •20. Проектирование бланков документов организации. Требования к бланкам
- •21. Состав, оформление, изготовление, хранение бланков организации.
- •22.Организационно-распорядительные документы: понятие, назначение, основные виды( организационные , распорядительные и справочные)
- •Типы документов: подлинник, копия, дубликат, выписка, их назначение. Порядок оформления и выдачи копий и дубликатов документов, выписок из них.
- •Распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение, совместный распорядительный документ, их назначение, характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Справочные документы: служебные письма, справки, докладные записки, протоколы, акты, заявление, их характеристика и состав, требования к оформлению.
- •Требования к оформлению заявления
- •Технические требования к документу:
- •Договорно-правовая документация, документы по внешне-экономической деятельности, претензионно-исковая документация, их назначение, требования к оформлению.
- •Службы доу в организациях, значение, задача, функции, типовые структуры, должностной состав. Регламентация работы сдоу. Документационное обеспечение управления
- •Задачи службы доу
- •I. Руководители:
- •II. Специалисты:
- •III. Технические исполнители:
- •Документооборот: понятие, общие принципы организации документооборота, его структура, необходимость учёта объёма документооборота.
- •Нормативные документы, регламентирующие организацию документооборота.
- •Регистрация документов, определение, цели. Задачи, места регистрации различных категорий документов.
- •Системы и формы регистрации (журнальная, карточная, автоматизированная), их достоинства и недостатки.
- •Показатели, вводимые в регистрационные формы. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.
- •Традиционный способ отправки документов (почтой). Отправка документов с помощью телефона, факса.
- •Контроль исполнения документов: понятие, назначение, виды.
- •Принципы организации контроля. Сроки исполнения: типовой, индивидуальный.
- •Технология ведения контроля. Анализ исполнения документов в учреждениях.
- •Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы.
- •Номенклатура дел. Значение номенклатуры дел для классификации документов, оперативного хранения и их предархивной подготовки.
- •Виды номенклатур дел. Порядок составления, оформления, утверждения и применения конкретной номенклатуры дел.
- •Порядок формирования дел.
- •Организация хранения исполненных документов.
- •Экспертиза ценности документов: понятие, назначение.
- •Принципы и критерии определения научной и практической ценности документов. Экспертные комиссии, их функции, права. Этапы проведения экспертизы. Оформление результатов экспертизы.
- •Сроки хранения документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.
- •Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов. Передача дел в архив организации
- •Требования к оформлению дел постоянного срока хранения и по личному составу. Порядок передачи дел в архив.
- •Архив: понятие, назначение. Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу.
- •Архивные фонды: документальный, государственный.
- •Компьютеризация документационного обеспечения управления на предприятии, значение, перспективы развития. Использование персональных компьютеров в организации работы с документами.
- •Составные части компьютерного делопроизводства: автоматизированный сбор, обработка, хранение документации, представление разнообразной информации.
- •Федеральный закон "об электронной подписи"
- •. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
- •Перечень реквизитов документов
- •I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности
- •Образец оформления протокола совещания
Порядок формирования дел.
3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
3.5.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой ДОУ организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.
3.5.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
3.5.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3.5.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;
поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.