Задание

I.Создание шаблона бланка для писем.

• Дать команду Файл/Создать

• В группе Общие диалогового окна Создание документа выбрать опцию Шаблоны

• Нажать ОК.

• Установить нужный размер бумаги и размер полей

• Дать команду Сервис/Параметры

• на вкладке Общие выбрать Сантиметры

• на вкладке Вид включить показ Границы текста

• нажать ОК

• Дать команду Файл/Параметры страницы

0. На вкладке Размер бумаги установить размер А4 210х297 мм (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, п.4.1)

1. На вкладке Поля установить размер полей (См ГОСТ Р 6.30-97, п. 4.1.)

2. Нажать ОК.

• 3. Ознакомьтесь с списком реквизитов документов и составом реквизитов бланка письма. (См ГОСТ Р 6.30-97 п.2 и п.4)

Рекомендуется установить

0. шрифт - Times New Roman Cyr

1. размер шрифта - 12

ГОСТ допускает продольное и угловое расположением реквизитов на бланке. (См. Р 6.30-97 . Приложение А. Приложение В) .Мы будем использовать угловое расположение реквизитов. Это соответствует применению формата абзаца со следующими параметрами

0. выравнивание - Влево

• отступ первой строки (красная строка) – Нет

Внимательно изучите схему расположения реквизитов на бланке документа (Приложение А, рис. А.1). Видно, что информация на бланке располагается в три колонки. В первой колонке шириной 73 мм. расположены такие реквизиты, как Название документа, Справочные данные, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на дату и регистрационный номер документа и Заголовок к тексту. Вторая колонка пустая, а в третьей колонке шириной 78 мм расположен реквизит Адресат. Чтобы обеспечить соответствующе выравнивание информации удобно использовать таблицы.

• Дать команду Таблица/Добавить таблицу (или Вставить таблицу)

• Установить параметры таблицы

Число столбцов – 3

Число строк – 1

• Установить нужную ширину столбцов

• Нажать ОК

Приступаем к размещению реквизитов на бланке письма

• Реквизит Эмблема организации (см. ГОСТ Р 6.30-97, п.4.5)

• Определить месторасположение эмблемы на бланке документа (на верхнем поле листа).

• Дать команду Вставка/Рисунок

• выбрать рисунок

• нажать ОК

• В случае необходимости привести размеры рисунка в соответствие с ГОСТ Р 6.30-97 (Высота рисунка – не более 17 мм.) Для этого поместить курсор на рисунок так, чтобы он принял вид четырехнаправленной стрелки, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рисунок на поля документа

• Вставить реквизит Наименование организации (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.6, п. 4.5)

• Вставить реквизит Справочные данные об организации. По усмотрению организации этот реквизит включает : почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Например:

г. Казань, ул. Мира,9

Тел: (019) 74-18-43

Факс: (019) 74-19-96

E-mail: abc @ abc.ru

http://www.abc/ru

• В той строке, где будут размещены реквизиты Дата и Регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — символ №

• В той строке, где будут размещен реквизит Ссылка на дату и регистрационный номер документа напечатать шаблонный текст — слова На № и от

• Разместить на бланке реквизит Подпись (см ГОСТ Р 6.30-97, п.3.21)

• Просмотреть созданный бланк. Убедиться, что реквизиты отделены друг от друга интервалами. В случае необходимости, вставить эти нтервалы.

• Сохранить созданный шаблон Дать команду Файл/Сохранить

  • в поле Имя файла ввести имя

• нажать ОК

II. Создать документ (письмо) с использованием шаблона бланка для писем.

• Дать команду Файл/Создать

  • В диалоговом окне Создание документа выбрать Общие

  • Выбрать созданный шаблон бланка письма

  • Нажать ОК

• Заполнить на бланке реквизиты письма (см ГОСТ Р 6.30-97, п.2.3, Приложение А, Приложение Б)

• Реквизит Адресат (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.14)

• Реквизит Дата документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.9)

• Реквизит Регистрационный номер документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.10)

• Реквизит Ссылка на регистрационный номер и дату документа (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.11)

• Реквизит Заголовок к тексту (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.17)

• Реквизит Текст (см ГОСТ Р 6.30-97 п.3.19)

• Сохранить документ

• дать команду Файл/Сохранить

0. в поле Имя файла ввести имя

1. нажать ОК